JARDno-2023-372
Toimivalta perustuu hallintosäännön liitteeseen 1, jonka mukaan kaupunginjohtajalla on valta päättää alle 500 000 euron hankinnoista.
Tarjousprosessi
Järvenpään kaupunki julkaisi ilmoituksen catering -palveluiden kilpailuttamisesta Bulevardikorttelissa sijaitseviin toimistotiloihinsa Business Järvenpää -uutiskirjeessä 2.3.2023 sekä lähetti kaikille jarvenpaa.fi -sivujen yrityshakemistosta löytyneille catering -yrityksille saman tiedon sähköpostilla. Ilmoituksessa kutsuttiin tarjoajia 17.3.2023 järjestettyyn markkinakartoitustilaisuuteen Bulevardikortteliin. Tilaisuuteen saapui neljän tarjoajan edustajat ja siellä käytiin läpi tarjouspyyntö sekä esiteltiin kaikki Järvenpään kaupungin käytössä olevat kokoustilat. Tilaisuudessa kerrottiin olevan tarjousprosessin kaksivaiheinen: aistinvarainen arvio, jossa tarjoajat tuovat ennalta määritellyt tuotteet Bulevardikortteliin arvioitaviksi sekä tarjouksen jättäminen tarjouspalveluun. Tämä oli selkeästi todettu myös tarjouspyynnössä. Arvioitavat tuotteet tuli toimittaa Bulevardikorttelin 8. kerrokseen 3.4. klo 11-11:30 välillä. Tarjouspyyntö lähetettiin sähköpostilla kaikille 17.3. tilaisuuteen ilmoittautuneille (huolimatta siitä oliko paikalla vai ei).
Arvioitavia tuotteita laatupisteytystä varten toimitti seuraava toimittaja:
PitoMeronen Oy
Ainoastaan tämä toimittaja sai laatupisteitä vertailuun ja koska kaikki tarjottavat olivat maukkaita eikä vertailua syntynyt, antoi raati täydet viisi (5) pistettä jokaisesta tuotteesta. Ainoana pisteiden saajana tarjoaja olisi joka tapauksessa saanut laatuosiosta täydet 40 pistettä.
Määräaikaan 5.4. klo 12 mennessä kirjallisen tarjouksensa jättivät seuraavat tarjoajat:
1. FPE Finnish Pizza Enterprise Oy
2. Kakkutalo Gilan Oy
3. PitoMeronen Oy
4. Setlementti Louhela ry
Tarjousten vertailu
Kilpailun voitti näin ollen PitoMeronen Oy.
Taloudelliset vaikutukset
Hankinnan ennakoitu arvo neljälle (4) vuodelle laskettuna oli 200 000 euroa ja hankinnan arvo sopimuskaudella 1.5.2023 - 31.7.2025 on noin 100 000 euroa.
Kyseessä on hankintalain e-liitteen kohdan 7, hotelli- ja ravintolapalvelut, mukaisten palveluiden hankinta, jonka kynnysarvo neljälle (4) vuodelle laskettuna on 300 000 euroa.
Päätän
1. valita hankinnan palveluntuottajaksi/toimittajaksi PitoMeronen Oy:n;
2. että kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana;
3. että hankinnasta tehdään sopimukset ajalle 1.5.2023 - 31.7.2025;
4. että sopimus allekirjoitetaan vasta, kun tämä päätös on saanut lainvoiman ja
5. että sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sopimuksen allekirjoittaneet.