Kaupunginhallitus, kokous 5.3.2018

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 61 Järvenpään Vanhankylänniemen virkistys- ja matkailualueen käyttöoikeuden kilpailutus

JARDno-2018-884

Valmistelija

  • Marja Karhu, hankintasuunnittelija, marja.karhu@jarvenpaa.fi

Perustelut

Järvenpään kaupunki on julkaissut Vanhankylänniemen virkistys- ja matkailualueen käyttöoikeuden kilpailutusta koskevan EU-kynnysarvon ylittävän hankintailmoituksen Hilma-julkaisujärjestelmässä osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi 25.1.2018 (ilmoituksen numero 2018 – 001718) sekä ilmoituksen EU:n Ted-tietokannassa 26.1.2018 (ilmoituksen numero 2018/S 018 - 038160).

Asiakirjat julkaistiin Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa, myös tarjoukset oli lähetettävä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin kautta.

Määräaikaan 19.2.2018 klo 12.00 mennessä kirjallisen tarjouksensa jätti seuraava tarjoaja:

Luovat Palvelut Oy

Myöhästyneitä tarjouksia ei tullut.

Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu, että tarjousten käsittely toteutetaan seuraavilla vaiheilla:

Hankintayksikkö

1. Avaa tarjoukset

2. Tarkastaa tarjoajan soveltuvuutta koskevat vastaukset

3. Tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden

4. Vertailee tarjoukset

5. Todentaa tarjouksen toimintasuunnitelmasta saadut pisteet kolmen eniten pisteitä saaneen tarjoajan tarjouksista

6. Valitsee parhaan tarjouksen ilmoitetun valintaperusteen mukaisesti

7. Pyytää ja tarkastaa voittajan soveltuvuutta koskevat todistukset ja selvitykset

8. Tekee hankintapäätöksen ja antaa tiedoksi kaikille tarjoajille

9. Solmii hankintasopimuksen voittajan kanssa odotusajan jälkeen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

 

Tarjoajan soveltuvuus

Tarjouspyynnössä oli edellytetty tarjoajan soveltuvuuden toteamiseksi, että tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteenä tarjouspyynnössä luetellut soveltuvuutta osoittavat asiakirjat ja/tai selvitykset.

Tarjoaja on vakuuttanut alustavana näyttönä yhteisellä eurooppalaisella hankinta- asiakirjalla (ESPD-lomakkeilla) hankintayksikölle, että tarjoajan asiat poissulkemisperusteiden osalta ovat kunnossa ja että tarjoaja täyttää hankintayksikön asettamat vaatimukset tarjoajan soveltuvuudelle. Kilpailun voittaneelta tarjoajalta tarkistetaan vielä poissulkuperusteet rikosrekisteriotteilla.

 

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Tarjous todettiin tarjouspyynnön mukaiseksi.

 

Tarjousten vertailu, hankinnan ratkaisuperuste ja ratkaisu

Hankinnan ratkaisuperusteena oli tarjouspyynnössä ilmoitettu laadultaan paras tarjous eli laadun painoarvo oli 100%. Laatua arvioitiin vähimmäisvaatimusten ylittävän kokemuksen suhteen (60%) sekä tarjoajan laatiman toimintasuunnitelman suhteen (40%).

Tarjoajalle järjestettiin aika toimintasuunnitelman esittelyyn (27.2.2018). Esittelyssä laatupisteet todennettiin ja esittelyn jälkeen tarkistettiin laatupisteytys. Laatupisteytyksen arvioinnissa oli mukana Marju Taurula ja Olli Keto-Tokoi, sihteerinä hankintaosaston puolesta Marja Karhu.

Sopimus allekirjoitetaan vasta odotusajan jälkeen ja kun tarjoaja esittää tarjouspyynnössä vaaditut asiakirjat.

Sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet.

 

Taloudelliset vaikutukset

Hankinnan arvo on n. 2 000 000 €. Koska kyseessä on käyttöoikeussopimus, hankinnan arvo tarkoittaa tässä toiminnan arvioitua liikevaihtoa neljälle vuodelle. Kate hankinnan kattamiseen löytyy kaupunkikehityksen budjetista. Kaupungin vuosittaiset kustannukset nykytilaan verrattuna ovat n. 87.000 euroa vuodessa enemmän kuin tällä hetkellä. Vuoden 2018 osalta vuositason vaikutus jää tätä pienemmälle, koska käytöntö muuttuu kilpailutuksen perusteella kesken vuoden. 

Sitovuustasojen väliset talousarviomuutokset (ei toimintakatevaikutusta) tuodaan päätöksentekoon kevään aikana.

 

Toimivalta

Voimassa olevien rahamääräisten ratkaisuvaltarajojen mukaan sopimuksessa, jossa useampivuotisten ostojen hankintapäätöksen tekijä määräytyy hankinnan kokonaisarvon mukaan ja jossa hankinnan arvo on yli 1 000 000 euroa, toimivalta on kaupunginhallituksella.

Julkisuus

Osa asian liitteistä ei ole vielä julkisia julkisuuslain 2 luvun 6 §:n 2 ja 3 momentin perusteella. Ne tulevat julkisiksi kun hankintasopimus on odotusajan jälkeen tehty. Asia on ei julkinen ennen päätöksentekoa otsikkoa lukuun ottamatta. Päätöksestä annetaan tieto asianosaiselle ennen sen julkaisemista. 

Ehdotus

Esittelijä

  • Antti Peltola, vs. kaupunginjohtaja, antti.peltola@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää

  • valita hankinnan palveluntuottajaksi vertailun lopputuloksen mukaisesti Luovat Palvelut Oy:n
  • että hankinnasta tehdään käyttöoikeus- ja vuokrasopimus
  • että sopimus allekirjoitetaan vasta, kun odotusaika on päättynyt ja kun tarjoaja esittää tarjouspyynnössä vaaditut kriteerit

Käsittely:

Keskustelun ajan kuultavina olivat asiantuntijoina Olli Keto-Tokoi ja Marju Taurula.

Päätös

Hyväksyttiin.

Tiedoksi

Tarjoaja,

Muutoksenhaku

KYNNYSARVON YLITTÄVÄ HANKINTA: HANKINTAOIKAISUOHJE JA VALITUSOSOITUS

Julkista hankintaa koskevaan päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun voidaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) mukaan hakea muutosta vaatimalla hankintayksiköltä oikaisua (jäljempänä hankintaoikaisu), tai asia voidaan saattaa valituksella markkinaoikeuden käsiteltäväksi.
Hankintaa koskevasta asiasta voi tehdä hankintayksikölle oikaisuvaatimuksen tai markkinaoikeudelle toimitettavan valituksen se, jota asia koskee (jäljempänä asianosainen). Asianosainen on se, jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa. 

I   Hankintaoikaisuohje
Hankintaoikaisuvaatimuksen kohde
Hankintayksikön päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun tyytymätön voi vaatia hankintalain 132-135 §:n mukaan hankintaoikaisua. Hankintaoikaisua voi vaatia hankintayksiköltä kirjallisesti tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, jota asia koskee.


Hankintaoikaisuvaatimuksen tekemiselle säädetty aika

Asianosaisen on vaadittava hankintaoikaisua 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä valitusosoituksineen tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta. Vaatimus on esitettävä määräajan viimeisenä päivänä ennen virka-ajan päättymistä.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, voi oikaisuvaatimuksen tehdä ennen viraston aukioloajan päättymistä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Tiedoksianto

Hankintapäätös on annettu tiedoksi sähköisesti. Asianosainen on saanut tiedon hankintapäätöksestä oheisasiakirjoineen sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Asianosainen on saanut tiedon päätöksestä lähettämispäivänä, jollei asianosainen esitä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut asianosaiselle myöhemmin. 
Hankintapäätös on annettu tiedoksi postitse kirjeellä. Asianosainen on saanut asiasta tiedon seitsemäntenä päivänä sen lähettämisestä, jollei asianosainen näytä saaneen tiedon myöhemmin. 
Käytettäessä todisteellista tiedoksiantotapaa, tiedoksianto katsotaan tapahtuneeksi saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.

Hankintaoikaisua koskevan vaatimuksen sisältö

Hankintaoikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimukset perusteineen. Vaatimuksesta on käytävä ilmi oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi.

Vaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin vaatimuksen tekijä vetoaa, mikäli ne eivät jo ole hankintayksikön hallussa. 


Toimitusosoite

Hankintaoikaisuvaatimus toimitetaan hankintayksikölle. 

Hankintayksikön yhteystiedot:

hankintayksikkö: Järvenpään kaupunki
PL 41, 04401 Järvenpää
käyntiosoite: Hallintokatu 2, 04400 Järvenpää
sähköposti: kirjaamo@jarvenpaa.fi
Hankintaoikaisuvaatimuksen vireilletulo ja käsittely eivät vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosainen voi hankintalain nojalla hakea muutosta valittamalla markkinaoikeuteen.


II Valitusosoitus markkinaoikeuteen

Muutoksenhaun kohde ja rajoitukset

Tarjoaja, osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, jota asia koskee, voi saattaa asian markkinaoikeuden käsiteltäväksi tekemällä valituksen.

Valituksella markkinaoikeuden käsiteltäväksi voidaan saattaa hankintayksikön päätös tai hankintayksikön muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu, jolla on vaikutusta ehdokkaan tai tarjoajan asemaan.

Markkinaoikeuden käsiteltäväksi valituksella ei voida saattaa hankintayksikön sellaista päätöstä tai muuta ratkaisua, joka koskee:
1)    yksinomaan hankintamenettelyn valmistelua;
2)    sitä, että hankintasopimusta ei jaeta osiin 75 §:n nojalla; tai
3)    sitä, että 93 §:ssä tarkoitetun kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytetään yksinomaan halvinta hintaa tai kustannuksia.

Tiedoksianto
Hankintapäätös on annettu tiedoksi sähköisesti. Asianosainen on saanut tiedon hankintapäätöksestä oheisasiakirjoineen sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Asianosainen on saanut tiedon päätöksestä lähettämispäivänä, jollei asianosainen esitä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut asianosaiselle myöhemmin. 
Hankintapäätös on annettu tiedoksi postitse kirjeellä. Asianosainen on saanut asiasta tiedon seitsemäntenä päivänä sen lähettämisestä, jollei asianosainen näytä saaneen tiedon myöhemmin. 
Käytettäessä todisteellista tiedoksiantotapaa, tiedoksianto katsotaan tapahtuneeksi saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.

Muutoksenhakuaika

Valitus on tehtävä kirjallisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintaa koskevasta päätöksestä valitusosoituksineen. Tiedoksisaantipäivää ei lasketa mukaan valitusaikaan.

Valituksen tulee olla perillä valitusajan viimeisenä päivänä ennen markkinaoikeuden virka-ajan päättymistä. 

Poikkeukset säännönmukaisesta valitusajasta

Valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista, jos hankintayksikkö on tehnyt hankintapäätöksen jälkeen hankinta- tai käyttöoikeussopimuksen 130 §:n 1 tai 3 kohdan nojalla noudattamatta odotusaikaa. Odotusaikaa ei tarvitse noudattaa, jos sopimus koskee puitejärjestelyn perusteella tehtävää hankintaa tai sopimus koskee dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä tehtävää hankintaa.

Valitus on tehtävä kuuden kuukauden kuluessa hankintapäätöksen tekemisestä siinä tapauksessa, että ehdokas tai tarjoaja on saanut tiedon hankintapäätöksestä valitusosoituksineen ja hankintapäätös tai valitusosoitus on ollut olennaisesti puutteellinen.

Valituksen sisältö

Valituksessa on ilmoitettava hankinta-asia, jota valitus koskee, sekä valittajan vaatimukset ja niiden perusteet. Puitejärjestelyyn perustuvan hankinnan ja dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksymistä koskevan ratkaisun osalta valituskirjelmässä on esitettävä, minkä vuoksi käsittelylupa tulisi myöntää.

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatija on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta. Lisäksi on ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa. Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valituskirjelmä. 

Valitukseen on liitettävä alkuperäisenä tai jäljennöksenä päätös, johon haetaan muutosta, sekä todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta. Valitukseen on liitettävä asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi. Asiamiehen on liitettävä valituskirjelmään valtakirja, kuten hallintolainkäyttölain 21 §:ssä säädetään.

Valituksen toimittaminen

Valitus on toimitettava markkinaoikeudelle. Valituksen voi toimittaa markkinaoikeuden kansliaan henkilökohtaisesti, asiamiestä käyttäen, lähetin välityksellä, postitse, telekopiona tai sähköpostin avulla kuten sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetussa laissa (13/2003) säädetään. Jos vireillepanon viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, voi asiakirjat toimittaa markkinaoikeudelle ensiksi seuraavana arkipäivänä.
    
Valitusperusteeseen perustuva muutoksenhakukielto 

Hankintalain 163 §:n mukaan markkinaoikeuden toimivaltaan kuuluvaan asiaan ei saa hakea muutosta kuntalain eikä hallintolainkäyttölain nojalla. 

Muutoksenhausta ilmoittaminen hankintayksikölle

Hankintalain 148 §:n nojalla hankinta-asiaan muutosta hakevan on kirjallisesti ilmoitettava hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava hankintayksikölle viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeuteen. Ilmoitus on toimitettava hankintayksikön kohdassa I mainittuun osoitteeseen. 

Markkinaoikeuden osoite ja muut yhteystiedot
Markkinaoikeus
Radanrakentajantie 5
00520 Helsinki
puh. 029 56 43300
fax 029 56 43314
markkinaoikeus(at)oikeus.fi