Perustelut
Valmistelijat: hallintojohtaja Iiris Laukkanen, tietohallintojohtaja Toni Pallaspuro ja talousjohtaja Kirsi Rinne
Kokouksessa asiaa selostavat nykyisen järjestelmätoimittajan (CGI) edustaja sekä Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän tietohallintojohtaja Antti Ylä-Jarkko.
Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän Apotti-hankinta
Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän (jäljempänä Keusote) hallitus on käsitellyt Apottiin liittymistä 3.3.2020 seuraavalla esityslistan mukaisella päätösehdotuksella:
"Keski-Uudenmaan sote –kuntayhtymän hallitus päättää ehdottaa valtuustolle, että valtuusto päättää
-
merkitä yhdeksänkymmentä viisi (95) Oy Apotti Ab:n osaketta yhteensä 2 244 156 euron merkintähinnasta liitteiden 1A ja 2Aa laskelmien mukaisesti
-
pääomittaa Oy Apotti Ab:tä liittymismaksulla 6 058 021 euroa (jakautuu vuosille 2021 – 2028 ajalle) liitteiden 1A ja 2Aa olevien laskelmien mukaisesti sisältäen liittymishetkeen mennessä kertyneen Keski-Uudenmaan Sote –kuntayhtymän osuuden yhtiöön aiemmin liittyneiden osakkaiden maksamista kustannuksista
-
pääomittaa Oy Apotti Ab:tä osana rahoitusjärjestelyä vuoden 2020 SVOP-maksulla 814 586 euroa (sisältäen Tuusulan osuuden)
-
myöntää Oy Apotti Ab:lle asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankintaa varten enintään 29,2 miljoonan euron (Tuusulan jo takaaman 6,4 milj.e vastuu siirtyy kuntayhtymälle ja Tuusula vapautuu em. takauksesta) määräisen omavelkaisen takauksen osa yhtiön yhteensä 280 miljoonan euron suuruista rahoitusjärjestelyä, yhtiön järjestelmähankintaa varten nostamien lainojen ja niiden korkojen, viivästyskorkojen sekä mahdollisten perimiskulujen kattamiseksi. Takauksen voimassaoloaika on rajoitettu enintään 31.12.2028 saakka.
Takausjärjestelyt tulee toteuttaa siten, ettei Keski-Uudenmaan sote –kuntayhtymän omavelkainen takaus koskaan ylitä omistusprosentin mukaista osuutta taattavien rahoitusjärjestelyjen kokonaismäärästä tai yksittäisistä lainoista/järjestelyistä.
Oy Apotti Ab on pantannut omistajien omavelkaisten takauksien vastavakuudeksi yrityskiinnityksen (Oy Apotti Ab, 2699989-5) vakuusarvoltaan 162,7 miljoonaa euroa, joka on jaettu omistajittain omistusosuuksien suhteessa.
Keski-Uudenmaan sote –kuntayhtymä pidättää oikeuden vaatia vastavakuuksia siinä tilanteessa, jossa yhtiön omistuspohja muuttuu siten, että yli puolet sen osakkeista siirtyy uudelle omistajalle, tai sen toiminnan tarkoitus (tuottaa omistajilleen sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastietojärjestelmiin liittyviä palveluja) käynnissä olevan Uudenmaan erillisselvityksen/palvelurakenneuudistuksen seurauksena muuttuu.
Oy Apotti Ab: lle myönnettävistä yksittäisistä omavelkaisista takauksista voidaan yhtiön omistuspohjaan tai toiminnan tarkoitukseen liittyvien muutosten toteutuessa periä vuosittain vähintään 0,5 %:n suuruinen takausprovisio, joka lasketaan takausvastuun kohteena olevan lainan jäljellä olevasta pääomasta per 31.12. ja maksetaan määräytymisajankohtaa seuraavan tammikuun loppuun mennessä.
5. hyväksyä liitteenä 6 olevan liittymis- ja merkintäsopimuksen, osakassopimuksen, tilaajasopimuksen ja resurssisopimuksen Keski-Uudenmaan sote –kuntayhtymään sitovaksi
6. oikeuttaa kuntayhtymän johtajan allekirjoittamaan em. sopimukset
7. oikeuttaa kuntayhtymän johtajan määräämään kuntayhtymän yhtiökokousedustajan Oy Apotti Ab:n yhtiökokouksiin."
Päätöksen perustelut ilmenevät yhtymähallituksen kokouksen esityslistalta 3.3.2020 § 35, http://keusote.cloudnc.fi/fi-FI/Toimielimet/Yhtymaumlhallitus/Kokous_332020/Oy_Abotti_Abn_osakkaaksi_liittyminen(1909). Asian käsittelyä jatkettaneen 10.3.2020.
Keusote on perustellut tarpeen hankkia yhteinen asiakas- ja potilastietojärjestelmä nykyisten lukuisten järjestelmien asemesta ja on valmistellut päätöksenteon pohjana olevan dokumentaation. Keusote on valmistellut hankintaa virkavastuulla eikä Keusoten arviota järjestelmän tarpeellisuudesta ole syytä kyseenalaistaa.
Järvenpään kaupungin näkökulma - riskienhallinta ja omistajaohjeistus
Kaupungin näkökulmasta on tärkeää huolehtia kaupunkikonsernin kokonaisedun turvaamisesta.Käytännössä kaupungin tulee ottaa kantaa riskienhallinnassa siihen, varaudutaanko soten rahoitusta lisäämään Apotti-järjestelmän hankinnan vuoksi vai varaudutaanko niihin mahdollisiin ongelmiin, joita voi syntyä nykyisten elinkaarensa loppupuolella olevien järjestelmien käyttämisestä. Lisäksi on arvioitava kaupungille takausvastuusta aiheutuvaa riskiä.
Järvenpään kaupungin takausvastuu
Järvenpään kaupungin omistajaohjeistuksen mukaan tytäryhteisöt eivät saa myöntää takauksia toisille kaupunkikonsernin yhteisöille eivätkä muille yhteisöille eivätkä ne saa pantata omaisuuttaa muiden yhteisöjen sitoumuksen vakuudeksi ilman kaupungin suostumusta. Kuntalain 129 §:n mukaan kunnan edut tulee takauksen antamisen yhteydessä turvata riittävän kattavilla vastavakuuksilla.
Keusoten perussopimuksessa ei todeta kuntayhtymän oikeudesta myöntää takauksia. Keusotella ei ole erityistä varallisuutta, jolla se voisi kattaa mahdollisesti realisoitavan takausvastuun, vaan todennäköisesti mahdollinen takausvastuu realisoituessaan koituisi osakaskuntien maksettavaksi.
Riskit nykyisiin tietojärjestelmiin liittyen
Järvenpään kaupungin osalta Keusotella on käytössään CGI:n asiakas- ja potilastietojärjestelmiä. Järjestelmät ovat yhdistelmä 2010-luvulla kehitettyjä moduuleita sekä vanhempia osioita. Nykymuodossaan järjestelmät eivät tue Järvenpään kaupungin tai Keusoten strategisten tavoitteiden saavuttamista muun muassa tiedolla johtamisen, talousseurannan tai tietopohjaisen toiminnanohjauksen osalta.
Kokonaisuutena tarkasteltaessa järjestelmien voidaan nykymuodossaan niiden iän perusteella arvioida olevan elinkaareensa loppupäässä sekä teknologisesti että arkkitehtuuriltaan. Elinkaarensa loppupäässä olevien järjestelmien osalta riskit liittyvät yleisesti teknisen tuen riittävyyteen häiriötilanteissa sekä osaamisen puutteeseen teknologisissa kysymyksissä silloin, kun järjestelmä on toteutettu sellaiselle teknologiselle alustalle tai sellaisella ohjelmointikielellä, jolle ei löydy enää osaajia tai tukea. Nämä voivat pahimmillaan vaarantaa järjestelmän toimintavarmuuden sekä palauttamisen toimintaan häiriötilanteessa. Myös toimittajien halukkuus tukea elinkaarensa loppupäässä olevia järjestelmiä yleensä heikkenee, kun resurssit kohdennetaan uusien tuotteiden ja ratkaisujen kehittämiseen. Tämä näkyy usein asiakkaalle pienkehityksen hidastumisena sekä muutosten työmäärien ja kulujen kasvuna. Työntekijöiden osalta järjestelmien ikä näkyy yleisesti heikkona käytettävyytenä, jossa järjestelmä ei ohjaa käyttäjää toimimaan tai navigoimaan oikein ja tietojen syöttämisen osalta ei ole kontrollitekijöitä. Tämä vuorostaan voi johtaa virheellisiin kirjauksiin, vaikeuttaa tietojen tulkintaa, vääristää raportointia ja estää tietojen hyödyntämisen sekä uusien työntekijöiden osalta hidastaa järjestelmän käytön oppimista. Mikäli Apotti-järjestelmään ei päätetä liittyä, on tutkittava mahdollisuudet pidentää olemassa olevien järjestelmien elinkaarta niitä päivittämällä ja kehittämällä lainsäädännön asettamien reunaehtojen puitteissa.
Hankkeen vaikutus kaupungin talouteen
Kaupungin viime vuoden Keusotemenot olivat 140,1 miljoonaa, koska budjetti ylittyi alkuperäisestä 12,9 Me. Tämän vuoden talousarviossa Keusoteen on varattu rahoitusta (summasta vähennetty eläkevastuut) 132,9 Me. Tämä tarkoittaa sitä, että Keusotemenojen pitää alentua 7,2 Me eli 5,2%. Kuntayhtymän omaan budjettiin nähden, jossa Järvenpään maksuosuudet ovat 128,4 miljoonaa, menojen pitäisi alentua 11,7 miljoonaa euroa. Keusotemenolla tarkoitetaan Järvenpään kaupungin maksuosuutta Keusotelle sisältäen myös HUSin osuuden.
Kaupungin osuus Keusoten kokonaismenoista oli 22,7% vuonna 2019. Tätä lukua käyttämällä voidaan riittävällä tarkkuudella arvioida kuntayhtymän ratkaisujen talousvaikutuksia Järvenpäälle. Edellä mainittu 7,2 miljoonan alentuminen tarkoittaisi sitä, että Keusoten kokonaismenojen tulisi alentua 31,7 miljoonaa euroa vuonna 2020 viime vuoteen nähden. On vaikea nähdä, miten tämä pystyttäisiin toteuttamaan ja siksi kuntayhtymälle tulisi antaa selkeä näkemys siitä, että kaikki ylimääräisiä kuluja tulisi nyt välttää.
Ongelma Apotti-järjestelmän rahoitusmallissa on siinä, että Apottia on rahoitettava tulosvaikutteisesti jo kauan ennen kuin järjestelmä on päivääkään ollut käytössä. On mahdollista, että järjestelmästä tulee joitakin tuottavuushyötyjä, mutta varovaisuuden periaatteella arvioiden niiden voidaan ajatella alkavan aikaisintaan vuonna 2023, sillä yleensä ensimmäinen vuosi menee järjestelmän kanssa toimimaan opettelussa. Uusi tietojärjestelmä voi alkuvaiheessa jopa laskea tuottavuutta.
Jos Apottiin päätettäisiin olla liittymättä, vähentäisi se Keusoten talousarvion perusteella arvioituna Järvenpään kaupungin sotemenoja seuraavasti:
Vuonna 2020: 1,0 Meur
Vuonna 2021: 3,2 Meur
Vuonna 2022: 2,8 Meur
Luvut on saatu ottamalla koko kuntayhtymän Apottimenoista 22,7%, joka oli Järvenpään osuus kuntayhtymän kokonaiskuluista vuonna 2019. Vuodet 2020-2021 perustuvat liitteenä olevaan toimitusjohtajan selostukseen. Vuosi 2022 kuntayhtymän omaan valmisteluaineistoon.
Liitteenä on kuntayhtymän toimitusjohtajan selostus siitä, kuinka kuntayhtymä aikoo rahoittaa Apotin. Selostuksen mukaan kuntayhtymän on maaliskuussa tarkoitus päättää tuottavuusohjelmasta. Kuntayhtymän talousarviossa 2020 (s.28) kerrotaan, että "tuottavuusohjelmalla tavoitellut taloudelliset vaikutukset on kohdennettu vuosina 2021 - 2022 strategiseen kehittämiseen ja tukipalveluihin. Tuottavuusohjelmassa toimenpiteiden kohdentuminen tarkentuu". Kuntayhtymän kokonaisuudessa tuottavuusohjelmalla on tarkoitus vähentää vuoden 2019 menotasoon nähden noin 4 miljoonaa vuonna 2020, 3,5 miljoonaa 2021 ja 18,5 miljoonaa vuonna 2022.
Tuottavuusohjelma vähentäisi Järvenpään sotemenoja seuraavasti:
Vuonna 2020: 0,9 Meur
Vuonna 2021: 0,8 Meur
Vuonna 2022: 4,2 Meur.
Apotin kustannukset ovat 2020-2022 Järvenpään osalta siis 1,1 miljoonaa suuremmat kuin tuottavuusohjelman säästöt. Itse järjestelmä puolestaan alkaa kasvattaa tuottavuutta vasta 2023. Voidaan ajatella, että kuntayhtymä sekä laittaa tuottavuusohjelmansa täytäntöön että jättää investoimatta Apottiin, joka nyt sisältyy sen talousarvioon. Tällöin Järvenpään sotemenot pienenevät seuraavasti:
Vuonna 2020: 1,9 Meur
Vuonna 2021: 4,0 Meur
Vuonna 2022: 7,0 Meur.
Kuntayhtymän talousarviosta voidaan myös havaita, että tuottavuusohjelman lisäksi menokasvu saa olla kaikilla sen palvelualueilla enintään prosentin luokkaa. Tässä onnistuminen vaatii toimitusjohtajan selostuksessa olevaa talousarvion avaamista. Kun kuitenkin huomioidaan vuoden 2019 erittäin huono tilinpäätös, niin käytännössä tässä onnistuminen tarkoittaisi sotemenojen negatiivista kasvua kolmen vuoden ajan. On jo nyt selvää, ettei vuoden 2020 talousarvio tule toteutumaan. Näin ollen ei ole merkitystä, kattaako Keusote sisäisesti Apottiin liittyviä menoja, koska jollei niitä oteta kuntayhtymän talousarviosta pois, täytyy Keusoten muista syistä lisätä jäsenkuntalaskutusta. Toisin sanoen kaikki Apottiin sijoitetut eurot ja tuottavuusohjelman toteutumatta jääneet eurot tullaan käytännössä laskuttamaan jäsenkunnilta.
Apottiin liittyminen tarkoittaa tosiasiallisesti kaupungin käyttömenojen kasvattamista noin 7 miljoonalla eurolla, joka pitäisi kattaa verotusta kiristämällä tai kaupungin toiminnoista tehtävillä lisäsäästöillä.
Kaupunginhallituksen toimintavaihtoehdot:
A. kaupunginhallitus arvioi tietojärjestelmiin liittyvät riskit suuremmiksi kuin järjestelmähankinnasta johtuvat taloudelliset rasitteet, jolloin kaupunginhallitus antaa valtuutetuille toimiohjeen edetä Apotti-hankkeessa
B. kaupunginhallitus arvioi taloudelliset rasitteet niin vakaviksi, että tietojärjestelmän elinkaareen liittyvä riski hyväksytään, jolloin kaupunginhallitus antaa valtuutetuille toimiohjeen äänestää Apotti-hankkeeseen liittymistä vastaan.
Riippumatta edellä valitusta toimintavaihtoehdosta yhtymävaltuutettujen on edellytettävä takaukselle riittävää vastavakuutta, mikäli Keusote liittyy Apottiin.
/ ON
Ehdotus
Esittelijä
-
Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi
Kaupunginhallitus antaa Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän yhtymävaltuutetuille toimiohjeen vaihtoehdon A tai B mukaisesti.
Mahdollisesti annettavalle takaukselle on edellytettävä riittävä vastavakuus.
Käsittely
Kaupunginhallituksen puheenjohtaja Helinä Perttu ja valtuuston puheenjohtaja Eemeli Peltonen ilmoittivat esteellisyydestä (peruste: Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän hallituksen jäsenyys, asian tasapuolisen käsittelyn turvaaminen). Perttu ja Peltonen olivat kokouksessa asiantuntijoina kuultavana.
Hallituksen I varapuheenjohtaja Tomi Passi toimi puheenjohtajana tämän asian käsittelyn ajan.
Johtaja Juha Sorri selosti vaihtoehtoista järjestelmäratkaisua. Juha Sorri, Matti Häkkinen, Pirjo Sorri, Jyrki Rintala ja Eija Törmä poistuivat kello 18.05.
Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän tietohallintojohtaja Antti Ylä-Jarkko selosti järjestelmäratkaisua. Ylä-Jarkko ja Pallaspuro poistuivat kello 19.16.
Tauko 19.16 - 19.24.
Pauliina Naala, Kaija Tuuri ja Kirsi Kaikusalo sekä Kirsi Rinne poistuivat kello 20.04. Perttu ja Peltonen poistuivat esteellisinä kello 20.04 päätöskeskustelun ajaksi.
Tauko 20.04 - 20.11.
Kaupunginjohtaja täsmensi päätösehdotustaan seuraavasti:
Kaupunginhallitus arvioi taloudelliset rasitteet tässä tilanteessa niin vakaviksi, että tietojärjestelmän elinkaareen liittyvä riski hyväksytään, jolloin kaupunginhallitus antaa yhtymävaltuutetuille toimiohjeen äänestää Apotti-hankkeeseen liittymistä vastaan.
Keskustelun kuluessa Jarno Hautamäki teki Emmi Mäkisen kannattamana seuraavan muutosehdotuksen:
Kaupunginhallitus arvioi tietojärjestelmiin liittyvät riskit suuremmiksi kuin järjestelmähankinnasta johtuvat taloudelliset rasitteet, jolloin kaupunginhallitus antaa yhtymävaltuutetuille toimiohjeen edetä Apotti-hankkeessa.
Tauko 20.50 - 20.55.
Hyväksyttiin puheenjohtajan ehdotuksesta äänestystavaksi sähköinen äänestys ja äänestysjärjestykseksi seuraava:
JAA: Kaupunginjohtajan päätösehdotus
EI: Hautamäen muutosehdotus
Puheenjohtaja totesi äänestyksen jälkeen kaupunginjohtajan päätösehdotuksen tulleen kaupunginhallituksen päätökseksi äänin 8 - 2 (1 poissa), eli kaupunginhallitus antoi yhtymävaltuutetuille seuraavan toimiohjeen:
Kaupunginhallitus arvioi taloudelliset rasitteet tässä tilanteessa niin vakaviksi, että tietojärjestelmän elinkaareen liittyvä riski hyväksytään, jolloin kaupunginhallitus antaa yhtymävaltuutetuille toimiohjeen äänestää Apotti-hankkeeseen liittymistä vastaan.
Mahdollisesti annettavalle takaukselle on edellytettävä riittävä vastavakuus.
Hautamäki ja Mäkinen jättivät päätökseen eriävän mielipiteen.