Valmistelija
Minna Ranki, Hankinta-asiantuntija, minna.ranki@jarvenpaa.fi
Perustelut
Järvenpään kaupunki on kilpailuttanut kaupungin kuntalain mukaisten tilintarkastuspalvelujen hankinnan.
Hankinnan kohteena on kuntalain 122 § mukainen Järvenpään kaupungin sekä kaupunkikonsernin tytäryhteisöjen tilintarkastuspalvelujen hankinta.Tilintarkastus koskee koko Järvenpään kaupungin konsernia sopimuskaudelle 01.04.2019 - 31.12.2021 (tilikaudet 2019 - 2021).
Tätä sopimusta voidaan jatkaa kahdella (2) erikseen päätettävällä yhden (1) vuoden mittaisella optiovuodella (tilikaudet 2022 ja 2023). Sopimuskauden aikana lisähankintana voidaan hankkia tarkastuslautakunnan valmistelijan / sihteeripalvelu.
Hankinnan ratkaisuperuste on hankinnan kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa hinnan paino- arvo on 52 % ja laadun 48 %.
Hankinnan kohteen sisältö on kuvattu tarjouspyynnössä.
Kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana.
Sopimus allekirjoitetaan vasta odotusajan jälkeen ja kun tarjoajilla on esittää henkilöstöä koskevat tiedot ja tiedot täyttävät tarjouspyynnössä vaaditut kriteerit. Sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet.
Kaupunki tekee optiovuosien käytöstä erillisen päätöksen ennen voimassaolevan sopimuskauden päättymistä. Optiokautena sopimus jatkuu alkuperäisin ehdoin.
Hankintamenettely
Kyseessä on EU- kynnysarvon ylittävä palveluhankinta, joka toteutettiin avointa hankintamenettelyä käyttäen. Hankinnasta julkaistiin hankinnan ennakkoilmoitus 5.10.2018 HILMA- hankintailmoitusjärjestelmässä ja Tarjouspalvelu.fi - toimittajaportaalissa tarjousten vastaanottamisen määräaikojen lyhentämiseksi. Hankintailmoitus julkaistiin 21.12.2018 Hilma- julkaisujärjestelmässä ja Tarjouspalvelu.fi- toimittajaportaalissa sekä Järvenpään kaupungin Internet- sivulla.
Tarjouspyyntöasiakirjat liitteineen ovat päätöksen liitteenä.
Tarjouspyyntöön tai sen sisältöön liittyvät lisäkysymykset tuli jättää 9.1.2018 klo 11 mennessä. Lisätietokysymyksiä ei määräaikaan mennessä esitetty.
Määräaikaan 25.01.2019 klo 12:00 mennessä kirjallisen tarjouksensa jättivät tarjousten avauspöytäkirjassa mainitut tarjoajat.
Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu, että tarjousten käsittelyn vaiheet ovat seuraavat:
- Tarjousten avaaminen
- Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen
- Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
- Tarjousten vertailu
- Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen
- Voittaneen tarjoajan pakollisten poissulkuperusteiden tarkastaminen
- Hankintasopimuksen solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella
Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen
Tarjouspyynnössä oli edellytetty tarjoajan soveltuvuuden toteamiseksi, että voittaneen tarjoajan on toimitettava tarjouspyynnössä luetellut soveltuvuutta osoittavat asiakirjat ja selvitykset ennen sopimuksen allekirjoittamista.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuus
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuustarkistus tehtiin sekä tarjouspyynnön muotoseikkojen että tarjouspyynnössä edellytettyjen vaatimusten täyttymisen osalta. Tarjoukset hyväksyttiin tarjouspyynnön mukaisiksi.
Tarjousten vertailu, hankinnan ratkaisuperuste ja ratkaisu
Hankinnan ratkaisuperusteeksi oli tarjouspyynnössä ilmoitettu kokonaistaloudellinen edullisuus. Hinnan painoarvo on 52 % ja laadun 48 %
Tarjoustenvertailussa annetut pisteet:
| Tarjoaja |
Hinta |
Laatu |
Yhteensä
|
|
BDO Audiator Oy
|
52,000 |
48,00 |
100,000
|
|
KPMG Oy Ab
|
51,598 |
48,00 |
99,598
|
|
PwC Julkistarkastus Oy
|
44,816 |
48,00 |
92,816
|
Tarjoustenvertailutaulukko on päätöksen liitteenä.
Taloudelliset vaikutukset
Hankinnan arvo sopimuskaudella 1.4.2019 – 31.12.2021 (tilikaudet 2019 - 2021) on noin 203.000 € ja optiokaudella (tilikaudet 2021 ja 2022) noin 135.000 €, yhteensä noin 338.000 €.
Toimivalta
Kuntalaissa valtuuston tehtäväluettelon ja 14 §:n 2 momentin 12- kohdan mukaan valtuusto päättää tilintarkastajien valitsemisesta.
Ehdotus
Tarkastuslautakunta päättää ehdottaa, että kaupunginvaltuusto päättää:
- valita tilintarkastuspalvelujen palveluntuottajaksi BDO Audiator Oy:n
- että kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana
- että hankinnasta tehdään sopimukset ajalle 01.04.2019 - 31.12.2021 (tilikaudet 2019 - 2021). Tätä sopimusta voidaan jatkaa kahdella (2) erikseen päätettävällä yhden (1) vuoden mittaisella optiovuodella (tilikaudet 2022 ja 2023).
- että sopimuskauden aikana lisähankintana voidaan hankkia tarkastuslautakunnan valmistelijan / sihteeripalvelu
- että sopimus allekirjoitetaan vasta, kun odotusaika on päättynyt ja kun valittu palveluntuottaja on esittänyt todistukset, ettei sitä rasita hankintalain mukaiset pakolliset poissulkuperusteet.
- että sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sopimuksen allekirjoittaneet
- että optiovuosien käytöstä päätetään erikseen
Käsittely:
Asiantuntijana asiassa oli kuultavana hankinta- asiantuntija Minna Ranki