Kuvaus
Kuntalain 140 §:n mukaan valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan sekä kuntayhtymän 58 §:n 1 momentissa tarkoitetun toimielimen pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Jos asia on kokonaan salassa pidettävä, pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan maininta salassa pidettävän asian käsittelystä. Pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot. Pöytäkirjan sisältämät henkilötiedot on poistettava tietoverkosta oikaisuvaatimus- tai valitusajan päättyessä.
Kunnan ja kuntayhtymän muun kuin 1 momentissa tarkoitetun viranomaisen pöytäkirja pidetään vastaavasti yleisesti nähtävänä, jos asianomainen viranomainen katsoo sen tarpeelliseksi.
Kunnan jäsenen ja 137 §:n 2 momentissa tarkoitetun kunnan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.
Kunnat voivat siis määritellä viranhaltijan verkkojulkaisun periaatteet itse. Toimielinten osalta kunnat voivat määritellä, kuinka pitkään muutoksenhaulle varatun ajan jälkeen toimielinpäätökset ovat nähtävillä verkkosivuilla.
Päätösten verkkojulkisuus palvelee kuntalaisten muutoksenhakumahdollisuuden turvaamista ja kaupungin verkkotiedottamisen tarvetta. Erityisesti viranhaltijapäätösten osalta voi tarkastella sitä, kuinka pitkään aineistoa on tarpeen pitää verkossa. Tarkastelussa on noudatettava yhdenvertaisuutta koskevaa hyvän hallinnon periaatetta.
Järvenpään kaupungin aiemman päätöksen 23.6.2022 § 3 nojalla toimielinten päätökset ovat nähtävillä kaupungin verkkosivuilla noin neljän vuoden ajan ja viranhaltijapäätökset noin kahden vuoden ajan. Päätös asiaa koskien on tehty yli kolme vuotta sitten, joten verkkojulkaisuaikaa on tarpeen tässä kohdin arvioida ja ratkaista uudelleen tarkoituksenmukaisella tavalla.
Kunnalla on usein ajallisestikin laajempi tiedottamisintressi toimielinpäätösten osalta päätösten laadun ja laajuuden vuoksi. Näin ollen verkkojulkaisun aikaa ei toimielinpäätösten osalta nyt katsota tarpeelliseksi muuttaa. Sen sijaan viranhaltijapäätöksiin ei muutoksenhaun turvaamisen lisäksi useinkaan kohdistu erityistä tiedottamisintressiä, joten niiden osalta verkkojulkaisun aikaa voidaan lyhentää. Kunnilla on erilaisia käytäntöjä verkkojulkaisujen aikojen suhteen. Joissakin kunnissa viranhaltijapäätös on nähtävillä yleisessä tietoverkossa vain muutoksenhakuajan.
Mikäli verkossa havaitaan vanhempia kuin 6 kuukautta vanhoja viranhaltijapäätöksiä, ne vastaavasti poistetaan tässä yhteydessä.
Verkkojulkisuus ei tarkoita samaa kuin asiakirjan tai päätöksen muu julkisuus. Vaikka viranhaltijapäätös tai toimielimen pöytäkirja olisi tehokkaan muutoksenhakuajan ja tiedottamisen tarpeen vähennyttyä poistettu, pitää tieto antaa sitä pyytävälle, jollei asiakirja sisällä mitään lain mukaan salassa pidettävää. Verkosta poistuneita päätöksiä ja pöytäkirjoja voi pyytää luettavakseen kaupungin kirjaamon kautta.
Hakukoneindeksointia koskeva määräaikainen kokeilu
Päätös tulee siis antaa tiedoksi yleisessä tietoverkossa. Mitä yleisellä tietoverkolla tarkoitetaan käytännössä, ei ole tarkemmin määritelty laissa eikä sen esitöissä. Käytännössä yleisen tietoverkon vaatimuksen täyttää päätöksen laittaminen omille verkkosivuille. Kaupungin verkkosivuilta päätöstietoja haettaessa voidaan varmistua julkisen päätöshistorian tietojen eheydestä ja tietojen luotettavuudesta. Vastaavasti hakukoneilta tietoa haettaessa hakutulos olla satunnainen eikä tietojen eheys vättämättä toteudu. Näin ollen kaupungin on tarkoituksenmukaista kokeilla viranhaltija- ja toimielinpäätösten hakutuloksen poistamista tavallisimman hakukoneen indeksistä, mikäli se on teknisesti mahdollista. Näin myös huomioidaan tietojen rajattoman yhdistelyn mahdollisuudet esimerkiksi henkilöihin liittyvissä asioissa (vaikka henkilötiedot olisikin poistettu). Kokeilu on määräaikainen 31.5.2026 saakka. Mikäli hakutulosten poistamista jatketaan, tehdään siitä uusi päätös. On huomattava, että muutokset hakukoneiden asetuksiin voivat näkyä viiveellä, joten muutokset suuntaan tai toiseen hakutuloksissa eivät ole välittömästi nähtävillä.