§ 4 Secapp uhka- ja erityistilanneviestintäjärjestelmän hankinta

Päätöksen peruste

Hallintosäännön (KV 27.5.2024) luvun 18 kohdan 2 mukaan tietohallintojohtaja voi päättää alle 250 000 euron hankinnoista.

Kuvaus

Tarjousprosessi

Hankinnan kohteena on Secapp-henkilöturvajärjestelmän käyttöönotto ja palvelu Järvenpään kaupungin opetuksen ja kasvatuksen palvelualueelle sekä valmiusjohtoryhmän käyttöön. Hankinta sisältää järjestelmän perustamisen, käyttäjä- ja ryhmärakenteiden määrittelyn, henkilöstötietojen viennin järjestelmään, kohdekohtaisten hälytys- ja vastaanottoryhmien sekä OneClick-painikkeiden luomisen, Entra ID -käyttöönoton ja järjestelmän kuukausipalvelun.

Hankinta tehdään pienhankintana kansallisen kynnysarvon alittavana palveluhankintana. Hankintamenettelynä käytettiin kevennettyä suorahankintamenettelyä, jossa pyydettiin kirjallinen tarjous palveluntuottajalta. Menettelyä puoltavat hankinnan ennakoitu arvo, käyttöönoton aikataulu, palvelun soveltuvuus tunnistettuun henkilöturvallisuuden tarpeeseen sekä tarve ottaa järjestelmä käyttöön yhtenäisesti syksyn 2026 aikana.

Määräaikaan 10.6.2026 mennessä kirjallisen tarjouksensa jättivät seuraavat tarjoajat:

1. Eastsec Oy

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Tarjous todettiin tarjouspyynnön ja hankinnan tarpeen mukaiseksi.

Tarjousten vertailu

Määräaikaan mennessä saatiin yksi kirjallinen tarjous. Koska kyseessä on kansallisen kynnysarvon alittava pienhankinta ja hankinta toteutetaan kevennettynä suorahankintana, varsinaista pisteytettyä tarjousvertailua ei tehty. Tarjousta arvioitiin suhteessa hankinnan tarpeeseen, käyttöönoton aikatauluun, palvelun sisältöön ja kokonaiskustannuksiin. Tarjous täyttää hankinnalle asetetut keskeiset toiminnalliset ja tekniset tarpeet, ja palvelun käyttöönottoa voidaan edistää tarjouksen perusteella.

Hankinnan toimittajaksi valitaan Eastsec Oy.

Tarjoajien soveltuvuus

Tarjoajan soveltuvuutta arvioitiin suhteessa hankinnan kohteeseen ja palvelun toteuttamisedellytyksiin. Tarjoajalla arvioitiin olevan riittävä osaaminen ja kyky toteuttaa Secapp-henkilöturvajärjestelmän käyttöönotto, tarvittavat järjestelmämääritykset, Entra ID -käyttöönotto sekä palvelun ylläpito tarjouksessa kuvatulla tavalla. Erillisiä pisteytettäviä soveltuvuusvaatimuksia ei asetettu.

Taloudelliset vaikutukset

Hankinnan arvo sopimuskaudella 1.9.2026–31.8.2030 on 49 502 euroa alv 0 %. 

Päätös

Päätän

1. valita hankinnan palveluntuottajaksi Eastsec Oy.

2. että kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana.

3. että hankinnasta tehdään sopimus 1.9.2026 alkaen toistaiseksi voimassa olevana molemminpuolisella kolmen kuukauden irtisanomisajalla.

4. että sopimus allekirjoitetaan vasta, kun tämä päätös on saanut lainvoiman ja kun valitulla palveluntuottajalla on esittää hankinnan toteuttamisen kannalta tarvittavat palvelua, tietoturvaa, tietosuojaa ja henkilöstöä koskevat tiedot ja selvitykset, ja ne täyttävät hankinnalle asetetut vaatimukset.

5. että sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sopimuksen allekirjoittaneet.