§ 17 Valtuutus Posti Oy:lle tietojen hankintaan Väestötietojärjestelmästä

Päätöksen peruste

Järvenpään kaupungin hallintosääntö (KV 21.6.2021 § 53) 

Kuvaus

Mitä hankitaan

Keski-Uudellamaalla kuntien kotoutumispalvelujen yhteisenä hanketyönä toteutetaan maahanmuuttajien asiointipalvelua, joka lähi- ja etäpalvelua sekä tiedottamista verkkosivuilla. Vieraskielisten tavoittaminen on haasteellista sähköisissä kanavissa.

Maahanmuuttajien asiointipalveluista halutaan lähettää tietoa kohdennetuista palveluista vieraskielisille kuntalaisille suoramarkkinointina.

Suoramarkkinointi on mahdollista toteuttaa Postin palveluna. Maahanmuuttajien asiointipalvelusta lähetetään mainosmateriaali sähköisessä muodossa. Posti pyytää Digi- ja väestövirastolta tiedot kohderyhmästä ja lähettää materiaalin suoraan asiakkaalle.

Asiointiin tarvitaan valtuutus, jossa valtuutetaan Posti Oy:n hoitamaan puolestamme Väestötieto-järjestelmän tietojen käyttöön liittyvät lupahakemukset, sekä niihin liittyvät muut asiat Digi- ja väestötietoviraston kanssa. Samalla yritys on tietoinen pakollisesta osoitelähdemerkinnästä ja sitoutuu käyttämään markkinointiviesteissään osoitelähdemerkintää. Valtakirjan allekirjoittaminen ei siirrä asiakkaan lainsäädännön mukaisia vastuita Posti Oy:lle. Suoramarkkinointia harjoittavalla Asiakkaalla on aina vastuu osoitelähdemerkinnän merkitsemisestä markkinointimateriaaliin. Asiakas vastaa myös omien yhteistyökumppaneidensa kuten tulostus- ja postitustalojen työvaiheista ja on velvollinen informoimaan näitä tahoja oikeasta osoitelähdemerkinnästä, tiedostojen tuhoamisesta ja muista osoitteiden oikeaan käyttötapaan liittyvistä säännöistä. Asiakkaalla on vastuu osoitelähdemerkinnän viestittämisestä ja muista käyttösäännöistä kaikille niille yhteistyötahoille, jotka myös voivat tilata kohderyhmiä tämän valtakirjan valtuuttamana / tietoluvan perusteella. Käytettyihin poimintaperusteisiin ei saa suoraan viitata markkinointimateriaalissa.    

Kyseissä Maahanmuuttajien asiointipalvelun markkinoinnissa ei käytetä ulkopuolista yhteiskumppania. Postille lähetettävä materiaali menee sähköisenä, jonka Posti tulostaa lähetettävään muotoon.

Asiaan liittyvää ohjausta Tietosuojasta on pyydetty Tietosuojavastaavalta.  Tietosuojatiimin vastauksen (liitteenä) mukaan valtuutukselle ei ole estettä.

Päätös

Päätös

Päätän valtakirjalla Posti Oy:n hoitamaan puolestamme Väestötietojärjestelmän tietojen käyttöön

liittyvät lupahakemukset, sekä niihin liittyvät muut asiat Digi- ja väestötietoviraston kanssa.

Päätös koskee Järvenpään kaupungin Kotoutumispalvelujen toteuttamaan asiakasmarkkinointia.