Kaupunginhallitus, kokous 4.6.2018

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 156 Hallintosäännön muuttaminen / palvelualuejohtajien rekrytointi

JARDno-2018-1985

Aikaisempi käsittely

Valmistelija

Petja Harakka, kaupunginlakimies, petja.harakka@jarvenpaa.fi

Perustelut

Kaupunginvaltuuston kokouksessa 19.3.2018 valtuutettu Luuk teki kahdeksantoista muun valtuutetun kannattamana esityksen hallintosäännön muuttamisesta tietyiltä osin kuntalain 94 §:n 2 mom. mukaisella perusteella. Esitys kuulu seuraavasti: 

"Me allekirjoittaneet Järvenpään kaupungin valtuutetut pyydämme, että kaupunginvaltuustolle valmistellaan kuntalain 94 § toisen momentin mukaisesti Järvenpään kaupungin nykyisen hallintosäännön muuttaminen kiireellisesti siten, että ne virat jotka hallintosäännön mukaan ovat valtuuston päätäntävallassa, niin niiden virkojen lakkauttamiset, pätevyysvaatimukset ja auki julistaminen ovat jatkossa ainoastaan kaupunginvaltuuston päätettävissä."

Käsittelyt kaupunginhallituksessa

Asiaa on käsitelty ylimääräisessä kaupunginhallituksen kokouksessa 16.4.2018 iltakouluasiana. Hallitukselle on tuolloin esitelty kaksi vaihtoehtoista mallia hallintosäännön muuttamiseksi. Valmistelua on jatkettu hallituksen tuolloin esittämien linjausten perusteella. 

Kaupunginhallitus on käsitellyt asiaa uudelleen kokouksessaan 7.5.2018 § 114, jossa asia palautettiin valmisteluun siten, että viranhaltijat antavat asiasta toukokuun valtuustossa infon valmistelun vaihtoehdoista ja tämän jälkeen asia tuodaan päätettäväksi seuraavaan valtuustoon kesäkuussa. Valmisteluohjeena hallitus linjasi lisäksi, että palvelualuejohtajan rekrytoinnin valmistelussa henkilöstöasiainjaosto toimii laajennetussa kokoonpanossa siten, että kaikki valtuustoryhmät ovat edustettuina.

Asian palauttamisella valmisteltavaksi halutaan antaa valtuutetuille mahdollisuus riittävään keskusteluun hallintosäännön muuttamisen vaihtoehdoista ja sisällöstä kaupunginvaltuuston toukokuun kokouksessa.

Hallituksen tiedonanto kaupunginvaltuustolle

Hallintosäännön 87 §:n mukaan kaupunginhallitus voi päättää antaa tiedonannon valtuustolle ennakkoon valmisteltavana olevasta asiasta. Tiedonannon johdosta valtuustolla on mahdollisuus käydä lähetekeskustelu. Päätöstä tiedonannon johdosta ei tehdä.

Kaupunginhallitus käsittelee tiedoksiantoasiaa kokouksessaan 14.5.2018 ja tämän kokouksen päätös täydennetään mukaan kaupunginvaltuuston esityslistalle heti päätöksenteon jälkeen.

Ehdotus

Esittelijä

Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää ehdottaa, että kaupunginvaltuusto merkitsee tiedoksi kaupunginhallituksen tiedoksiannon hallintosäännön valmistelusta ja käy asiasta lähetekeskustelun.

Käsittely:

Päätettiin yksimielisesti korjata esittelytekstiä teknisenä korjauksena ja poistettiin ylimääräinen sana "valtuustoseminaarissa" kolmanneksi viimeisestä kappaleesta.

Kappale ennen muutosta:

Asian palauttamisella valmisteltavaksi halutaan antaa valtuutetuille mahdollisuus riittävään keskusteluun hallintosäännön muuttamisen vaihtoehdoista ja sisällöstä kaupunginvaltuuston valtuustoseminaarissa sekä toukokuun kokouksessa.

Kappale muutoksen jälkeen:

Asian palauttamisella valmisteltavaksi halutaan antaa valtuutetuille mahdollisuus riittävään keskusteluun hallintosäännön muuttamisen vaihtoehdoista ja sisällöstä kaupunginvaltuuston toukokuun kokouksessa.

Päätös

Hyväksyttiin.

Valmistelija

Petja Harakka, kaupunginlakimies, petja.harakka@jarvenpaa.fi
Päivi Autere, henkilöstöjohtaja, paivi.autere@jarvenpaa.fi

Perustelut

Valtuutettujen esitys asian ottamisesta käsittelyyn

Kaupunginvaltuuston kokouksessa 19.3.2018 valtuutettu Luuk teki kahdeksantoista muun valtuutetun kannattamana esityksen hallintosäännön muuttamisesta tietyiltä osin kuntalain 94 §:n 2 mom. mukaisella perusteella. Esitys kuulu seuraavasti:

"Me allekirjoittaneet Järvenpään kaupungin valtuutetut pyydämme, että kaupunginvaltuustolle valmistellaan kuntalain 94 § toisen momentin mukaisesti Järvenpään kaupungin nykyisen hallintosäännön muuttaminen kiireellisesti siten, että ne virat jotka hallintosäännön mukaan ovat valtuuston päätäntävallassa, niin niiden virkojen lakkauttamiset, pätevyysvaatimukset ja auki julistaminen ovat jatkossa ainoastaan kaupunginvaltuuston päätettävissä."

Kuntalain 94 § käsittelee valtuuston kokoontumista. Sen toisen momentin mukaan: "Valtuusto on kutsuttava koolle myös kunnanhallituksen tai vähintään neljäsosan valtuutetuista sitä pyytäessä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällainen asia on valmisteltava kiireellisesti."

Käsittelyaikataulu

Kuntalaki - tausta ja tulkinnat -teoksen mukaan (Harjula -Prättälä, 2015, s. 645) "Kunnanhallituksella tai vähintään neljäsosalla valtuutetuista on oikeus saada valtuusto koolle ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Säännöksen taustalla on lähinnä se, että valtuutetut voivat saada valtuuston käsittelyyn asian, joka ei muuten olisi tulossa valtuustoon. Asia voi olla myös sellainen, joka ei kuulu valtuuston toimivaltaan kunnan sisäisessä työnjaossa. Jos muodollinen toimivalta on muulla viranomaisella, valtuuston käsittely ja kannanotto ovat luonteeltaan poliittista ohjausta. Tällainen tavanomaisesta kokousaikataulusta poikkeava asia on yleensä kiireellinen. Tämän vuoksi laissa on nimenomaisesti säädetty asian kiireellisestä valmistelusta. Valmistelu kuuluu yleensä kunnanhallitukselle (ks. poikkeukset 93 §:n kohdalla). Kiireellisen valmistelun vaatimus ei kuitenkaan tarkoita, että tavanomaisesta kokousaikataulusta pitäisi aina poiketa."

Valtuutettujen kuntalain 94 §:n mukaisella perusteella tekemä esitys asian ottamisesta valtuuston käsiteltäväksi on lähtökohtaisesti käsiteltävä kiireellisenä. Käsittelyaikataulun suunnittelussa on kuitenkin otettava huomioon millaisesta asiasta on kyse, paljonko se vaatii valmistelua ja onko se mahdollista ottaa käsittelyyn tavanomaisen kokousaikataulun puitteissa. Nyt käsillä oleva hallintosäännön muuttaminen palvelualuejohtajavalintojen osalta on mahdollista käsitellä tavanomaisessa käsittelyaikataulussa toukokuun valtuuston kokouksessa, koska huhti-toukokuussa ei tehdä palvelualuejohtajien rekrytointeja. Hallintosäännön mukaan kaupunginvaltuusto päättää kaupunginjohtajan ja palvelualuejohtajien valinnasta.

Nykytilanne

Valtuutettujen esitys koskee käytännössä palvelualuejohtajien valintaprosessia, koska hallintosäännön mukaan kaupunginvaltuusto valitsee kaupunginjohtajan ja palavelualuejohtajat.

Hallintosäännön 2 luvun 14 §:n mukaan henkilöstöasiainjaoston tehtävänä on vastata valtuusto- tai hallitustason päätöksiä edellyttävien rekrytointien ja muiden henkilöstöasioiden valmistelusta sekä päättää kaupunginvaltuuston ja -hallituksen valitsemien viranhaltijoiden virkasuhteen ehdoista ja kelpoisuusehdoista huomioiden lainsäädännössä kyseiseen tehtävään asetetut mahdolliset kelpoisuusehdot.

Kaupunginjohtajan palvelussuhteen luonteesta ja kelpoisuusehdoista päättää kuitenkin kaupunginvaltuusto ja rekrytoinnin valmistelusta kaupunginhallitus.

Hallintosäännön 4 luvun 45 §:n mukaan viran julistaa haettavaksi se, jonka tehtävänä on valita viranhaltija avoinnan olevaan virkaan. Viran, johon kaupunginvaltuusto tai kaupunginhallitus valitsee viranhaltijan, julistaa kuitenkin haettavaksi kaupunginhallituksen henkilöstöasiainjaosto.

Edellisestä poiketen kaupunginjohtajan rekrytoinnin valmistelusta päättää kuitenkin kaupunginhallitus.

Kaupunginvaltuusto valitsee kaupunginjohtajan ja palvelualuejohtajat. Edellä mainittujen viranhaltijoiden valinnasta enintään yhdeksi vuodeksi päättää kuitenkin kaupunginhallitus.

Nykyisellään henkilöstöasiainjaoston tehtäviin kuuluu palvelualuejohtajien valintaprosessin osalta seuraavat toimenpiteet:

Ennen hakuaikaa

  • Julistaa virka auki
  • Päättää kelpoisuudesta
  • Päättää palkasta ja muista palvelussuhteen ehdoista

Viran auki julistamisen yhteydessä päätetään

  • Hakuaika
  • Koko rekryprosessin aikataulu
  • Osaamisprofiili
  • Hakukuulutuksen sisältö

Hakuajan päättymisen jälkeen

  • Päättää haastatteluun kutsuttavat
  • Haastattelee hakijat
  • Päättää henkilöarviointiin lähetettävät
  • Kuulee henkilöarvioinnin tulokset
  • Tekee esityksen valittavasta henkilöstä kaupunginhallitukselle (ja edelleen kaupunginvaltuustolle)

Nykykäytännön mukaan palvelualuejohtajan valintaprosessi kestää noin kaksi  kolme kuukautta.

Ehdotetut muutokset hallintosääntöön

Kaupunginvaltuusto on käynyt hallintosäännön muuttamisen vaihtoehdoista lähetekeskustelun kokouksessaan 21.5.2018.

Kaupunginvaltuuston lähetekeskustelun jälkeen asian valmistelussa on päädytty siihen, että kaupunginvaltuusto päättäisi seuraavista asioista:

  • Palvelualuejohtajan ja kaupunginjohtajan virkojen perustamisesta ja lakkauttamisesta
  • Palvelualuejohtajan viran kelpoisuusehdoista
  • Tekee periaatepäätöksen palvelualuejohtajan viran auki julistamisesta
  • Antaa rekryprosessin käytännön valmistelutehtävän laajennetulle henkilöstöasiainjaostolle

Valittaessa palvelualuejohtajaa henkilöstöasiainjaosto toimii laajennetussa kokoonpanossa kaupunginhallituksen nimeämänä. Laajennettuun kokoonpanoon nimetään mukaan edellisissä kunnallisvaaleissa ehdokkaita asettaneiden ja läpi saaneiden ryhmien edustajat, mikäli kyseisillä ryhmillä ei ennestään ole edustajaa henkilöstöasiainjaostossa.

Lisäksi kaupunginjohtajan valinnasta, palvelussuhteen luonteesta ja kelpoisuusehdoista päättäisi edelleen kaupunginvaltuusto. Kokonaisuudessaan palvelualuejohtajan valintaprosessin kesto  olisi tässä mallissa neljästä kuuteen kuukautta.

Kokonaisuudessaan palvelualuejohtajan valintaprosessi etenisi seuraavalla tavalla:

Ennen hakuaikaa:

Henkilöstöasiainjaosto (laajennettu)

  • Ehdottaa viran auki julistamista kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle
  • Ehdottaa viran kelpoisuutta kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle
  • Päättää palkasta ja muista palvelussuhteen ehdoista

Kaupunginhallitus

  • Ehdottaa kaupunginvaltuustolle viran auki julistamista
  • Ehdottaa kaupunginvaltuustolle viran kelpoisuusehtoja

Kaupunginvaltuusto

  • Päättää viran kelpoisuusehdoista ja auki julistamisesta (periaatepäätös)

Viran auki julistamisen jälkeen:

Henkilöstöasiainjaosto (laajennettu) päättää

  • Hakuajan
  • Koko valintaprosessin aikataulun
  • Osaamisprofiilin
  • Hakukuulutuksen sisällön

Hakuajan päättymisen jälkeen:

Henkilöstöasiainjaosto (laajennettu)

  • Päättää haastatteluun kutsuttavat
  • Haastattelee hakijat
  • Päättää henkilöarviointiin lähetettävät
  • Kuulee henkilöarvioinnin tulokset
  • Tekee kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle ehdotuksen valittavasta henkilöstä

Kaupunginhallitus

  • Ehdottaa kaupunginvaltuustolle valittavan henkilön

Kaupunginvaltuusto

  • Tekee päätöksen valinnasta
  • Haastattelee halutessaan kärkiehdokkaat

Hallintosääntöön on tässä yhteydessä lisätty maininnat vasta perustetusta viestintäjohtajasta.

Hallintosääntöön ehdotetut muutokset kohdistuvat §: 14 henkilöstöasiainjaoston tehtävät (s. 12), 36 Konsernipalvelut -yksikkö (s. 22),  44 virkojen perustaminen ja kelpoisuusehdot (s. 26), 45 henkilöstövalinnat, koeaika ja palvelussuhteen päättyminen (s. 26) ja 47 Virka-, työ- ja perhevapaan myöntäminen ja muista palvelussuhdeasioista päättäminen (s.27).

Ehdotus

Esittelijä

Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää ehdottaa, että kaupunginvaltuusto päättää

  • hyväksyä liitteessä 1 merkityt muutokset hallintosääntöön
  • hyväksyä edellä esittelytekstissä kuvatut periaatteet koskien palvelualuejohtajien valintaprosessia
  • että hallintosäännön muutos tulee voimaan 1.8.2018

Päätös

Jätettiin pöydälle.

Valmistelija

  • Petja Harakka, kaupunginlakimies, petja.harakka@jarvenpaa.fi
  • Päivi Autere, henkilöstöjohtaja, paivi.autere@jarvenpaa.fi

Ehdotus

Esittelijä

  • Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää ehdottaa, että kaupunginvaltuusto päättää

  • hyväksyä liitteessä 1 merkityt muutokset hallintosääntöön
  • hyväksyä edellä esittelytekstissä kuvatut periaatteet koskien palvelualuejohtajien valintaprosessia
  • että hallintosäännön muutos tulee voimaan 1.8.2018

Päätös

Hyväksyttiin.

Tiedoksi

KV