Kaupunginhallitus, kokous 25.1.2021

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 19 Vakuutusmeklaripalvelut 2020-2022 (2022-2024) 

JARDno-2020-1288

Aikaisempi käsittely

Kaupunginhallitus, 1.6.2020

Valmistelija

Laura Kattelmäki, kaupunginlakimies, laura.kattelmaki@jarvenpaa.fi

Perustelut

Valmistelijat

hankinta-asiantuntija Minna Ranki, kaupunginlakimies Laura Kattelmäki

Tausta

KL-Kuntahankinnat on alun perin kilpailuttanut Järvenpään kaupungin vakuutusmeklaripalvelut. Meklaripalvelut tuottaa tällä hetkellä kaupungille Novum Oy toimeksiantosopimuksella. Toimeksiantosopimus sisältää vakuutusten kilpailuttamisen, vakuutusturvan jatkuvan ylläpidon/hoidon sekä riskienhallintapalvelut.

Hankintalain mukaan valtion ja kuntien sekä muiden laissa tarkoitettujen hankintayksiköiden on kilpailutettava kynnysarvon ylittävät hankintansa ja käyttöoikeussopimuksensa määräajoin. Edellä mainitusta johtuen kaupungin ja Novum Oy:n välinen vakuutusmeklarisopimus joudutaan irtisanomaan ja vakuutusmeklaripalvelut kilpailuttamaan uudelleen. Kaupungin nykyinen toimeksiantosopimus Novum Oy:n kanssa päättyy 20.12.2020, mikäli kaupunginhallitus päättää irtisanoa sopimuksen 20.6.2020 (irtisanomisaika 6 kk).

Meklaripalvelun (sisältäen vakuutusten kilpailuttamisen, vakuutusturvan jatkuvan ylläpidon/hoidon sekä riskienhallintapalvelut) ennakoitu arvo sopimuskaudelta (48 kk) on noin 95 000,00 euroa.

IL

Toimivalta

Hallintosäännön 12 §:n mukaan:

"- -

Kaupunginhallituksen tehtävänä on lisäksi

- -

  • ratkaista omaisuuden vakuuttamisperusteita koskevat asiat,
  • vastata kaupungin omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta,"

Ehdotus

Esittelijä

Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää edellä kuvaus-kentässä esitetyillä perusteilla

  1. irtisanoa kaupungin nykyisen vakuutusmeklarisopimuksen Novum Oy:n kanssa 20.6.2020.
  2. kilpailuttaa vakuutusmeklaripalvelut hankintalain mukaisesti siten, että uusi sopimus tulee voimaan 21.12.2020.

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti. 

Kaupunginhallitus, 15.9.2020

Valmistelija

Laura Kattelmäki, kaupunginlakimies, laura.kattelmaki@jarvenpaa.fi

Perustelut

Valmistelijat

kaupunginlakimies Laura Kattelmäki, lakimies Pekka Kääriäinen, hankinta-asiantuntija Minna Ranki

Kaupunginhallitus on kokouksessaan 1.6.2020 § 221 päättänyt irtisanoa kaupungin nykyisen vakuutusmeklarisopimuksen Novum Oy:n kanssa 20.6.2020 ja kilpailuttaa vakuutusmeklaripalvelut hankintalain mukaisesti siten,​ että uusi sopimus tulee voimaan 21.12.2020. Päätösvalta asiassa on hallintosäännön 12 §:n mukaan kaupunginhallituksella, jonka tehtävä on kyseisen hallintosäännön pykälän mukaan ratkaista omaisuuden vakuuttamisperusteita koskevat asiat, vastata kaupungin omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta sekä huolehtia riskienhallinnasta valtuuston linjausten mukaisesti.

Meklarikilpailutuksen alustava etenemisaikataulu on seuraava:

  • vko 36, markkinakartoitus ja palvelukuvauksen luonnostelu
  • vko 37, markkinakartoituksen perusteella pidettävät esittelytilaisuudet
  • vko 38, ma 14.9. KH:n päätös etenemistavasta ja alustavasta aikataulusta sekä omistajaohjauksen antaminen tytäryhtiöille
  • vko 38, tarjouspyyntöluonnoksen laatiminen
  • vko 39, tarjouspyynnön viimeistely ja julkaiseminen
  • vko 39-43, 24.9. - 22.10. tarjousaika
  • vko 43, saatujen tarjousten avaus ja vertailu
  • vko 46, ma 9.11. KH:n päätös meklarin valinnasta
  • vko 48, ke 25.11. päätös lainvoimainen ja sopimus voidaan allekirjoittaa valitun palveluntuottajan kanssa.

IL

Ehdotus

Esittelijä

Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää

  1. että asiassa voidaan edetä pykälän liitteenä olevan palvelunkuvausluonnoksen mukaisesti.
  2. merkitä meklarikilpailutuksen alustavan etenemisaikataulun tiedoksi.
  3. oikeuttaa talousjohtajan päättämään kilpailutuksen yksityiskohdista.
  4. oikeuttaa talousjohtajan tekemään tarvittavat hankintamenettelyn aikaiset päätökset (tarjoajien asemaan vaikuttavat ja tarjousmenettelyä koskevat ratkaisut, kuten mahdolliset poissulkupäätökset) poislukien lopullinen hankintapäätös.
  5. kehottaa kaupungin tytäryhtiöitä liittymään meklarikilpailutukseen tai toimittamaan kirjallisen selvityksen perusteluineen, jos ne eivät liity kilpailutukseen.

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

Kaupunginhallitus, 9.11.2020

Valmistelija

Laura Kattelmäki, kaupunginlakimies, laura.kattelmaki@jarvenpaa.fi

Perustelut

Valmistelijat 

Kaupunginlakimies Laura Kattelmäki, lakimies Pekka Kääriäinen, hankinta-asiantuntija Minna Ranki 

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on Järvenpään kaupungin vakuutusmeklaripalvelut, joka pitää sisällään vakuutussopimusten jatkuvan ylläpidon ja hallinnoinnin, perehdyttämisen kulloinkin voimassa olevaan vakuutusturvaan, neuvonnan ja avustamisen vahinkovakuutustilanteissa sekä vakuutusten kilpailuttamisen. Kilpailutettavan palvelun piiriin kuuluvat Järvenpään kaupungin palvelualueet ja Järvenpään Vesi. Järvenpään tytäryhtiöt voivat halutessaan siirtyä käyttämään kilpailutettua palvelua sopimuksen aikana.  

Järvenpään kaupunki on kilpailuttanut vakuutusmeklaripalvelun hankinnan sopimuskaudelle 21.12.2020 - 30.04.2022. Tätä sopimusta voidaan jatkaa erillisellä tilaajan päätöksellä kahden (2) vuoden optiokaudella (1.5.2022-30.4.2024).  

Hankinnan kohteen sisältö on kuvattu tarjouspyyntöasiakirjoissa. 

Hankinnassa ei sitouduta mihinkään tiettyyn kokonaisvolyymiin ostojen määrän tai arvon osalta, vaan hankinnat tehdään sopimuskaudella kaupungin tarpeita vastaavasti. 

Hankintamenettely 

Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta, joka toteutettiin avointa hankintamenettelyä käyttäen. Hankinnasta julkaistiin hankintailmoitus 25.9.2020 HILMA-hankintailmoitusjärjestelmässä ja Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa. Tarjouspyyntöön tai sen sisältöön liittyvät lisäkysymykset tuli esittää 5.10.2020 klo 12 mennessä tarjouspalvelu.fi toimittajaportaalissa. Lisätietokysymyksiä ei esitetty toimittajaportaalissa. 

Määräaikaan 22.10.2020 13:00 mennessä kirjallisen tarjouksensa jättivät tarjousten avauspöytäkirjassa mainitut kolme tarjoajaa. 

Hankinnan ratkaisuperusteena on halvin hinta. Laatutekijät sisältyvät tarjouspyynnön soveltuvuusvaatimuksiin ja tarjouspyynnön liitteenä olevan palvelukuvauksen vaatimuksiin.  

Tarjoajan soveltuvuus 

Tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.  

Tarjouspyynnössä oli edellytetty tarjoajan soveltuvuuden toteamiseksi, että voittaneen tarjoajan on toimitettava tarjouspyynnössä luetellut soveltuvuutta osoittavat asiakirjat ja/tai selvitykset ennen sopimuksen allekirjoittamista.  

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuus  

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuustarkistus tehtiin sekä tarjouspyynnön muotoseikkojen että tarjouspyynnössä edellytettyjen vaatimusten täyttymisen osalta. Tarjoukset hyväksyttiin tarjouspyynnön mukaisiksi.  

Tarjousten vertailu ja hankinnan ratkaisuperuste  

Vertailuperusteena käytetään vakuutusmeklaripalvelun ja vakuutusten kilpailuttamisen yhteenlaskettua tarjoushintaa. Hankinnan ratkaisuperusteeksi on tarjouspyynnössä ilmoitettu halvin hinta. Tarjoustenvertailu on päätöksen liitteenä.  

Tarjousajan päättymisen jälkeen Novum Oy ilmoitti jättäneensä tarjouksen vuosihinnalla kuukausihinnan sijaan (kirjallinen ilmoitus saapunut kaupungille 26.10.2020). Lähtökohtana hankintamenettelyssä on tarjousten lopullisuus. Tarjoaja vastaa jättämänsä tarjouksen sisällöstä. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa täsmentämään jättämäänsä tarjousta epäolennaisten puutteiden, ristiriitojen ja virheiden korjaamiseen. Tässä tapauksessa kyse on tarjoajan ilmoittamasta hintatiedosta, jota kaupunki ei voi hankintayksikkönä pyytää täsmentämään. 

Ehdotus 

Tarjousvertailun perusteella ehdotetaan, että palveluntuottajaksi valitaan edullisimman tarjouksen tehnyt Justia Oy. Hankintayksikkö on tarkastanut Justia Oy:n soveltuvuutta osoittavat todistukset. 

KR

Ehdotus

Esittelijä

Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää 

  1. valita vakuutusmeklaripalvelujen palveluntuottajaksi Justia Oy:n. 
  2. että kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana vaan hankkii niitä tarpeen mukaan. 
  3. että hankinnasta tehdään sopimus ajalle 21.12.2020 – 30.4.2022. Tätä sopimusta voidaan jatkaa erikseen päätettävällä kahden (2) vuoden mittaisella optiovuodella (1.5.2022-30.4.2024). 
  4. valtuuttaa talousjohtajan allekirjoittamaan osapuolten välisen sopimuksen.
  5. että sopimus allekirjoitetaan vasta, kun odotusaika on päättynyt. 
  6. että sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sopimuksen allekirjoittaneet. 
  7. että optiokauden käytöstä päätetään erikseen. 
  8. että optiokautena sopimus jatkuu alkuperäisin ehdoin. 
  9. valtuuttaa toimivaltaisen viranhaltijan päättämään optiokauden käyttämisestä. 

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

Valmistelija

  • Laura Kattelmäki, kaupunginlakimies, laura.kattelmaki@jarvenpaa.fi

Perustelut

Valmistelijat

kaupunginlakimies Laura Kattelmäki, hankinta-asiantuntija Minna Ranki

Tausta

Kaupunki on kilpailuttanut vakuutusmeklaripalvelut syksyllä 2020. Tarjouksen on jättänyt kolme tarjoajaa. Kaupunginhallitus on päätöksellään 9.11.2020 § 369 valinnut palveluntuottajaksi Justia Oy:n.

Päätöksenteon jälkeisissä sopimusneuvotteluissa Justia Oy on nostanut esiin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä olevia henkilötietojen käsittelyyn ja yhteyshenkilöihin liittyvä asioita, joiden perusteella se on pidättäytynyt sopimuksen allekirjoittamisesta. Justia Oy:n esittämät muutosehdotukset sopimukseen ovat olleet sellaisia, että ne vaikuttaisivat olennaisesti kilpailutuksen kohteena olevan palvelun ja sitä koskevan sopimuksen sisältöön. Sopimusluonnos ja palvelukuvaus on ollut tarjouspyynnön liitteenä. Hankintalain mukaan tarjouspyynnön liitteenä ollutta sopimusluonnosta ei ole mahdollista olennaisesti muuttaa ilman lain mukaista uutta hankintamenettelyä.

Vakuutusmeklaripalvelujen jatkamiseksi keskeytyksettä kaupunginjohtaja päätti 21.12.2020 § 1005 jatkaa vakuutusmeklarisopimusta kaupungin aiemman vakuutusmeklarin Novum Oy:n kanssa määräaikaisesti 31.1.2021 saakka siten, että tämän jälkeen sopimusta voidaan jatkaa toistaiseksi voimassa olevana yhden (1) kuukauden irtisanomisajalla.

Kuuleminen hankintaoikaisun johdosta

Tarjoajille lähetettiin 29.12.2020 kuulemiskirje mahdollisen hankintaoikaisun johdosta. Kuulemiskirjeessä tarjoajia pyydettiin lausumaan mielipiteensä asiasta ja tuomaan esille sellaiset mahdolliset selvitykset, jotka saattaisivat vaikuttaa asian ratkaisemiseen. Lisäksi tarjoajia pyydettiin ilmoittamaan, jatkavatko ne tarjoustensa voimassaoloaikaa 1.3.2021. Lausunto pyydettiin antamaan 12.1.2021 mennessä. Määräaikaan mennessä lausunnon antoivat Justia Oy sekä Rewenda Oy. Novum Oy:n lausunto saapui määräajan päättymisen jälkeen 15.1.2021.

Justia Oy on ilmoittanut lausunnossaan, ettei se vastusta hankintaoikaisun tekemistä ja suostuu jatkaman tarjouksen voimassaoloaikaa 1.3.2021 asti, edellyttäen, että hankintasopimukseen täsmennetään henkilötietojen ja yhteyshenkilöön liittyvät asiat.

Rewenda Oy ilmoitti lausunnossaan, että se jatkaa tarjouksen voimassaoloaikaa 1.3.2021 asti. Rewenda Oy:ltä puhelimitse saadun kannanoton mukaan vahinkoasioiden käsittelyn edellyttämä henkilötietojen käsittely ja yhteydenpito vahinkoasioissa kaupungin ennalta nimeämättömien viranhaltijoiden/työntekijöiden kanssa vastaavat tarjouspyyntöä.

Perusteet hankintaoikaisun tekemiselle

Hankintalain 132 §:n mukaan hankintayksikkö voi poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun, jolla on oikeudellisia vaikutuksia ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan, ja ratkaista asian uudelleen (hankintaoikaisu), jos päätös tai muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen tai jos asiaan on tullut sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin. Päätöksen tai ratkaisun oikaiseminen ei edellytä asianosaisen suostumusta.

Koska valittu palveluntuottaja on edellyttänyt olennaisia sopimusmuutoksia tarjouspyynnön liitteenä olleeseen sopimukseen, ei sopimusta voida tehdä kyseisen palveluntuottajan kanssa. Vaikka valittu palveluntuottaja ei ole vastustanut hankintaoikaisumenettelyä asiassa ja on suostunut jatkamaan tarjouksensa voimassa oloa 1.3.2021 saakka, on tarjous jätetty ehdollisena siten, että se on voimassa vain, mikäli hankintasopimusta täsmennetään palveluntuottajan esittämin muutoksin.

Koska hankintapäätöksen tekemisen jälkeen on edellä mainitulla tavalla käynyt ilmi, ettei valittu palveluntuottaja suostu allekirjoittamaan sopimusta ilman olennaisia sopimusmuutoksia, on hankintayksikön oikaistava päätöstä hankintalain 132 §:n mukaisesti. Hankintalain 133.2 §:n mukaan hankintayksikkö voi ottaa hankintapäätöksen tai ratkaisun korjattavakseen 90 päivän kuluessa siitä, kun hankintaoikaisun kohteena oleva päätös tai ratkaisu on tehty.

IL

Ehdotus

Esittelijä

  • Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää

  1. poistaa asiassa aiemmin tekemänsä päätöksen 9.11.2020 § 169 ja ratkaista asian uudelleen.
  2. valita vakuutusmeklaripalvelujen palveluntuottajaksi Rewenda Oy:n. 
  3. että kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana vaan hankkii niitä tarpeen mukaan. 
  4. että hankinnasta tehdään sopimus ajalle 1.4.2021-30.4.2022. Tätä sopimusta voidaan jatkaa erikseen päätettävällä kahden (2) vuoden mittaisella optiovuodella (1.5.2022-​30.4.2024). 
  5. valtuuttaa talousjohtajan allekirjoittamaan osapuolten välisen sopimuksen.
  6. että sopimus allekirjoitetaan vasta,​ kun odotusaika on päättynyt. 
  7. että sopimus sitoo kaupunkia vasta,​ kun molemmat osapuolet ovat sopimuksen allekirjoittaneet. 
  8. että optiokauden käytöstä päätetään erikseen. 
  9. että optiokautena sopimus jatkuu alkuperäisin ehdoin. 
  10. valtuuttaa talousjohtajan päättämään optiokauden käyttämisestä. 

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

Tiedoksi

Tarjonneet