Kaupunginhallitus, kokous 29.3.2021

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 79 Työterveyshuollon hankintapäätös 2021-2027   

JARDno-2020-19

Aikaisempi käsittely

Yhteistyötoimikunta, 20.10.2020

Valmistelija

Tuija Ahonen, työhyvinvointipäällikkö, tuija.ahonen@jarvenpaa.fi

Perustelut

Järvenpään kaupungin työterveyshuollon kilpailutusta on valmisteltu alkuvuodesta 2020. Tavoitteena on sekä kustannustehokas että vaikuttava työterveyshuolto. 

Valmisteluun on kuulunut Hanselin työterveyshuoltopalveluiden DPS -järjestelmän valmistelu yhteistyössä Hanselin ja muiden kehittäjäkuntien kanssa. Tämä Hanselin DPS -järjestelmä on valmistunut ja kaupunki tullee kilpailuttamaan työterveyshuollon palvelunsa tämän hankintajärjestelmän sisällä. Hanselin kautta kilpailuttaminen on mahdollistunut Hanselin ja Kuntahankintojen yhdistyttyä vuonna 2019. Työterveyshuollon palveluista ei kuitenkaan aiemmin ole ollut Hanselilla kunta-organisaatioiden hankintajärjestelmää. 

Järvenpään kaupungin työterveyshuollon kilpailutuksen valmistelu on edennyt siihen vaiheeseen, että asiaa on tarkoituksenmukaista esitellä yhteistyötoimikunnalle. Kilpailutukseen liittyy tavoite työterveyshuoltosopimuksen laajentamisesta kattavammin ns Kela2 -korvausluokkaan eli sairaanhoidollisiin palveluihin. Kapungin taloudellisen tilanteen vuoksi ei kuitenkaan ole mahdollista kasvattaa kaupungin budjetissa kuluja, vaan työterveyshuolto sopimuksen laajentaminen tulee toteutua kustannusneutraalisti. 

Liitetiedoston aineistossa on esitelty kustannusten muutokset laajennetussa työterveyshuoltosopimukseen,, miten ne on tarkoitus kustannusneutraalisti kattaa ja mitkä ovat suunnitelmat uuden työterveyshuoltopalveluiden sisällöksi sekä mikä on valmistelun ja käyttöönoton suunniteltu aikataulu. 

Ehdotus

Esittelijä

Merja Soosalu, henkilöstöjohtaja, merja.soosalu@jarvenpaa.fi

Yhteistyötoimikunta merkitsee tiedoksi suunnitelman työterveyshuoltopalveluiden kilpailuttamisesta, työterveyshuoltopalveluiden sopimuksen laajentamisesta ja laajentamisesta aiheutuvien kulujen kattamisesta kustannusneutraalisti.

Käsittely; 

Tämä pykälä käsiteltiin §33 jälkeen.

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

Valmistelija

  • Petra Pantsar, hankintapäällikkö, petra.pantsar@jarvenpaa.fi

Perustelut

TAUSTAA JÄRVENPÄÄN TYÖTERVEYSPALVELUISTA

Järvenpään kaupungilla on voimassa työterveyshuollon palvelusopimus Aavan kanssa. Tämä sopimus on kilpailutettu itsenäisesti vuonna 2017. Kaupunginhallitus on tehnyt siitä päätöksen 27.3.2017 § 58 valita työterveyshuoltopalveluiden tuottajaksi Lääkärikeskus Aava Oy:n ja työterveyshuolto yhteistyö käynnistyi nykyisen palvelusopimuksen puitteissa 1.9.2017. Tätä ennen Järvenpään kaupungin työterveyshuoltopalvelut oli organisoitu integroituna työterveyshuoltona.

Nykyinen työterveyshuoltosopimus painottuu vahvasti ennaltaehkäisevään työterveyshuoltoon (Kela1) ja sen osuus kaupungin työterveyshuollon kustannuksista on koko nykyisen sopimuskauden ollut noin 80%. Työterveyshuollon kilpailutus on käynnistetty halusta varmistaa kaupungin työkykyjohtaminen modernin työterveyshuollon palvelutarjoaman avulla. On myös tunnistettu työterveyshuollon sairaanhoidollisen palveluiden (Kela2) merkityksestä sekä työkykyjohtamiselle, kustannuksille ja myös työnantajakuvalle sekä pito- että vetovoimatekijänä.

TAUSTAA HANKINNAN VALMISTELUSTA

Työterveyshuollon kilpailutuksen valmistelu on aloitettu Järvenpään kaupungilla vuoden 2020 alussa. Valmistelijat sekä hankintapalveluissa että hr-palveluissa ovat kartoittaneet kilpailutuksen mahdollisuuksia joko itsenäisesti tai Hansel Oy:n työterveyshuollon dynaamisen hankintajärjestelmän (dps) sisäisenä kilpailutuksena.

Hanselilla on ollut vuosia työterveyshuollon dps käytössä valtion virastoille. Kunnilla ei ole ollut vastaavaa Kuntahankintojen tai Hanselin puitteissa. Kunnille avoin työterveyshuollon palveluiden dps valmisteltiin yhteistyössä Hansel Oy:n ja muutamien Suomen kuntien kanssa vuoden 2020 aikana siten että dps astui voimaan syksyllä 2020. Järvenpään kaupunki oli mukana tässä työskentelyssä.

Järvenpään kaupunki valmisteli syksystä 2020 alkaen Järvenpään kaupungin kilpailutuksen Hansel Oy:n dps:n sisäisenä kilpailutuksena. Saman aikaisesti varmistettiin rahoitus talousarviovalmistelun yhteydessä kasvattaa työterveyshuollon kustannuksia niin, että on mahdollista hankkia työterveyshuollon palveluita nykyistä sopimusta laajemmin sairaanhoidollisissa palveluissa. Laajennetun palvelun kustannuksiksi on arvioitu 550 000€ /vuosi kattaen sekä ennaltaehkäisevän (Kela1) ja sairaanhoidollisen (Kela2) työterveyshuollon kustannukset. Työterveyshuollon kasvaneet kustannukset katetaan muuta toimintaa järjestelemällä eli nämä kustannukset eivät ole kasvattaneet Järvenpään kaupungin kustannuksia.

Kaupungin kilpailutuksen valmistelu on tehty yhteistyössä henkilöstöjärjestöjen kanssa. Asiaa on käsitelty yhteistyötoimikunnassa valmistelun edetessä ja henkilöstöjärjestöjen ja työsuojeluvaltuutetut ovat olleet valmistelussa aktiivisesti mukana. Työterveyshuollon palveluiden sisältöä on käsitelty kaupungin johtoryhmässä sekä kaupunginhallituksen iltakoulussa valmistelun aikana.

HANKINTAMENETTELY

Järvenpään kaupunki on julkaissut työterveyshuollon palveluita koskevan EU-kynnysarvon ylittävän hankintailmoituksen Hansel Oy:n työterveyshuollon dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä 5.2.2021.

Tarjouspyyntöasiakirjat julkaistiin Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa, myös tarjoukset oli lähetettävä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin kautta.

Määräaikaan 7.3.2021 klo 16.00 mennessä kirjallisen tarjouksensa jättivät seuraavat tarjoajat:

- Lääkärikeskus Aava Oy

- Mehiläinen Oy

- Suomen Terveystalo Oy

- Uudenmaan Työterveys Oy

Myöhästyneitä tarjouksia ei tullut.

Hansel Oy vastaa dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksyttyjen tarjoajien soveltuvuudesta. Hankintayksikkö suoritti tarjousten avaamisen jälkeen seuraavat työvaiheet:

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Mehiläisen, Lääkärikeskus Aavan ja Uudenmaan Työterveyden tarjouksiin pyydettiin täsmennystä alihankkijaluetteloiden osalta sekä Aavalta demovideon osalta. Uudenmaan työterveydeltä varmistettiin ovatko listatut alihankkijat Hansel Oy:n hyväksymiä. Mehiläiseltä ja Lääkärikeskus Aavalta varmistettiin, oliko alihankkijaluettelo unohtunut vahingossa. Lääkärikeskus Aavalta varmistettiin lisäksi, ovatko demovideossa prototyypiksi merkatut ominaisuudet käytössä 1.9.2021. Kaikki täsmennykset saapuivat ajoissa ja kaikilta tarjoajilta on nyt tarjouksien liitteenä Hansel Oy:n hyväksymä luettelo alihankkijoista.

Järjestelmän käytettävyydestä oli vertailussa mahdollista saada viisi (5) pistettä, mikäli pystyi esittämään 3 suositusta muilta asiakkailta. Referenssien piti olla viimeisen kahden (2) vuoden ajalta ja asiakkailta, joiden henkilöstömäärä oli vähintään 250. Kaikki annetut referenssit tarkastettiin ja pisteet todennettiin oikeiksi.

Tarjousten vertailu,

Hankinnan ratkaisuperusteena oli paras hinta-laatusuhde, hinta 60% ja laatu 40% painotuksilla. Ensimmäisenä tarkastettiin tarjoajien muiden asiakkaiden antamat suositukset työkykyjohtamisen järjestelmän käytettävyydestä. Jokainen referenssi vahvistettiin sähköpostitse.

Toiseksi Järvenpään kaupungin työntekijöistä koostuva raati arvioi järjestelmädemovideot tarjouspyynnössä ilmoitettujen kriteerien mukaisesti. Raadissa oli mukana kaksi esihenkilöiden edustajaa, kaksi HR:n edustajaa sekä kaksi työntekijöiden edustajaa. Raati näki muut pisteet vertailutaulukossa vasta arvioinnin jälkeen.

Hankinnan ratkaisuperuste ja ratkaisu

Vertailun lopputulos (vertailutaulukko liitteenä):

  1. Suomen Terveystalo Oy 100 pistettä
  2. Mehiläinen Oy 98,280 pistettä
  3. Lääkärikeskus Aava Oy 68,342 pistettä
  4. Uudenmaan Työterveys Oy 65,279 pistettä

Kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana.

Sopimus allekirjoitetaan vasta odotusajan päätyttyä. Sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet.

Taloudelliset vaikutukset

Hankinnan budjetoitu arvo / vuosi on 550 000 €. Voittaneen tarjoajan kokonaistarjous on arvoltaan 394 101,50 € / vuosi ja koko sopimuskaudella 1.9.2021 - 31.8.2027 2 364 609 € perustuen kaupungin tarjouspyynnössään ilmoittamiin arvioihin työterveyshuollon vuosittaisista volyymeista.

 

Toimivalta

Voimassa olevien rahamääräisten ratkaisuvaltarajojen mukaan koko kaupunkia koskevassa sopimuksessa, jossa useampivuotisten ostojen hankintapäätöksen tekijä määräytyy hankinnan kokonaisarvon mukaan ja jossa hankinnan arvo on yli 500 000 euroa, toimivalta on kaupunginhallituksella.

MS

Ehdotus

Esittelijä

  • Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää:

  1. valita työterveyspalveluiden tuottajaksi Suomen Terveystalo Oy:n.
  2. että kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana.
  3. että hankinnasta tehdään sopimus ajalle 1.9.2021 - 31.8.2027.
  4. että sopimus allekirjoitetaan vasta, kun odotusaika on päättynyt. Sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sopimuksen allekirjoittaneet.
  5. valtuuttaa henkilöstöjohtajan allekirjoittamaan hankintasopimuksen.
  6. valtuuttaa henkilöstöjohtajan irtisanomaan työterveyshuollon nykyisen palvelusopimuksen.

 

Käsittely

Tämä asia käsiteltiin § 88 jälkeen.

Kokoustauko 20.17 - 20.22.

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

Tiedoksi

Kaupungin johtoryhmät, sinetti, työsuojelupäällikkö, työsuojeluvaltuutetut, tarjoajat (tarjoajille tiedoksianto lähetetään hankintajärjestelmästä)

Liitteet

Tarjouspyyntö.pdf (pdf, 298 kt)
 Vertailutaulukko (ei vielä julkinen JulkL 7§ 2 mom)
Salassa pidettävä, JulkL 6 § 1 mom 3 k