Kuvaus
Selostus asiasta perusteluineen
Järvenpään kaupunki on pyytänyt tarjouksia operatiivisten viestintäpalveluiden hankinnalle. Hankinta on jaettu kolmeen osakokonaisuuteen:
1) Taitto- ja graafikkopalvelut
2) Valokuvauspalvelut
3) Saavutettavuuspalvelut
Tarjoaja voi jättää tarjouksen yhdestä tai useammasta osakokonaisuudesta.
Sopimuskausi on 1.6.2023 - 31.5.2025 ja sitä voidaan jatkaa yhdellä 2 vuoden mittaisella optiokaudella.
Hankintamenettely
Hankinta toteutettiin avointa hankintamenettelyä käyttäen.
Hankinnasta julkaistiin 30.03.2023kansallisen kynnysarvon ylittävä hankintailmoitus Hilma- julkaisujärjestelmässä osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi (ilmoituksen numero 2023-124620).
Tarjouspyyntöasiakirjat julkaistiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa, myös tarjoukset oli lähetettävä Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalin kautta.
Tarjouspyyntö on liitteenä.
Määräaikaan 27.4.2023 12:00 mennessä kirjallisen tarjouksensa jätti 32 tarjoajaa. Myöhästyneitä tarjouksia ei tullut.
Tarjoajan soveltuvuus
Tarjouspyynnössä oli lakisääteisten vaatimusten lisäksi edellytetty tarjoajan soveltuvuuden toteamiseksi, että tarjoajalla on vähintään kolme (3) vastaavanlaista palvelutoimitusta viimeisen kolmen (3) vuoden aikana.
Kaikki tarjoajat täyttivät tarjoajilta vaaditun soveltuvuuden.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuus
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuustarkistus tehtiin sekä tarjouspyynnön muotoseikkojen että tarjouspyynnössä edellytettyjen vaatimusten täyttymisen osalta.
Peak Press & Productions Oy oli tarjonnut kolmanteen osakokonaisuuteen, saavutettavuuspalvelut, nolla-hintaa. Osakokonaisuuden referenssitiedostossa luki vain "ei tarjota", joten tarjous tähän osa-alueeseen todettiin tekniseksi virheeksi ja merkittiin kelvottomaksi.
Muuten kaikki tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.
Tarjousten vertailu, hankinnan ratkaisuperuste ja ratkaisu
Hankinnan ratkaisuperusteena oli tarjouspyynnössä ilmoitettu paras hinta-laatu suhde; laadun painotus 40 % ja hinnan 60 %. Kilpailutuksen jokainen osakokonaisuus vertailtiin erikseen. Laatuvertailun suoritti viiden (5) hengen raati, joista jokainen arvioi tarjoajien antamat työnäytteet itsenäisesti. Arvioijien pisteet laskettiin yhteen ja korkeimman pistemäärän saanut sai tarjouspyynnön mukaisesti 40 laatupistettä, toiseksi korkeimman 30, kolmanneksi korkeimman 20 ja muut 10 pistettä. Arviointiraadille ei esitetty hintavertailusta tulleita pisteitä ennen kuin laatuarviointi oli tehty ja kokonaispisteet olivat selvillä.
Kilpailutuksen ratkaisun perusteella puitejärjestelyn osakokonaisuuksiin 1-2 valitaan kolme (3) toimittajaa ja kolmanteen osakokonaisuuteen yksi (1) toimittaja. Valittujen toimittajien kanssa solmitaan puitejärjestelyssä toimittajakohtaiset sopimukset.
Palvelut tullaan tilaamaan palveluntuottajilta vapaavalintaisesti tilauksen arvon jäädessä kansallisen kynnysarvon (60 000 euroa) alle. Mikäli yksittäisen tilauksen arvo ylittää kansallisen kynnysarvon, tehdään tilaus etusijajärjestyksen mukaisesti.
Vertailun lopputuloksen mukaisesti puitejärjestelyyn otetaan mukaan osakokonaisuuksittain etusijajärjestyksessä seuraavat palveluntuottajat:
1) Taitto- ja graafikkopalvelut
1. KMG Turku (1515023-9)
2. peak press & productions oy (FI16157248)
3. Designer Always Yours Oy
2) Valokuvauspalvelut
1. peak press & productions oy (FI16157248)
2. Kapina Oy (FI28574436)
3. Viestimaakarit Oy (3349018-1)
3) Saavutettavuuspalvelut
1. Viestimaakarit Oy (3349018-1)
Tarjousten vertailutaulukko on liitteenä.
Taloudelliset vaikutukset
Hankinnan arvo sopimuskaudella on noin 80 000 euroa.