Kaupunginhallitus, kokous 5.11.2018

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 271 Liittyminen KL-Kuntahankinnat Oy:n Ajoneuvojen huoltoleasingpalvelut sopimukseen KLKH115 2016-2020

JARDno-2018-3695

Valmistelija

  • Minna Ranki, Hankinta-asiantuntija, minna.ranki@jarvenpaa.fi
  • Kaarina Laine, kaupunkitekniikan johtaja, kaarina.laine@jarvenpaa.fi

Perustelut

Järvenpään kaupungin kunnossapito- ja korjaamopalvelut ulkoistetaan 1.5.2019 alkaen. Silloin päättyy myös Järvenpään kaupungin käytössä olevien ajoneuvojen huoltopalvelut omana toimintana.

Nykyiset käytössä olevat ajoneuvot on hankittu Kaupunkitekniikka/korjaamon kautta omaksi tai leasing-rahoituksella. Ajoneuvojen leasingsopimusten päättyessä ja huoltopalvelun poistuessa on ajoneuvojen tilalle hankittava uusia. Kaupungin käytössä olevat ajoneuvot ovat lueteltu liitteellä 1. Liitteellä on lueteltu käytöstä poistettavat ajoneuvot sekä ajoneuvot, jotka eivät kuulu huoltoleasingilla hankittaviin ajoneuvoihin.

Sosiaali- ja terveyspalvelualueen ajoneuvojen sopimushallinta ja hankinta siirtyy Keski-Uudenmaan Soten hoidettavaksi 1.1.2019 alkaen.

Palvelualueet ovat huoltoleasingsopimukseen liittymistä varten kartoittaneet uusien ajoneuvojen hankintatarpeet. Tällä hetkellä tiedossa olevat ajoneuvot, joita tullaan hankkimaan 48 kk:n huoltoleasingsopimuksella kustannuksineen on lueteltu liitteellä 2.  Huoltoleasingin kokonaiskustannukset 48 kk:n sopimusajalla ovat noin 470.000 €.

Huoltoleasingsopimusajan päättymisen jälkeen sopimusta voidaan jatkaa, jolloin palvelulle määritellään uusi hinta. Huoltoleasingsopimuksien maksimiajat voivat olla henkilöautoilla 48-60 kk ja pakettiautoilla 60-70 kk. Maksimiajan jälkeen ajoneuvoja ei voida lunastaa kaupungille vaan ne palautuvat ajoneuvojen omistajalle myytäväksi.

KL-Kuntahankintojen ajoneuvojen huoltoleasingpalvelusopimuksen palvelukuvaus on liitteellä 3 Arval Oy_Liite 1.2_Palvelukuvaus_29_9_2015.

Sopimuksen puitesopimuskumppani Arval Oy kilpailuttaa aina ajoneuvojen paikallisen jälleenmyyjän ja autot tilataan paikalliselta automyyjältä, hintataso riippuu automerkeittäin. Huoltoleasingsopimuksella hankittavien ajoneuvojen huolto- ja korjauspalveluihin tullaan käyttämään paikallisia ajonneuvojen merkkiliikkeitä. Kuten myös optiona hankittaviin palveluihin. Optiolla ajoneuvoille voidaan hankkia rengassäilytys- ja sijaisautopalvelu sekä polttoainekorttien hallinnointi. Liitteellä 4 on lueteltu Optiopalveluiden kustannukset.

KL-Kuntahankintta Oy:n Ajoneuvojen huoltoleasingsopimuksen liittymisen jälkeen ajoneuvot tilattaan puitesopimuskumppanilta Arval Oy:ltä, jonka kanssa kaupunki tekee asiakaskohtaisen sopimuksen. Palvelualueiden määrittämät yhteyshenkilöt tilaavat palvelualueen ajoneuvot.

Ajoneuvojen tilaamisprosessi: Arval Oy toimittaa kaupungille huoltoleasing-tarjouksen tai useita vaihtoehtoisia tarjouksia tilaajan hyväksyttäväksi. Tarjouksessa on yksilöity ajoneuvon merkki, malli, mahdolliset valinnaisvarusteet ja muut lisävarusteet. Arval Oy pyytää tarjouksen toimitetavasta ajoneuvosta mahdollisilta kaupungin alueella sijaitsevilta jälleenmyyjiltä.

Perustelut sopimukseen liittymiselle

Järvenpään kaupungin autoja on huollettu ja korjattu Järvenpään omana työnä. Palveluiden ulkoistuksen vuoksi ne jouduttaisiin hankkimaan ulkopuolisena palveluna.

KL-Kuntahankintojen ajoneuvojen huoltoleasingpalvelusopimus pystyy kattavasti tarjoamaan Järvenpään kaupungin tarvitsemia ajoneuvoja huoltopalveluineen. Tärkeänä asiana on, että palvelukuvauksen mukaisesti palveluntoimittaja on velvoitettu käyttämän ajoneuvojen hankintaan, huoltoihin ja korjauksiin paikallisia liikkeitä.

Huoltoleasingpalvelu sisältää: määräaikaishuollot ja -korjaukset, normaalista kulumisesta aiheutuneista korjauksiet, ajoneuvon jäännösarvoriskin, katsastus kustannukset, kesä- ja talvirenkaat vaihtotöineen. Hinaukset tai kuljetukset siltä osin kuin ne aiheutuvat ajoneuvon omistajan vastuulla olevasta syystä.

Järvenpään kaupungin tarvitsemat pakettiautot on varusteltava toiminnan edellyttämällä tavalla, pakettiautojen toimitusaika tilauksesta on noin 5-6 kk.

KL-Kuntahankinnat Oy on Suomen Kuntaliitto ry:n omistama vuonna 2008 perustettu valtakunnallinen yhteishankintayksikkö. KL-Kuntahankinnat kilpailuttaa asiakkaiden puolesta puitesopimuksia ja vastaa niiden sopimushallinnasta sekä toimittaja- ja asiakasyhteistyöstä. KL-Kuntahankinnat kattaa kilpailutusten riskit ja hoitaa valitusprosessien taloudelliset seuraamukset.  Yhteishankintayksikkö keskittyy kilpailutuksissa suurivolyymisiin yhteishankintoihin. Tuotekategorioita ovat energia, ict, sosiaali- ja terveys sekä muuta tavarat ja palvelut esim. elintarvikkeet ja hallintoon liittyvät suurivolyymiset hankinnat.

Nykyisten ajoneuvojen käytöstä poiston suunnitelma:

Nykyisen kaluston käytön poistossa selvitetään ensin kaupunkikonsernin sisäiset tarpeet/halukkuus vastaanottaa vanhaa kalustoa. Kaluston sisäisistä ja vastikkeetta tehtävistä siirroista päätetään kaupungin ohjeistuksen mukaisesti (KH 10.4.2017 §81 kaupungin toimintaohje myytävästä kalustosta). Käytöstä poistettavat ajoneuvot on lueteltu liitteessä 1.

Kalusto, jota ei voida hyödyntää kaupunkikonsernin sisällä huutokaupataan erikseen kilpailutettavan verkkopalvelun välityksellä.  Mikäli kalustoa jää kaupaksi ne huutokaupataan avoimella huutokaupalla.

Ehdotus

Esittelijä

  • Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää, että Järvenpään kaupunki liittyy KL-Kuntahankintojen kilpailuttamaan Ajoneuvojen huoltoleasingpalvelut sopimukseen KLKH115 2016-2020, tekee asiakaskohtaisen sopimuksen Arval Oy:n kanssa ajoneuvojen hankkimisesta sekä päättää, että nykyiset käytössä olevat ajoneuvot poistetaan käytöstä suunnitelman mukaisesti. 

Päätös

Hyväksyttiin.

Tiedoksi

talous- ja hallintojohtaja, kaupunkitekniikan johtaja, Järvenpään Veden toimitusjohtaja