Kaupunginhallitus, kokous 28.10.2019

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 267 Kaupungin omistamien kiinteistöjen vuokrausperiaatteet ja hakuprosessi

JARDno-2019-1387

Aikaisempi käsittely

Hyvinvointilautakunta, 9.5.2019

Valmistelija

Jari Lausvaara, vapaa-aika- ja osaamispalvelujen johtaja, jari.lausvaara@jarvenpaa.fi

Perustelut

 

Järvenpään kaupunki omistaa yli neljäkymmentä kiinteistöä ja muuta tilaa, jotka on vuokrattu pääosin yhdistysten ja järjestöjen käyttöön. Tiloja tarjoamalla kaupunki tukee asukkaiden hyvinvointia ja yhteisöjen aktiivisuutta. Tiloja ei kuitenkaan ole riittänyt kaikille halukkaille.  Myös nykyiset vuokralaiset ovat keskenään eri asemassa, koska vuokrausperusteet ja -sopimukset ovat erilaisia.

Tehdyn selvitystyön tavoitteena on ollut laatia kaupungin ulosvuokrattaville tiloille tasapuoliset ja läpinäkyvät vuokrausperusteet sekä avoin hakuprosessi. Pyrkimyksenä on, että jatkossa yhä useampi toimija pääsee hyödyntämään kaupungin tiloja, kun niiden käyttöä tehostetaan ja hakuprosessista tulee avoin.

Vuokrausperiaatteita, hakuprosessia ja toimivia käytänteitä on työstetty useilla foorumeilla: kaupunginhallituksen iltakoulussa, sivistyksen- ja vapaa-ajan lautakunnan iltakoulussa, talousjaostossa, kiinteistöallianssin johtoryhmässä sekä kahdessa nykyisille vuokralaisille ja kuntalaisille suunnatussa työpajassa 19. ja 26.11.2018.

Selvitystyö on tuottanut ehdotukset tilavuokrien yleisistä hinnoitteluperusteista, periaatteista ja kriteereistä, joilla kaupunki vuokraa tiloja eri toimijoille, vuokrasubvention huomioisesta avustuksina sekä tilojen avoimesta hakuprosessista.

Mikäli hyvinvointilautakunta ja kaupunginhallitus hyväksyvät vuokratilojen vuokrausperiaatteet, tulee muutos huomioida vuoden 2020 talousarviovalmistelussa ja palvelulalueen käyttötaloudessa.

 

 

Ehdotus

Esittelijä

Marju Taurula, palvelualuejohtaja, marju.taurula@jarvenpaa.fi

 

Hyvinvointilautakunta päättää esittää, että kaupunginhallitus päättää

  1. hyväksyä kaupungin omistamien tilojen vuokrien yleiset hinnoitteluperusteet 1.8.2019 lukien liitteen mukaisesti.
  2. hyväksyä vuokratilan huomioimisen tila-avustuksina toiminta- ja kohdeavustusten yhteydessä vuodesta 2020 alkaen.
  3. valtuuttaa viranhaltijat tarkistamaan voimassaolevat vuokrasopimukset ja tarvittaessa sopimaan vuokrausehdoista hyväksyttyjä hinnoitteluperusteita vastaaviksi.
  4. hyväksyä vuokratilan myöntämisen arviointikriteerit, hakuprosessin ja aikataulun liitteen mukaisesti.
  5. valtuuttaa viranhaltijat irtisanomaan toistaiseksi voimassa olevat vuokrasopimukset päättymään 31.8.2020 siten, että
  • näin vapautuvat tilat ovat avoimesti haettavissa keväällä 2020 ja vuokrattavissa määräaikaisesti kuudeksi vuodeksi.
  • vuokrakohteet huomioidaan vuoden 2020 talousarviovalmistelussa omana kehyksenään ja palvelulalueen käyttötaloudessa

 

 

Päätös

 

Hyväksyttiin

 

 

Kaupunginhallitus, 27.5.2019

Valmistelija

Jari Lausvaara, vapaa-aika- ja osaamispalvelujen johtaja, jari.lausvaara@jarvenpaa.fi

Perustelut

MT

Ehdotus

Esittelijä

Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää

  1. hyväksyä kaupungin omistamien tilojen vuokrien yleiset hinnoitteluperusteet 1.8.2019 lukien liitteen mukaisesti.
  2. hyväksyä vuokratilan huomioimisen tila-avustuksina toiminta- ja kohdeavustusten yhteydessä vuodesta 2020 alkaen.
  3. valtuuttaa viranhaltijat tarkistamaan voimassaolevat vuokrasopimukset ja tarvittaessa sopimaan vuokrausehdoista hyväksyttyjä hinnoitteluperusteita vastaaviksi.
  4. hyväksyä vuokratilan myöntämisen arviointikriteerit, hakuprosessin ja aikataulun liitteen mukaisesti.
  5. valtuuttaa viranhaltijat irtisanomaan toistaiseksi voimassa olevat vuokrasopimukset päättymään 31.8.2020 siten, että
  • näin vapautuvat tilat ovat avoimesti haettavissa keväällä 2020 ja vuokrattavissa määräaikaisesti kuudeksi vuodeksi.
  • vuokrakohteet huomioidaan vuoden 2020 talousarviovalmistelussa omana kehyksenään ja palvelulalueen käyttötaloudessa

Päätös

Kaupunginhallitus päättää palauttaa asian uudelleen valmisteluun lisäselvityksiä varten.

Talousjaosto, 26.9.2019

Valmistelija

Jari Lausvaara, vapaa-aika- ja osaamispalvelujen johtaja, jari.lausvaara@jarvenpaa.fi

Perustelut

Valmisteilla olevan kaupunkistrategian mukaisesti kaupunki tarjoaa asukkaiden, yritysten ja järjestöjen käyttöön monipuolisia tapahtuma- ja toimintapaikkoja sekä toiminnan edellytyksiä. Järvenpään kaupunki omistaa neljäkymmentäviisi (45) kiinteistöä ja muuta tilaa, jotka on vuokrattu pääosin yhdistysten ja järjestöjen käyttöön. Tiloja tarjoamalla kaupunki tukee asukkaiden hyvinvointia ja yhteisöjen aktiivisuutta. Tiloja ei kuitenkaan ole riittänyt kaikille halukkaille. Myös nykyiset vuokralaiset ovat keskenään eri asemassa, koska vuokrausperusteet ja -sopimukset ovat erilaisia.

Tehdyn selvitystyön tavoitteena on ollut laatia kaupungin ulosvuokrattaville tiloille tasapuoliset ja läpinäkyvät vuokrausperusteet sekä avoin hakuprosessi. Pyrkimyksenä on, että jatkossa yhä useampi toimija pääsee hyödyntämään kaupungin tiloja, kun niiden käyttöä tehostetaan ja hakuprosessista tulee avoin.

Vuokrausperiaatteita, hakuprosessia ja toimivia käytänteitä on työstetty useilla foorumeilla: kaupunginhallituksen iltakoulussa, sivistyksen- ja vapaa-ajan lautakunnan iltakoulussa, talousjaostossa, kiinteistöallianssin johtoryhmässä sekä kahdessa nykyisille vuokralaisille ja kuntalaisille suunnatussa työpajassa 19. ja 26.11.2018.

Selvitystyö on tuottanut ehdotukset tilavuokrien yleisistä hinnoitteluperusteista, periaatteista ja kriteereistä, joilla kaupunki vuokraa tiloja eri toimijoille, vuokrasubvention huomioisesta avustuksina sekä tilojen avoimesta hakuprosessista. Hyvinvointilautakunta 9.5.2019 § 27 esittää kaupunginhallitukselle hyväksyttäväksi kaupungin omistamien tilojen vuokrausperiaatteet ja tarvittavien muutosten huomioimista 2020 talousarviovalmistelussa ja palvelualueen käyttötaloudessa.

Osana vuoden 2020-2023 talousohjelman laadintaa selvitystä on laajennettu (liitteenä) koskemaan kaikkia kaupungin myöntämiä avustuksia, jotta voidaan muodostaa kokonaiskuva yhteisöille myönnettävistä erilaisista tuista ja avustuksista. Kaupungin taloustilanne edellyttää tilankäytön tehostamista, mihin liittyen talousohjelmakäsittelyn yhteydessä päätetään myös ns. jalostettavista kiinteistöistä ja tilaomistuksista luopumisesta. Tiloista luopuminen vaikuttaa välittömästi asukkaille, yrityksille ja järjestöille luovutettavissa olevien tilojen määrään ja edellyttää tilojen luovuttamisen periaatteiden ja hakuprosessin uudelleenmäärittelyä, jotta tiloja voidaan edelleen tarjota strategian mukaisesti halukkaiden käyttöön. 

Ehdotus

Esittelijä

Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi

Talousjaosto esittää kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi

  1. kaupungin omistamien tilojen vuokrien yleiset hinnoitteluperusteet ja niiden soveltamislinjaukset 1.1.2020 lukien liitteen mukaisesti
  2. vuokratilan huomioimisen ns. tila-avustuksina v. 2020, jotka ilmoitetaan toiminta- ja kohdeavustusten yhteydessä
  3. valtuuttaa viranhaltijat tarkistamaan voimassaolevat vuokrasopimukset ja tarvittaessa sopimaan vuokrausehdoista hyväksyttyjä hinnoitteluperusteita vastaaviksi
  4. vuokratilan myöntämisen yleiset arviointikriteerit ja hakuprosessin

 

Käsittely
Vapaa-aika- ja osaamispalvelujen johtaja Jari Lausvaara vastasi kokouksessa asiasta nousseisiin kysymyksiin.

Keskustelun kuluessa esittelijä täsmensi liitettä 1 siten, että 

vuokrien yleisissä hinnoitteluperusteissa
o  korissa A voidaan huomioida markkinavuokrataso ja mikäli se on kustannuksia alempi, tulee käynnistää toimenpiteet rakennuksesta luopumiseksi kaupungin maapoliittiset intressit huomioiden
o  korien B ja C vuokraperusteisiin lisätään pääomakulut.

Esittelijä täsmensi päätösehdotuksensa kuulumaan seuraavasti:

Talousjaosto esittää kaupunginhallitukselle, 
että kaupunginhallitus hyväksyy täsmennetyn liitteen 1 mukaisesti 
1. kaupungin omistamien tilojen vuokrien yleiset hinnoitteluperusteet ja niiden 
 soveltamislinjaukset 1.1.2020 lukien liitteen mukaisesti

2. vuokratilan huomioimisen ns. tila-avustuksina v. 2020, jotka ilmoitetaan toiminta- ja kohdeavustusten yhteydessä
3. valtuuttaa viranhaltijat tarkistamaan voimassaolevat vuokrasopimukset ja tarvittaessa sopimaan vuokrausehdoista hyväksyttyjä hinnoitteluperusteita vastaaviksi
4. vuokratilan myöntämisen yleiset arviointikriteerit ja hakuprosessin, ja

että kaupunginhallitus päättää tila-avustuksista lisäksi seuraavaa:

5. Vuoden 2020 tila-avustuksen budjetti määritellään nykyisen suuruisena tilakohtaisesti. Tilasubventiot puolitetaan vuoden 2021 alusta siten, että tiloissa toimiville osoitetaan tarvittaessa vaihtoehtoinen, edullisempi tila. Määrärahamuutos sisällytetään hyvinvoinnin palvelualueen talousarviokehykseen sisäisenä eränä. 
 

Päätös

Hyväksyttiin esittelijän täsmennetyn esityksen mukaisesti.

Valmistelija

  • Jari Lausvaara, vapaa-aika- ja osaamispalvelujen johtaja, jari.lausvaara@jarvenpaa.fi

Perustelut

Talousjaosto 26.9.2019 § 24

Kuvaus

Valmisteilla olevan kaupunkistrategian mukaisesti kaupunki tarjoaa asukkaiden,​ yritysten ja järjestöjen käyttöön monipuolisia tapahtuma-​ ja toimintapaikkoja sekä toiminnan edellytyksiä. Järvenpään kaupunki omistaa neljäkymmentäviisi (45) kiinteistöä ja muuta tilaa,​ jotka on vuokrattu pääosin yhdistysten ja järjestöjen käyttöön. Tiloja tarjoamalla kaupunki tukee asukkaiden hyvinvointia ja yhteisöjen aktiivisuutta. Tiloja ei kuitenkaan ole riittänyt kaikille halukkaille. Myös nykyiset vuokralaiset ovat keskenään eri asemassa,​ koska vuokrausperusteet ja -​sopimukset ovat erilaisia.

Tehdyn selvitystyön tavoitteena on ollut laatia kaupungin ulosvuokrattaville tiloille tasapuoliset ja läpinäkyvät vuokrausperusteet sekä avoin hakuprosessi. Pyrkimyksenä on,​ että jatkossa yhä useampi toimija pääsee hyödyntämään kaupungin tiloja,​ kun niiden käyttöä tehostetaan ja hakuprosessista tulee avoin.

Vuokrausperiaatteita,​ hakuprosessia ja toimivia käytänteitä on työstetty useilla foorumeilla: kaupunginhallituksen iltakoulussa,​ sivistyksen-​ ja vapaa-​ajan lautakunnan iltakoulussa,​ talousjaostossa,​ kiinteistöallianssin johtoryhmässä sekä kahdessa nykyisille vuokralaisille ja kuntalaisille suunnatussa työpajassa 19. ja 26.11.2018.

Selvitystyö on tuottanut ehdotukset tilavuokrien yleisistä hinnoitteluperusteista,​ periaatteista ja kriteereistä,​ joilla kaupunki vuokraa tiloja eri toimijoille,​ vuokrasubvention huomioisesta avustuksina sekä tilojen avoimesta hakuprosessista. Hyvinvointilautakunta 9.5.2019 § 27 esittää kaupunginhallitukselle hyväksyttäväksi kaupungin omistamien tilojen vuokrausperiaatteet ja tarvittavien muutosten huomioimista 2020 talousarviovalmistelussa ja palvelualueen käyttötaloudessa.

Osana vuoden 2020-​2023 talousohjelman laadintaa selvitystä on laajennettu (liitteenä) koskemaan kaikkia kaupungin myöntämiä avustuksia,​ jotta voidaan muodostaa kokonaiskuva yhteisöille myönnettävistä erilaisista tuista ja avustuksista. Kaupungin taloustilanne edellyttää tilankäytön tehostamista,​ mihin liittyen talousohjelmakäsittelyn yhteydessä päätetään myös ns. jalostettavista kiinteistöistä ja tilaomistuksista luopumisesta. Tiloista luopuminen vaikuttaa välittömästi asukkaille,​ yrityksille ja järjestöille luovutettavissa olevien tilojen määrään ja edellyttää tilojen luovuttamisen periaatteiden ja hakuprosessin uudelleenmäärittelyä,​ jotta tiloja voidaan edelleen tarjota strategian mukaisesti halukkaiden käyttöön. 

Ehdotus

Talousjaosto esittää kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi

  1. kaupungin omistamien tilojen vuokrien yleiset hinnoitteluperusteet ja niiden soveltamislinjaukset 1.1.2020 lukien liitteen mukaisesti
  2. vuokratilan huomioimisen ns. tila-​avustuksina v. 2020,​ jotka ilmoitetaan toiminta-​ ja kohdeavustusten yhteydessä
  3. valtuuttaa viranhaltijat tarkistamaan voimassaolevat vuokrasopimukset ja tarvittaessa sopimaan vuokrausehdoista hyväksyttyjä hinnoitteluperusteita vastaaviksi
  4. vuokratilan myöntämisen yleiset arviointikriteerit ja hakuprosessin

 

Käsittely
Vapaa-​aika-​ ja osaamispalvelujen johtaja Jari Lausvaara vastasi kokouksessa asiasta nousseisiin kysymyksiin.

Keskustelun kuluessa esittelijä täsmensi liitettä 1 siten,​ että 

vuokrien yleisissä hinnoitteluperusteissa
o  korissa A voidaan huomioida markkinavuokrataso ja mikäli se on kustannuksia alempi,​ tulee käynnistää toimenpiteet rakennuksesta luopumiseksi kaupungin maapoliittiset intressit huomioiden
o  korien B ja C vuokraperusteisiin lisätään pääomakulut.

Esittelijä täsmensi päätösehdotuksensa kuulumaan seuraavasti:

Talousjaosto esittää kaupunginhallitukselle,​ 
että kaupunginhallitus hyväksyy täsmennetyn liitteen 1 mukaisesti 
1. kaupungin omistamien tilojen vuokrien yleiset hinnoitteluperusteet ja niiden 
 soveltamislinjaukset 1.1.2020 lukien liitteen mukaisesti

2. vuokratilan huomioimisen ns. tila-​avustuksina v. 2020,​ jotka ilmoitetaan toiminta-​ ja kohdeavustusten yhteydessä
3. valtuuttaa viranhaltijat tarkistamaan voimassaolevat vuokrasopimukset ja tarvittaessa sopimaan vuokrausehdoista hyväksyttyjä hinnoitteluperusteita vastaaviksi
4. vuokratilan myöntämisen yleiset arviointikriteerit ja hakuprosessin,​ ja

että kaupunginhallitus päättää tila-​avustuksista lisäksi seuraavaa:

5. Vuoden 2020 tila-​avustuksen budjetti määritellään nykyisen suuruisena tilakohtaisesti. Tilasubventiot puolitetaan vuoden 2021 alusta siten,​ että tiloissa toimiville osoitetaan tarvittaessa vaihtoehtoinen,​ edullisempi tila. Määrärahamuutos sisällytetään hyvinvoinnin palvelualueen talousarviokehykseen sisäisenä eränä. 
 

Päätös

Hyväksyttiin esittelijän täsmennetyn esityksen mukaisesti.

 

Asian valmistelu on jatkunut ja liitteet on täsmennetty talousjaoston ohjeen mukaisesti. 

/MT

Ehdotus

Esittelijä

  • Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää hyväksyä täsmennetyn liitteen 1 mukaisesti 

  1. kaupungin omistamien tilojen vuokrien yleiset hinnoitteluperusteet ja niiden soveltamislinjaukset 1.1.2020 lukien 
  2. vuokratilan huomioimisen ns. tila-avustuksina v. 2020, jotka ilmoitetaan toiminta- ja kohdeavustusten yhteydessä
  3. valtuuttaa viranhaltijat tarkistamaan voimassaolevat vuokrasopimukset ja tarvittaessa sopimaan vuokrausehdoista hyväksyttyjä hinnoitteluperusteita vastaaviksi
  4. vuokratilan myöntämisen yleiset arviointikriteerit ja hakuprosessin.

Lisäksi kaupunginhallitus päättää tila-avustuksista seuraavaa:

  1. Vuoden 2020 tila-avustuksen budjetti määritellään nykyisen suuruisena tilakohtaisesti. Tilasubventiot puolitetaan vuoden 2021 alusta siten, että tiloissa toimiville osoitetaan tarvittaessa vaihtoehtoinen, edullisempi tila. Määrärahamuutos sisällytetään hyvinvoinnin palvelualueen talousarviokehykseen sisäisenä eränä. 

Päätös

Asian käsittely siirtyi jatkokokoukseen 1.11.2019.

Tiedoksi

Palvelualuejohtaja, kaupunkikehitysjohtaja, vt talousjohtaja, kaupungingeodeetti, nykyiset vuokralaiset

Liitteet

Liite Ehdotus vuokrausperiaatteiksi KH 2019.pdf (pdf, 770 kt)