Kaupunginhallitus, kokous 17.5.2021

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 127 Perustietotekniikka ja tietoliikennepalvelut - hankintapäätös 

JARDno-2019-3614

Aikaisempi käsittely

Kaupunginhallitus, 11.5.2020

Valmistelija

Toni Pallaspuro, tietohallintojohtaja, toni.pallaspuro@jarvenpaa.fi

Perustelut

Taustaa 

Kuntien tuottaessa itse perustietotekniikkapalvelunsa, olivat työhön käytettävät resurssit kapeat, palveluiden tuotteistaminen heikkoa ja osaamisen kehittäminen haasteellista. Kunnissa todettiin tarve laajemmille hartioille ICT-palveluiden tuottamisessa. Vuonna 2009 Kerava ja Järvenpää perustivat Tietotekniikan palvelukeskus -liikelaitoksen (Tipake), joka toimi Keravan kaupungin omistamana liikelaitoksena. Vuonna 2013 Mäntsälä tuli mukaan Tipakkeeseen ja liikelaitoksen kehittäminen sai uuden sysäyksen mm. tuotteistuksen ja laskutuksen osalta. Toiminnan laajentaminen nähtiin kriittiseksi menestystekijäksi ja 2016 Kerava, Järvenpää, Mäntsälä ja Hyvinkää perustivat Keski-Uudenmaan informaatioteknologia Oy (Kuuma-ICT), jonne siirrettiin koko Tipakkeen henkilöstö ja valtaosa Hyvinkään ICT-henkilöstöstä. Osana yhtiön perustamista koskevia päätöksiä kunnat hyväksyivät osakassopimuksen, joka on allekirjoitettu 18.12.2015. Osakassopimuksen muuttaminen edellyttää kaikkien osakkaiden suostumusta. Osakassopimus on oheismateriaalina.

Kuuma-ICT:n toiminnan myötä on saavutettu laajempi palvelutarjoama, palveluiden tehokkuus on parantunut ja kuntayhteistyö lisääntynyt. Jäsenkuntien sote-palvelujen siirtyminen Keski-Uudenmaan sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän (Keusote) hoidettavaksi Keravan kaupunkia lukuun ottamatta ja Keusoten mukaantulo Kuuma-ICT:n osakkaaksi on auttanut kuntia tunnistamaan nopeammin kehittämiskohteita ICT-palveluissa ja nostanut palvelutasovaatimuksia entisestään nopean digitalisaation tuomien haasteiden lisäksi. Keskeisimpinä haasteina nykyisen palvelutuotannon osalta on nähty in-house yhtiön suhteellisen pieni koko ja palveluiden skaalautuvuus. Yrityksen mahdollisuus vastata asiakkaiden kasvaviin tarpeisiin ei ole ollut kaikilta osin riittävää ja tarvittavia palveluita, ratkaisuja tai osaamista on jouduttu hankkimaan pistemäisesti ja tilannekohtaisesti markkinoilta.  

 

Tilannekuva 

Toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset, kuten globalisaatio, kaupungistuminen, teknologinen kehitys, asiakkaiden kasvavat odotukset, kyberuhat sekä tuottavuuspaineet muodostavat aiempaa suuremmat vaatimukset organisaatioiden tietotekniselle ympäristölle, tietojen hyödyntämiselle, tietoturvalle ja digitalisaation asteelle. Kunnille ulkopuolelta annettuihin vaatimuksiin, uusiin tehtäviin ja kuntien itselleen asettamiin tavoitteisiin pääseminen vaatii toimeenpanossa merkittävää panostusta IT-infrastruktuurin, järjestelmäpalveluiden sekä alustojen uudistamiseen ja kehittämiseen.

Keski-Uudenmaan Informaatioteknologia Oy:n (Kuuma-ICT) asiakkailta puuttuu moderni ja joustava ICT-infrastruktuuri sekä kattava nopeasti tarpeisiin skaalautuva palveluvalikoima, joiden varaan toimintaa voisi rakentaa. Kunnat eivät ole riittävästi investoineet ICT-ympäristön kehittämiseen ja voittoa tuottamattoman in-house yhtiön mahdollisuudet investoida palveluidensa kehittämiseen ovat suoraan riippuvaisia omistajien rahoituksesta. Palveluita ostetaan jo nyt monelta osin markkinoilta, koska Kuuma-ICT ei kokonsa vuoksi kykene toimittamaan riittävän laajaa palvelutarjoamaa. Tämä johtaa siihen, että palveluiden hallinta jää suurelta osin kunnan tietohallinnon vastuulle ja vie merkittävästi resursseja digitalisaation edistämiseltä. 

Hyvinkään ja Järvenpään kaupunkien sekä Nurmijärven, Tuusulan, Mäntsälän ja Pornaisen kuntien sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut on siirretty Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymän (Keusote) hoidettavaksi. Keusote on vastannut palvelujen järjestämisestä 1.1.2018 alkaen ja palvelujen tuottamisesta 1.1.2019 alkaen. Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymän toimintaan kohdistuu merkittäviä tuottavuusodotuksia ja -tavoitteita ja toimintaa hankaloittaa erityisesti hajanainen IT-ympäristö. Myös kuntayhtymän uusi strategia on hyväksytty loppusyksystä 2019 ja sen täytäntöönpano nojaa vahvasti modernin IT-osaamisen sekä ketterän IT-infrastruktuurin varaan. Keskeisiä laajennetun perusinfrastruktuurin varaan rakentuvia painopistealueita ovat tiedolla johtaminen sekä esineiden intenernetin (Internet of Things) varaan rakentuva hyvinvointiteknologian hyödyntämisen edelläkävijyys. 

Suomessa on ICT-palveluissa merkittävä työvoimapula. Osaajia etsitään jatkuvasti kotimaasta ja kansainvälisiltä markkinoilta. Henkilöstöä pyritään hankkimaan jopa etsimällä kokonaisia tiimejä kerrallaan. Helsingissä ja muualla pääkaupunkiseudulla toimivat merkittävät IT-alan toimijat vievät alueella valtaosan osaajista. Kuuma-ICT:n on tässä tilanteessa erittäin vaikea taistella työvoimasta erityisesti vaativimpien tehtävien osalta ja tämä vaikeuttaa asiakkaiden tarvitseman laajemman palveluvalikoiman sekä uusien teknologioiden käyttöönottoa. Yhtiön 2019 tilinpäätöskertomuksen mukaisesti rekrytoinneissa on ollut haastetta erityisesti palkattaessa henkilökuntaa syvempää osaamista vaativiin työtehtäviin, sillä yhtiö ei pysty palkkakilpailuun pääkaupunkiseudun lukuisten ICT-alan yritysten kanssa.

 

Selvitys ICT-palveluista 

Edellä mainituista lähtökohdista Kuuma-ICT:n omistajakuntien kunnanjohtajien päätöksellä käynnistettiin elokuussa 2019 perustietotekniikan ja tietoliikenteen nyky- ja tavoitetilaan liittyvä selvitystyö. Selvitystyön yhteydessä nousivat esille kaikkien Kuuma-ICT:n omistajakuntien sekä Keusoten kasvaneet odotukset niin laajemman palvelutarjonnan, muuttuneiden ICT-tarpeiden kuin paremman toimituskyvyn muodossa. 

ICT-palveluiden selvitystyö toteutettiin siten, että Kuuma-ICT:n omistajien tietohallintojohtajat ja                      -päälliköt kuvasivat IT-palveluiden nykytilan sekä tavoitetilan. Tavoitetilan IT-palveluista vallitsi yhtenäinen näkemys ja niiden todettiin pääosin puuttuvan Kuuma-ICT:n palvelutarjonnasta. Arviot palveluiden nykytilan tasosta vaihtelivat riippuen kunkin omistajan tarpeista. Kokonaisuutena nykytilan palveluiden arvioitiin yhteisesti olevan kohtuullisella tasolla mutta tavoitetilan osalta todettiin merkittäviä puutteita palveluvalikoimassa ja osittain palvelutasossa.  

Selvitystyön yhteydessä tuotettiin markkinakartoitus tavoitetilan palvelukokonaisuudesta, jossa otettiin yhteyttä 13 mahdolliseen toimittajaan. Kuuma-ICT:tä kohdeltiin kartoituksessa samalla tavoin kuin muita selvitykseen osallistuneita organisaatioita ja yhtiö vastasi samoihin markkinakartoituskysymyksiin. 

Kartoituksen perusteella todettiin, että markkinoilla on tarjolla laajennetun palvelutarjoaman omaavia yrityksiä, jotka kykenevät tarjoamaan palvelua jopa nykyistä edullisempaan hintaan tai merkittävästi laajempaa palvelua kohtuullisella lisähinnalla.

Selvitystyö käsiteltiin kuntajohtajakokouksessa joulukuussa 2019 ja Kuuma-ICT:tä kuultiin vielä erikseen kuntajohtajakokouksessa tammikuussa 2020. Kuntien tietohallintopäälliköt ja -johtajat tekivät helmikuussa lisäksi erillisen tarkastelun Kuuma-ICT:n palveluvalikoimasta ja palvelutasoista suhteutettuna tavoitetilaan. Tässä tarkastelussa arvioitiin kokonaisuus välttävälle tasolle. Erityisiksi haasteiksi koettiin organisaation pieni koko ja resurssien puute, mahdollisuudet toiminnan merkittävään skaalaamiseen, automatisaation puute, palveluiden tuotteistuksen puute, tietoturvaratkaisujen puute, kyky reagoida nopeisiin muutoksiin sekä proaktiivinen palveluiden kehittäminen ja tarjoaminen asiakkaille.

 

Asian käsittely 

Asian valmistelu on suoritettu Kuuma-ICT:n osakkaiden tietohallintopäälliköiden ja -johtajien kesken yhteistyössä ja omistajakuntien kunnanjohtajat sekä Keusoten toimitusjohtaja ovat hyväksyneet valmistellun neuvottelutuloksen kilpailuttaa kuntien ICT-palvelut yhdessä ja siirtää Kuuma-ICT:n liiketoiminta ja henkilöstö liikkeenluovutuksella tai osakekaupalla valittavalle toimijalle. Järjestelyn toteuttaminen tällä tavoin edellyttää kuntien yhtäpitäviä päätöksiä asiassa. Kuntajohtajakokouksessa 16.4. saavutetun neuvottelutuloksen mukaisesti Keski-Uudenmaan Informaatioteknologia Oy:n omistajat yhteisesti esittävät luopumista yhtiön palveluiden ostamisesta sekä perustietotekniikan ja tietoliikenteen palveluiden kilpailuttamista.

Palvelut esitetään kilpailutettavaksi siten, että kilpailutuksessa Kuuma-ICT:n liiketoiminta tai yhtiön osakekanta luovutettaisiin kilpailutuksen voittavalle toimittajalle. Kilpailutus esitetään toteutettavaksi nykyisten omistajien yhteistyönä perustamalla hankintarengas. Jokainen organisaatio tekisi kilpailutuksen päätteeksi oman hankintapäätöksensä sekä palvelusopimuksen valitun palvelutoimittajan kanssa ja jokaisella asiakkaalla olisi mahdollisuus valita yhteisesti sovittujen peruspalveluiden lisäksi haluamansa lisäpalvelut ja palvelutasot. Tällä järjestelyllä saavutettaisiin suuruuden ekonomiaa kilpailutuksessa ja annettaisiin jokaiselle kilpailutukseen liittyvälle organisaatiolle mahdollisuus ottaa palveluita käyttöön joustavasti omassa aikataulussaan ja omassa laajuudessaan sekä jatkossa ohjata oman toimintansa kehittämistä. Kilpailutusmenettely kestäisi neuvottelumenettelyllä toteutettuna noin vuoden, jonka jälkeen jokainen osakas aloittaisi yksikölliset käyttöönottoprojektit. Näiden pituudet voivat vaihdella muutamasta kuukaudesta reiluun vuoteen. Hankkeen pitkän keston vuoksi kilpailutuksen käynnistäminen kesällä 2020 on erittäin tärkeää, jotta tavoitetilan mukaiset palvelut saataisiin osakkaiden käyttöön 2022 aikana. Perustietotekniikan ja tietoliikenteen uusien palveluiden käyttöönoton kautta kukin osakas voi kehittää palvelutuotantoaan nojaten monipuoliseen, moderniin ja skaalautuvaan perustaan. Hankinnan ohjaaminen ja koordinointi tapahtuisi kunnanjohtajien nimeämän hankkeen ohjausryhmän toimesta. Ohjausryhmässä olisi edustus kaikista Kuuma-ICT:n osakasorganisaatioista.

Kilpailutuksen yhteydessä tarkastellaan kahta vaihtoehtoa Kuuma-ICT:n myymiseksi – liikkeenluovutusta ja osakekauppaa. Liikkeenluovutuksessa Kuuma-ICT:n henkilöstö siirtyisi kilpailutuksen voittavan yrityksen palvelukseen. Osakekaupassa henkilöstö vuorostaan jatkaisi yhtiön palveluksessa ja henkilöstön siirtyminen riippuisi uuden omistajan tekemistä päätöksistä yhtiön toiminnan suhteen. Vaihtoehdoista valittaisiin omistajille kokonaistaloudellisesti kannattavin. Kuuma-ICT:n perustamisen yhteydessä kunnista Kuuma-ICT:n palvelukseen siirtyneelle henkilöstölle annettu viiden vuoden irtisanomissuoja päättyy keväällä 2021. Irtisanomissuoja ei vaarannu esitetyssä prosessissa, koska kilpailutuksen myötä uuden toimittajan kanssa voitaisiin solmia sopimukset aikaisintaan kesällä 2021. Henkilöstön tilanne on liikkeenluovutuksessa tai osakekaupassa nykyisessä työvoimatilanteessa poikkeuksellisen hyvä. Suuremman työnantajan mahdollisuudet tarjota koulutusta, laajempaa työympäristöä, vaihtelevia tehtäviä ja monipuolisempia työsuhde-etuja ovat selkeästi paremmat kuin Kuuma-ICT:llä.  Henkilöstön kannalta siirtyminen isomman työnantajan palvelukseen olisi iso mahdollisuus osaamisen kehittämisen, urapolkujen ja etuisuuksien näkökulmasta.

 

Hankinnan arvo ja kustannusvaikutukset

Hankintamenettelyn kustannusten arvioidaan olevan yhteensä noin 200 000 euroa, josta jokainen kilpailutukseen liittyvä maksaa organisaation henkilöstömäärän mukaan lasketun osuuden. Lisäksi palveluntuottajan vaihdokseen liittyvästä käyttöönottoprojektista syntyy kustannuksia. Näiden kertaluonteisten kustannusten suuruus vaihtelee jokaisen organisaation osalta valittujen palveluiden laajuuden mukaisesti.

Yhteishankinnan arvoksi arvioidaan noin 30 miljoonaa euroa neljän vuoden ajalle laskettuna. Tästä Järvenpään osuus olisi arviolta 7 miljoonaa euroa. Nykyisillä Kuuma-ICT:n ostomäärillä laskettuna hankinnan arvo olisi noin 21-22 miljoonaa euroa. Tämän hankinnan arvo on kuitenkin arvioitu korkeammaksi, koska siinä on huomioitu, että suurempi määrä nykyisin käytetyistä palveluista ostettaisiin valittavalta toimittajalta. Nykyään perustietotekniikan ja tietoliikenteen palveluita ostetaan muilta palveluntuottajilta, koska ne eivät ole Kuuma-ICT:n palvelutarjonnassa. Tällöin kunnan tietohallinnon vastuulle jää useiden toimittajien välinen palvelunhallinta.

 

Ehdotus

Esittelijä

Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää

 

1. irtisanoa Järvenpään kaupungin ja Keski-Uudenmaan Informaatioteknologia Oy:n välisen 23.11.2016 allekirjoitetun palvelusopimuksen päättymään 17.6.2022 elleivät osapuolet sovi aikaisemmasta ajankohdasta

2. irtisanoa Keski-Uudenmaan Informaatioteknologia Oy:n osakassopimuksen päättymään siten, että irtisanominen astuu voimaan, kun hankinta julkaistaan 

3. antaa yhtiökokousedustajalle ja nimeämälleen hallituksen jäsenelle toimiohjeen

3.1. edistää yhtiökokouksessa ja yhtiön hallituksessa omistajakuntien tavoitetta luovuttaa Keski-Uudenmaan Informaatioteknologia Oy:n liiketoiminta tai osakekanta kilpailutuksen tuloksena valittavalle toimijalle

3.2. valmistella ja hyväksyä yhtiön luovuttamiseen liittyvät muutokset yhtiöjärjestykseen

4. kilpailuttaa perustietotekniikka- ja tietoliikennepalvelut siten, että Keski-Uudenmaan Informaatioteknologia Oy:n henkilöstö ja liiketoiminta siirtyvät kilpailutuksessa valittavalle palvelutuottajalle ja

4.1. valtuuttaa kuntien johtajat tarvittaessa ratkaisemaan hankkeen ohjausryhmän esityksen pohjalta, toteutetaanko kilpailutus liiketoimintakauppana vai osakkeiden myyntinä

4.2. valtuuttaa hankkeen ohjausryhmän käynnistämään ICT-toiminnan uudelleen järjestelyyn tähtäävän kilpailutuksen valmistelun sekä kilpailutusprosessin

4.3. hyväksyy kilpailutuksen perusteena olevan yhteistyösopimuksen (hankintarengas) (Liite. Sopimus hankintayhteistyöstä). Kaupunginjohtaja voi hyväksyä yhteistyösopimukseen teknisluonteisia korjauksia.

5. hyväksyä

5.1. osakkeiden myymisen kilpailutuksella valitulle palvelutuottajalle kilpailutuksen yhteydessä määritellyin ehdoin, tai

5.2. mikäli yhtiön toiminta luovutetaan liikkeenluovutuksella, antaa yhtiökokousedustalleen ja nimeämälleen hallituksen jäsenelle toimiohjeen luovuttaa yhtiön liiketoiminta valitulle palvelutuottajalle kilpailutuksen yhteydessä määritellyin ehdoin ja

5.3. oikeuttaa tietohallintojohtajan tai nimeämänsä huolehtimaan yhtiön purkamiseen liittyvistä toimista

6. antaa suostumuksensa siihen, että muut osakkaat voivat osakassopimuksen ja yhtiöjärjestyksen mukaisia menettelyitä noudattamatta ja korvausvelvollisuudetta irtaantua Keski-Uudenmaan Informaatioteknologia Oy:n osakkuudesta ja palveluostoista.

 

Käsittely 

Tietohallintojohtaja selosti asiaa.
Tämä asia käsiteltiin § 190 jälkeen.

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

Valmistelija

  • Toni Pallaspuro, tietohallintojohtaja, toni.pallaspuro@jarvenpaa.fi

Perustelut

Hankintapäätös perustietotekniikka- ja tietoliikennepalvelujen hankinnasta Keski-Uudenmaan kuntien ja sotekuntayhtymän hankintarenkaalle

Taustaa

Tietotekniikka on keskeinen osa lähes kaikkea toimintaa nykypäivänä. Monelta osin se muodostaa kriittisen osan palvelutuotantoa ja sen jatkuvuutta. Nykyinen toimintaympäristö ja jatkuvasti kasvavat vaatimukset digitaalisille palveluille, niiden joustavuudelle, reagointikyvykkyydelle, tietoturvalle ja laadulle edellyttävät voimakasta panostusta myös kaiken pohjana toimivalle tietoliikenteelle ja perustietotekniikalle. 

Järvenpään, Hyvinkään ja Keravan kaupunkien, Mäntsälän kunnan ja Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän (Keusote) osalta perustietotekniikka- ja tietoliikennepalveluita tuottaa Keski-Uudenmaan Informaatioteknologia Oy (KUUMA-ICT). Tämän nykyisen palvelutuotannon osalta keskeisimmäksi haasteeksi on tunnistettu in-house yhtiön suhteellisen pieni koko suhteessa asiakaskuntaan ja tarpeisiin sekä palveluiden skaalautuvuuden haasteet nopeaa reagointia vaativissa tilanteissa ja paikoin voimakkaasti kehittyvässä ympäristössä. Yrityksen mahdollisuus vastata asiakkaiden kasvaviin tarpeisiin ei ole ollut kaikilta osin riittävää ja tarvittavia palveluita, ratkaisuja tai osaamista on jouduttu hankkimaan pistemäisesti ja tilannekohtaisesti markkinoilta. Myös kuntien tietohallinnon työmäärä perustietotekniikkaan ja tietoliikenteeseen liittyen on kasvanut paikoin suureksi.

Kuuma-ICT:n omistajakuntien kunnanjohtajien päätöksellä käynnistettiin elokuussa 2019 perustietotekniikan ja tietoliikenteen nyky- ja tavoitetilaan liittyvä selvitystyö. Selvitystyön yhteydessä nousivat esille kaikkien Kuuma-ICT:n omistajien kasvaneet odotukset niin laajemman palvelutarjonnan, muuttuneiden ICT-tarpeiden kuin paremman toimituskyvyn muodossa. Selvityksen tulosten perusteella päädyttiin kuntien kesken yhteisesti esittämään in-house yhtiön palveluista luopumista ja perustietotekniikan ja tietoliikenteen palveluiden kilpailuttamista yhteishankintana tarkoituksena: 

  • saavuttaa yhteisen hankintarenkaan kautta kriittinen massa hankinnalle
  • selkeyttää ICTtoimintaa tilaajan näkökulmasta yhden päätoimittajan mallilla
  • mahdollistaa organisaatiolähtöinen kehittäminen 
  • mahdollistaa organisaatiokohtainen palveluvalikoiman laajentaminen ja palvelutasojen nostaminen nopeallakin aikavälillä
  • saavuttaa hankintarenkaan tasolla taloudellista hyötyä yhden isomman toimittajan, tuotteistettujen palveluiden ja nopeamman kehitysnopeuden myötä
  • lisätä tasalaatuisuutta palveluissa
  • parantaa tietoturvaa

Hyvinkään, Järvenpään ja Keravan kaupungit, Mäntsälän kunta ja Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymä ovat päättäneet irtisanoa nykyisen palveluntuottajan osakassopimuksen ja palvelusopimuksen, hyväksyneet hankintayhteistyösopimuksen ja sen perusteella muodostettuun hankintarenkaaseen liittymisen, päättäneet kilpailuttaa perustietotekniikka- ja tietoliikennepalvelut siten, että Keski-Uudenmaan Informaatioteknologia Oy:n henkilöstö ja liiketoiminta siirtyvät kilpailutuksessa valittavalle palvelutuottajalle, ja valtuuttaneet kuntien johtajat tarvittaessa ratkaisemaan hankkeen ohjausryhmän esityksen pohjalta, toteutetaanko kilpailutus liiketoimintakauppana vai osakkeiden myyntinä sekä valtuuttaneet hankkeen ohjausryhmän käynnistämään ICT-toiminnan uudelleen järjestelyyn tähtäävän kilpailutuksen valmistelun ja kilpailutusprosessin.

Päätökset on tehty seuraavasti:

  • Järvenpään kaupunginhallitus 11.5.2020
  • Keusoten yhtymähallitus 12.5.2020
  • Keravan kaupunginhallitus 19.5.2020
  • Hyvinkään kaupunginhallitus 11.5.2020 ja kaupunginvaltuusto 25.5.2020
  • Mäntsälän kunnanhallitus 11.5.2020 ja kunnanvaltuusto 1.6.2020

Hankkeen ohjausryhmän 20.8.2020 tekemän esityksen pohjalta kunnanjohtajat ovat 21.8.2020 päättäneet, että KUUMA-ICT:n myynti toteutetaan osakekauppana. 

Hankinnan tavoitteeksi asetettiin taloudellisen edun saavuttaminen edullisimpien hankintahintojen ja -ehtojen muodossa sekä päällekkäisen työn vähentymisen ja asiantuntemuksen lisääntymisen kautta. Hankintarenkaan jäsenet ovat sitoutuneet tekemään osaltaan esityksen mukaiset hankintapäätökset, allekirjoittamaan valituksi tulleen toimittajan kanssa kahdenvälisen hankintasopimuksen ja sitoutumaan sen sisältöön. Taloudellisia vaikutuksia tarkastellaan hankintarenkaan yhteenlasketusta kokonaisuudesta, ei yksittäisen organisaation osalta. Yhteishankinnassa hankintarenkaan jäsenten on tehtävä samansisältöiset ja yhtäpitävät hankintapäätökset. Hankintarenkaan jäsenet sitoutuvat hankinnassa palveluiden perustason hankintaan. Kukin hankintarenkaan jäsen voi täydentää palveluitaan ottamalla käyttöön valitsemiaan optiopalveluita.

Kilpailutus on toteutettu sovitusti hankintarenkaan toimesta Ohjausryhmän ohjauksessa syksyn 2020 ja kevään 2021 välisenä aikana.

 

Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi

Hankinnan kohteena ovat perustietotekniikka- ja tietoliikennepalvelut.

Hankinta on toteutettu yhteishankintana, jossa ovat mukana Järvenpään kaupunki, Hyvinkään kaupunki, Keravan kaupunki, Mäntsälän kunta ja Keski-Uudenmaan sotekuntayhtymä. Hankintayhteistyöstä on tehty sopimus näiden kaupunkien, kuntien ja kuntayhtymän välillä. Sopimuksen mukaan yhteishankinta toteutetaan hankintarenkaana, jossa hankintaan osallistuvat osapuolet tekevät hankinnasta yhdenmukaiset hankintapäätökset. Hankintaa varten perustettu ohjausryhmä hyväksyy tarjousten vertailun ja hankintaesityksen. Sopimuksen mukaan päätösluonnokset valmistellaan varmistuen, että niiden sisältö on yhdenmukainen.

Hankintaan sisältyy hankinnan kohteen olevia palveluja nykyisin tuottavan Keski-Uudenmaan informaatioteknologia Oy:n (Kuuma-ICT) koko osakekannan myynti kilpailutuksen voittaneelle tarjoajalle.

Hankinnan arvioitu kokonaisarvo hankintarenkaalle on 28 MEUR. Hankinnan 48 kuukaudelle laskettu kokonaishinta kaikkine kuluineen ilman arvonlisäveroa Järvenpään kaupungille on 3 737 019 €. Vastaavien palveluiden nykyinen 48 kuukauden arvo on 4 244 928 €. 

Puitesopimuskausi on kahdeksan (8) vuotta.

Hankintalain (laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista, 1397/2016) 42 §:n 5 mom. mukaan puitejärjestely voi pääsääntöisesti olla voimassa enintään neljä vuotta. Hankinnan kohteen sitä perustellusti edellyttäessä puitejärjestely voi kuitenkin olla kestoltaan pidempi. Hankittavana on kattavan ulkoistetun palvelun hankinta, jonka toiminnallisten ja palvelutasotavoitteiden saavuttaminen edellyttää tilaajan ja toimittajan pitkäaikaista yhteistyötä ja toimittajalta syvällistä tilaajan toiminnan, toimintaprosessien ja organisaation ymmärtämistä. Puitesopimuksen pidempi voimassaolo mahdollistaa toiminnan pitkäjänteisen kehittämisen ja tavoitetason saavuttaminen. Näin ollen puitejärjestelyn kahdeksan vuoden voimassaolo on perusteltu.

Puitesopimuksen perusteella tehdyt sopimukset ovat pääsääntöisesti voimassa seuraavasti:

  • Toimitussopimus, kunnes toimitus on hyväksytysti suoritettu ja Sopijapuolet ovat täyttäneet kaikki sopimusvelvoitteensa
  • Jatkuvia palveluita koskeva sopimus määräajan jälkeen toistaiseksi
  • Jatkokehityssopimukset ja toimeksiannot, kunnes toimitus tai toimeksianto on hyväksytysti suoritettu, Toimittaja on täyttänyt kaikki sopimusvelvoitteensa ja mahdollinen takuuaika on päättynyt.

Sopimusten voimassaolo on määritelty tarkemmin tarjouspyynnön liitteinä olleissa sopimusluonnoksissa (tarjouspyynnön liitteet Puitesopimus, Toimitussopimus ja Palvelusopimus).

 

Hankintamenettely              

Hankintamenettelynä oli neuvottelumenettely.

Tarjouskilpailua koskeva hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi Hilma-ilmoituskanavaan 19.10.2020.

 

Ehdokkaiden soveltuvuuden arviointi, vertailu ja tarjoajien valinta

Hankintayhteistyötä koskevan sopimuksen mukaan hankintayhteistyötä varten perustettu ohjausryhmä päättää neuvotteluihin kutsuttavista tarjoajista.

Hankintailmoituksessa asetettuun määräaikaan mennessä hankintarenkaalle saapui kaikkiaan seitsemän (7) osallistumishakemusta.

Soveltuvuutta koskevat vaatimukset ja tarjoajien valintaperusteet oli määritelty hankintailmoituksessa ja sen liitteenä olleessa osallistumispyynnössä.

Tarjoajien valinnasta neuvotteluihin on tehty hankintayhteistyötä koskevan sopimuksen mukaisesti päätös, joka on annettu tiedoksi kaikille osallistumishakemuksen lähettäneille ehdokkaille 15.12.2020. Tiedoksiantoon on sisältynyt valitusosoitus ja oikaisuohje. Päätöksestä ei ole tehty valitusta tai hankintaoikaisuvaatimusta.

Neuvotteluihin valittiin seuraavat ehdokkaat:

  • CGI Suomi Oy
  • Fujitsu Finland Oy
  • Telia Finland Oyj.

 

Neuvottelumenettelyn kulku

Alustava tarjouspyyntö ja neuvottelukutsut lähetettiin valituille tarjoajille 18.12.2020. Tarjoajien tuli toimittaa alustavat tarjouksensa hankintarenkaalle 12.1.2021.

Neuvottelut käytiin tarjoajien kanssa 18.1.–17.3.2021. Neuvotteluin sisältyi myös osakekauppaan kuuluva due diligence -vaihe, johon liittyvää aineistoa toimitettiin tarjoajille lisäksi vielä neuvottelujen päätyttyä. Tarjoajille annettiin lisäksi neuvottelujen päätyttyä mahdollisuus kommentoida lopullisen tarjouspyynnön luonnosta ennen kuin lopullinen tarjouspyyntö lähetettiin tarjoajille.

 

Tarjouspyyntö

Lopullinen tarjouspyyntö toimitettiin tarjoajille 25.3.2021. Tarjouspyynnössä asetettiin tarjousten toimittamisen määräajaksi 16.4.2021 klo 16:00. Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää tarjouspyyntöä koskevia kysymyksiä ja lisätietojapyyntöjä 6.4.2021 klo 12:00 mennessä. Saatujen kysymysten perusteella havaittiin tarve tarkentaa joitakin tarjouspyynnön liitteitä. Tästä johtuen hankintarengas pidensi tarjousten jättöaikaa siten, että uusi määräaika oli 23.4.2021 klo 14:00.

 

Saadut tarjoukset

Kaikki tarjoajat jättivät tarjoukset asetettuun määräaikaan mennessä.

 

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Tarjottavaa palvelua ja tarjousta koskevat vaatimukset määriteltiin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Tarjousten tarkastamisessa kaikki tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi.

 

Tarjousten vertailu
Hankinnan valintaperusteena on hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet on kuvattu ylätasolla tarjouspyynnön kohdassa ”Päätöksenteon perusteet” ja tarkemmin tarjouspyynnön liitteissä P6 Hintalomake ja P6.1 Vaatimus- ja laatuliite. Hinnan painoarvo oli 70 % ja laadun 30 %.

Hinta- ja laatuvertailu ilmenee liitteestä 1, Hinta- ja laatuvertailu.

 

Yhteenveto

Tarjouskilpailussa vertaillut tarjoukset sijoittuivat paremmuusjärjestyksessä seuraavasti:

  1. Telia Finland Oyj
  2. Fujitsu Finland Oy
  3. CGI Suomi Oy

   

TP 

Ehdotus

Esittelijä

  • Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää:

  1. hankkia perustietotekniikka- ja tietoliikennepalvelut kilpailutuksen voittaneelta taholta (Telia Finland Oyj) puitesopimuksen (liite 2) mukaisin ehdoin
  2. myydä Keski-Uudenmaan informaatioteknologia Oy:n osakkeet numerot 48 - 88 kilpailutuksen voittajalle (Telia Finland Oyj) kilpailutuksen yhteydessä määritellyin ehdoin (liite 3)
  3. valtuuttaa kaupunginjohtajan allekirjoittamaan osakkeiden kauppaa koskevan sopimuksen (liite 3) sekä palveluiden hankintaa koskevan puitesopimuksen (liite 2) Telia Finland Oy:n kanssa sekä tekemään niihin tarvittavia vähäisiä korjauksia
  4. valtuuttaa tietohallintojohtajan/muun päättämään järjestelyn täytäntöönpanosta ja tässä tarkoituksessa allekirjoittamaan asiaan liittyvät palvelusopimukset sekä täytäntöönpanon edellyttämät muut sopimukset 
  5. valtuuttaa tietohallintojohtajan/muun päättämään peruspalvelun lisäksi hankittavista optiopalveluista 
  6. todeta osakassopimuksen päättyneen hankintailmoituksen julkaisupäivänä 19.10.2020 

Hankintapäätös on ehdollinen: hankintapäätösten voimaantulon ehtona on se, että jokainen hankintarenkaan osapuoli tekee tämän hankintapäätöksen sisältöä vastaavan hankintapäätöksen.

Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös perusteluineen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

Tiedoksi

Kaupungin johtoryhmä, Hyvinkään kirjaamo, Keravan kirjaamo, Mäntsälän kirjaamo, Keusoten kirjaamo 
 Liite 1_Hinta- ja laatuvertailu
Ei vielä julkinen, Ei julkaista verkossa
 Liite 2_Puitesopimus
Ei vielä julkinen, Ei julkaista verkossa
 Liite 3_Osakekauppasopimus
Ei vielä julkinen, Ei julkaista verkossa