JARDno-2023-965
Toimivalta perustuu hallintosäännön liitteeseen 1, jonka mukaan palvelualuejohtaja voi päättää alle 500.000 euron hankinnoista.
Järvenpään kaupungin tietohallintojohtaja on päätöksessään 02.06.2022 päättänyt Koha Suomi Oy:n osakkeiden hankkimisesta. Päätöksen myötä Järvenpään kaupungin kirjastojärjestelmä vaihdetaan Koha Suomi Oy:n kirjastojärjestelmään syksyllä 2023. Uuden aineiston hankintaan liittyen kirjastojärjestelmään integroidaan myös aineistonhankintajärjestelmä.
Tällä hetkellä Järvenpään kaupunki on liittynyt Sarastia Oy:n yhteishankintaan: Kirjaston kirjat ja niihin liittyvät av-materiaalit 2022 378770. Sopimuksella on yksi toimittaja.
Sarastia Oy:n uudella sopimuksella: Kirjaston kirjat ja niihin liittyvät av-materiaalit hankintaportaalitilauksena 2022 324942, on kaksi toimittajaa: Kirjavälitys Oy ja Suomen kirjastopalvelu Oy. Hankintaportaali tarjoaa alustan, jossa hankinnat tehdään ja lisäksi portaali kilpailuttaa jokaisen hankittavan niteen kyseisten toimittajien välillä niin, että kirjastolle toimitetaan aineisto edullisimman hinnan tarjoavalta toimittajalta. Sopimuskausi on määräaikainen ja se päättyy 16.10.2026.
Uuteen Koha Suomi Oy:n kirjastojärjestelmään on joka tapauksessa integroitava aineistonhankintajärjestelmä. Sarastian uusi sopimus, Kirjaston kirjat ja niihin liittyvät av-materiaalit hankintaportaalitilauksena 2022 324942, mahdollistaa kustannustehokkaammat aineistohankinnat toimittajien jatkuvan kilpailuttamisen kautta.
Nykyinen sopimus on toistaiseksi voimassa oleva ja sopimuksen mukaan yksittäinen asiakas voi irtisanoa sen kuuden kuukauden irtisanomisajalla. Sopimusvaihdoksen vuoksi irtisanotaan vanha sopimus. Kirkes-kirjastot ovat kuitenkin sopineet Sarastian ja Kirjavälityksen kanssa tätä lyhyemmästä irtisanomisajasta. Vanha sopimus irtisanotaan päättymään 30.9.2023.
Uuteen hankintasopimukseen liittymisen lisäksi Järvenpään kaupunki solmii määräaikaisen sopimuksen portaalin toimittajan, Woima Services Oyn, kanssa. Portaalin käyttöönottokustannukset 2000 € jaetaan Kirkes-kirjastojen (Kerava, Tuusula, Mäntsälä, Järvenpää) kesken.
Taloudelliset vaikutukset
Hankinnan ennakoitu arvo on 150 000 euroa vuodessa. Kolmen vuoden 2024-26 arvo on 450 000 euroa.
Päätän
1. liittyä Sarastia Oy:n yhteihankintaan: ”Kirjaston kirjat ja niihin liittyvät av-materiaalit hankintaportaalitilauksena 2022 324942”
2. Tämä päätös pannaan täytäntöön sen lainvoimaisuutta odottamatta.