JARDno-2023-330
Toimivalta perustuu Järvenpään kaupungin hallintosääntöön (voimassa 18.9.2023 alkaen), jonka mukaan palvelualuejohtaja voi päättää alle 500 000 euron hankinnoista.
Selostus asiasta perusteluineen
XR-museo on Järvenpään, Keravan ja Tuusulan museoiden yhteishanke, jossa rakennetaan täysin virtuaalinen museokeskus. Kunnallisten museoiden lisäksi mukana ovat yksityiset museot Ainola ja Lottamuseo. Hanke on saanut rahoitusta Euroopan unionin Next Generation EU -rakennetuesta. Hanke käynnistyi keväällä 2023, ja uusi museo avataan keväällä 2025.
Hankkeen aikana toteutetaan useita selain- ja VR-pohjaisia elämyksiä, joiden tuotannosta merkittävä osa ulkoistetaan. Dynaaminen hankintajärjestelmä mahdollistaa näiden osatoteutusten joustavan käynnistämisen sekä sopii markkinaan, jonka toimittajakenttä on vaihtuva.
Dynaaminen hankintajärjestelmä lyhyesti
Toimittajat voivat hakea dynaamiseen hankintajärjestelmään koska vaan sen voimassaoloaikana ja kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttävät toimittajat hyväksytään mukaan järjestelmään.
Dynaamisessa hankintajärjestelmässä kaikki hankinnat kilpailutetaan hyväksyttyjen toimittajien kesken minikilpailutuksena, jonka tarjouspyynnön on oltava auki vähintään 10 päivää.
Jokaisesta minikisasta tehdään erikseen hankintapäätös.
Taloudelliset vaikutukset
Hankintoja tehdään tarpeen sekä hankkeen budjetin mukaan. Hankintojen yhteenlaskettu arvo dynaamisessa hankintajärjestelmässä on korkeintaan 450 000 euroa.
Koska dynaamisen hankintajärjestelmän ennakoitu arvo on merkittävä, tehdään hankinnasta käynnistämispäätös.
Päätän, että
1. XR-museon palveluhankintoja varten perustetaan dynaaminen hankintajärjestelmä, jonka sisäisten hankintojen yhteenlaskettu arvo on korkeintaan 450 000 euroa;
2. Dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisistä kilpailutuksista tehdään hankintapäätökset voimassa olevien hankintavaltuuksien puitteissa;
3. Kaupunki ei sitoudu mihinkään kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana ja
4. Jokaisesta hankinnasta allekirjoitetaan sopimus.