Kuvaus
Järvenpään kirjastopalveluiden henkilöstömitoitus on riittämätön palveluiden tuottamiseen nykyisellä volyymilla.
Vuoden 2016 kirjastolaki (Laki yleisistä kirjastoista 1492/2016) määrittää yleisten kirjastojen tehtävät. Jotta palvelutuotanto pystytään pitämään riittävän monipuolisena lain edellyttämällä tavalla, aloitettiin vuoden 2021-2022 aikana kirjaston omiin perusvuositilastoihin, kerättyyn käyttäjädataan (kävijälaskurit, palvelupisteen otostilastointi, tapahtumatilastot), henkilöstökyselyihin, -työpajoihin ja työtehtäväseurantaan sekä kaupungin palveluverkkoasiakaskyselyyn perustuen selvitys kirjastopalveluiden sopeuttamistoimista käytettävissä olevaan henkilöstöresurssiin suhteuttaen.
Kirjastohenkilöstön koulutustaso on korkea ja kirjastolain tarkoittamat uudet palvelumuodot edellyttävät yhä enenevässä määrin työaikaa ja erityisosaamista mm. tapahtumajärjestämisen ja teknisen toteutuksen, järjestelmien ja asiakaslaitteiden ylläpidon ja käyttöneuvonnan, digitaalisten ja fyysisten palveluiden ja tilojen kehittämisen, vaikuttavan asiakasviestinnän sekä osallistavien toimintamuotojen puitteissa.
Kirjastokimpparakenne edellyttää Kirkes-yhteistyösopimuksen puitteissa kaikilta Kirkes-kirjastoilta sovitun henkilöstöresurssin varaamista neljän kunnan kirjastopalveluiden yhteisiin vastuisiin, mm. kirjastojärjestelmien, digitaalisten palveluiden ja aineistojen ylläpidon ja kehittämisen, luetteloinnin sekä muun työryhmätyöskentelyn tarpeisiin.
Kirjastopalveluiden asiakaskunta on hyvin heterogeeninen, mistä syystä palveluja on tuotettava räätälöidysti eri ikäryhmille lapsiperheistä ikääntyneisiin. Yhteistyö opetus- ja kasvatuspalveluiden kanssa on mittavaa.
Järvenpään kaupungin väkiluku on kasvanut 26,5 % vuodesta 1999 vuoteen 2021, ja ennusteiden mukaan kasvu jatkuu. Tämän myötä kasvavat entisestään myös erityisesti ikääntyneille suunnattujen sekä lasten ja nuorten kirjastopalveluiden tarve. Kirjastopalveluiden vastuuta on kasvattanut perusopetuksen koulukirjastojen kokoelmatyön ja kehittämisen sekä lukion kirjastopalveluiden käytännön toimien siirtyminen kirjastopalveluille 2021. Järvenpään kirjastopalveluiden henkilöstömäärä on kuitenkin pysynyt ennallaan (htv, vakituiset + projektihenkilöt 1999: 25, 2021:25,7. Tilastovertailussa 2021 Järvenpään kirjastopalveluiden asukaslukuun (/1000 asukasta) suhteutettu htv on Kirkes-kuntien toiseksi viimeisellä sijalla: Tuusula 0,67, Kerava 0,64 , Järvenpää 0,58 ja Mäntsälä 0,54. Valtakunnallisessa htv-vertailussa Järvenpään kaupunki on sijalla 229 (lähde: Suomen yleisten kirjastojen tilastot, kirjastot.fi).
Korona-aika ajoittaisine käyttörajoituksineen on vaikuttanut kirjastopalveluiden tuottamiseen ja käyttöön. Kirjastopalveluiden monipuolistuminen ja niiden tuottamisen vaatiman kasvavan osaamisen ja henkilöstöresurssin tarpeen trendi on ollut havaittavissa jo vuosia. Kirjastopalvelut huolehtivat kimpparakenteen ja tietojärjestelmäkytkösten vuoksi pitkälti oman yksikkönsä viestinnästä, tietojärjestelmien toimivuudesta ja kehittämisestä, verkkopalveluista sekä monista talous- ja henkilöstöhallinnon käytännön tukipalvelutehtävistä.
Viimeisen kymmenen vuoden aikana kirjastopalveluiden prosesseja on huomattavasti virtaviivaistettu. Asiakaspalvelupisteiden määrää on vähennetty ja työprosesseja järkeistetty, logistiset prosessit on uudistettu, lainaustoimintojen automatisointia on merkittävästi lisätty, aamupäivän itsepalvelu ja myöhemmin myös omatoimikirjasto on otettu käyttöön, kokoelmaprosesseja keskitetty, ja henkilöstön sisäisen viestinnän ja itse/yhteisöohjautuvuuden kehittämiseen on panostettu. Palvelualueiden välistä synergiaa on saatu mm. koulukirjastojen kokoelmatyön ja automaattien hallinnan keskittämisellä kirjastoon.
Nykytilanteen oleellisimpana palvelusopeutustoimena toteutetaan 15.8.2022 alkaen kirjaston palveluaikojen supistaminen. Palvelupisteet kassapalveluineen, puhelinpalvelu ja sähköisten kanavien kautta tulleisiin pyyntöihin reagointi ovat avoinna keskimäärin 8 tuntia vähemmän/viikko. Toisaalta omatoimikirjaston aukioloaikojen ulottaminen myöhempään iltaan kasvattaa kokonaisaukioloaikaa nykyisestä keskimäärin 15 h/vk. Muutos toteutetaan muuttamalla iltapalveluaika ma-to klo 18-20 itsepalveluajaksi, jolloin kirjaston kaikki kokoelmat, tilat ja laitteet ovat asiakkaiden itsenäisessä käytössä, mutta neuvontaa ja palvelua ei ole saatavissa. Itsepalveluaikana henkilökuntaa on asiakastiloissa vain aineistologistisissa tehtävissä. Tällä pyritään turvaamaan henkilökunnan työajan riittävyys myös muihin kirjastolain sekä palvelutuotannon ylläpidon edellyttämiin tehtäviin.
Asiakaspalveluaikojen supistuminen vaikuttaa erityisesti henkilökohtaista palvelua tarvitsevien asiakasryhmien saamaan monikanavaiseen palveluun. Näitä ovat tyypillisesti lapsiperheet ja ikääntyneet. Myös kassapalveluiden sekä tulostus-/kopiointineuvonnan ja digineuvonnan tarjonta vähenee. Muutos saattaa myös lisätä järjestyshäiriöiden riskiä miehittämättömän omatoimiajan pidetessä.
Palvelusopeutuksissa otetaan huomioon myös työsuojelullinen näkökulma, joka on noussut vahvasti esiin sekä yksikön omissa työhyvinvointikyselyissä että lakisääteisessä työpaikkaselvityksessä.