JARDno-2023-593
Järvenpään kaupungin hallintosääntö 51 § (KV 27.5.2024 § 34).
Suomi.fi-valtuudet mahdollistavat toisen henkilön tai organisaation puolesta asioinnin palveluissa, jotka hyödyntävät Suomi.fi-valtuuksia asiointioikeuden tarkistamisessa.
Roolit ja valtuustyypit
Järvenpään kaupunki on valtuuttaja. Kaupunginjohtaja voi myöntää valtuutusoikeuden hallintojohtajalle tai muulle konsernipalveluiden johtavalle viranhaltijalle taikka palvelualuejohtajalle. Valtuutusoikeuden haltija voi myöntää asiointivaltuuden kaupungin työntekijälle, joka työnsä puolesta tarvitsee valtuuden. Työntekijä, joka työssään asioi kaupungin puolesta, on valtuutettu.
Kaupunginjohtaja tai hänen valtuuttamansa on toimivaltainen myöntämään valtuuksia kolmannelle osapuolelle.
Valtuutusoikeuden haltijalla on oikeus antaa ja mitätöidä asiointivaltuuksia Suomi.fi-valtuuksissa. Asiointivaltuuden saavalla henkilöllä tai organisaatiolla on oikeus asioida valtuuttajan puolesta.
Myöntämisprosessi
Oikeuksia tarvitseva tekee sisäisen hakemuksen tarvittavasta asiointivaltuudesta johdon assistentille sähköpostitse. Hakemuksesta tulee käydä ilmi perusteluineen mitä nimenomaista asiointivaltuutta henkilö tarvitsee. Sisäinen hakemus laitetaan tiedoksi hallintojohtajalle. Johdon assistentti täyttää valtuushakemuksen Suomi.fi-palvelussa ja lähettää hakemuksen allekirjoitettavaksi hallintojohtajalle. Hallintojohtaja arvioi valtuuden tarpeellisuuden ja hyväksyy valtuuden kaupungin puolesta vahvalla tunnistautumisella Suomi.fi–palvelussa. Digi- ja väestötietovirasto käsittelee organisaation hakemuksen ja ilmoittaa hakijalle oikeuksien rekisteröinnistä.
Kolmannen osapuolen tarvitessa Suomi.fi-valtuuden toimiakseen Järvenpään kaupungin lukuun, tulee osapuolen toimittaa valtuushakemus tarvittavine tietoineen ja perusteluineen Järvenpään kaupungin kirjaamoon.
Asiointivaltuus myönnetään enintään kahden vuoden määräajaksi. Valtuutusoikeus myönnetään enintään viiden vuoden määräajaksi. Valtuuden myöntäjän vastuulla on huolehtia valtuuden käyttämisen perehdytyksestä, riittävästä valvonnasta ja valtuuksien ajantasaisuudesta (esim. virheellisesti myönnetyn valtuuden tai lopettavan työntekijän valtuuksien poistaminen).
Valtuutusoikeuden myöntäminen tehdään viranhaltijapäätöksellä. Asiointivaltuuden myöntämisestä ei tarvitse tehdä viranhaltijapäätöstä.
Käyttötarkoitussidonnaisuus on huomioitava prosessin kaikissa vaiheissa.
Päätän, että Järvenpään kaupungissa otetaan käyttöön edellä esitetty toimintamalli Suomi.fi-valtuuksien myöntämisessä.