Kaupunginhallitus, kokous 11.3.2019

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 55 Konsernipalveluiden henkilöstön tilajärjestelyt ja moduulin hankinta

JARDno-2018-3025

Aikaisempi käsittely

Valmistelija

Antti Peltola, talous- ja hallintojohtaja, antti.peltola@jarvenpaa.fi

Perustelut

Konsernipalvelut

Järvenpään kaupunginhallitus käsitteli kokouksessaan 26.6.2017 kaupungintalon tilajärjestelyjä ja väistötilakysymyksiä. Tuolloin suunnitelmissa oli, että konsernipalvelut pysyvät kaupungintalolla huhtikuuhun 2020 asti. Tämän mahdollistamiseksi kaupungintalolla tehtiin akuutteja sisäilmakorjauksia, kerrokset 3 ja 4 tyhjennettiin ja toiminta keskitettiin kaupungintalon 1. ja 2. kerrokseen asetettujen tavoitteiden mukaisesti. Tehdyistä toimenpiteistä huolimatta henkilökunnan oireilu on jatkunut, eikä kaupungintalolla työskentelyä voi jatkaa suunnitellulla tavalla. Tämän vuoksi konsernipalveluiden henkilökunnalle pitää löytää uudet väistötilat. Väistötilojen osalta selvitetään mm. Järvenpää-talon mahdollisuutta sekä myös muita vaihtoehtoja. Isona tavoitteena on, että koko Järvenpään kaupungin toimitotyötä tekevälle henkilöstölle löytyisi keskitetty tilaratkaisu viimeistään vuoden 2020 loppuun mennessä.

Kuten aikaisemminkin on todettu, Järvenpään kaupungin 70-luvulla rakennettu kaupungintalo on saavuttanut perusparannusiän ja on kiinteistöteknisesti heikossa kunnossa. Liitteenä on koonti kaupungintalon sisäilmatutkimuksesta, kaupungintalon kunnosta, kohdekohtaisista kuluista ja mm. korjausvelasta.

Ehdotus

Esittelijä

Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää periaatepäätöksenä että

  • kaupungintalo tullaan purkamaan kevään 2019 aikana.
  • konsernipalveluiden henkilökunnalle järjestetään tarvittavat väistötilat.

Lisäksi kaupunginhallitus päättää antaa kaupunginjohtajalle valtuudet sopia kaupungintalon purkamisesta ja muista väistötilojen järjestämiseen liittyvistä asioista hallintosäännön mukaisesti, jolloin euromääräinen ratkaisuvaltaraja on enintään 500 000 euroa. 

Käsittely

Käsittelyn kuluessa esittelijä päätti muuttaa ehdotustaan siten, että päätösehdotuksesta poistetaan teksti:

"Lisäksi kaupunginhallitus päättää antaa kaupunginjohtajalle valtuudet sopia kaupungintalon purkamisesta ja muista väistötilojen järjestämiseen liittyvistä asioista hallintosäännön mukaisesti, jolloin euromääräinen ratkaisuvaltaraja on enintään 500 000 euroa."

Sekä muutetaan päätösehdotuksen ensimmäinen kohta seuraavaan muotoon:

”Kaupungintalo tullaan purkamaan kevään 2019 aikana, mikäli ei esteitä ilmene."

Päätös

Hyväksyttiin esittelijän muuttuneen ehdotuksen mukaisesti.

 

Valmistelija

Antti Peltola, talous- ja hallintojohtaja, antti.peltola@jarvenpaa.fi

Perustelut

Konsernipalvelut

Kaupungintalon tilajärjestelyihin liittyvän ratkaisun valmistelua on jatkettu tiiviissä yhteistyössä Konsernipalveluiden, Hyvinvoinnin palvelualueen ja Mestaritoiminta Oy:n kanssa.

Tämän hetkinen etenemissuunntelma hankkeen kansa on seuraava:

  • HR-palvelut muuttaa Etera-taloon helmikuussa, osa HRstä viestinnän kanssa Etera-talon 4. kerrokseen ja osa 1. kerrokseen.
  • Talouspalvelut ja tietohallinto muuttavat Mannilantie 43:een (entiset Handelsbankenin tilat) arviolta helmikuun aikana.
  • Järvenpää-talolle muuton aikataulu on pysynyt samana ja tähän liittyvä tilasuunnittelu painottuu helmikuun alkupuolelle.
  • Hallintopalvelut muuttaa maaliskuun jälkeen Järvenpää-talon toiseen kerrokseen, kun remontit Järvenpää-talolla valmistuvat.

Valmistelun edetessä on käynyt selväksi, se että tarvitaan erillinen moduuli. Moduulin hyödyntämiseen on eri vaihtoehtoja:

1) Yhtenä vaihtoehtona tunnistetaan tarve noin 50 henkilön moduuliratkaisulle, joka voitaisiin rakentaa Justin läheisyyteen (ks. liite). Tämä tila voitaisiin vuokrata Kuuden-sotelle mahdollistaen Kuuden soten henkilöstön siirtymisen verotalosta sinne. Siirtymisen seurauksena Järvenpää-talolla ja Mannilantie 43:ssa oleva kaupungin henkilöstö voisi siirtyä verotaloon, jolloin koko konsernipalveluiden henkilöstö olisi samassa kohteessa.

2) Toisena vaihtoehtona on 50 henkilön moduulin rakentaminen suoraan konsernipalveluiden henkilöstölle. Tässä vaihtoehdossa J-talon ja Mannilantie 43 henkilöstö muuttaisi moduuliin sen valmistuessa ja Järvenpäätaloon tehtävät muutokset jäisivät vähäisiksi

3) Kolmantena vaihtoehtona on malli, jossa J-talon läheisyyteen rakennetaan moduuli, joka toimii Mannilantie 43 tiloissa olevan talouspalveluiden ja tietohallinnon kotipesänä sekä lisäksi väistötilana mahdollisten uusien sisäilmaongelmien varalta. Arvioitu mitoitustarve moduulin osalta tässä vaihtoehdossa olisi noin 25-30 paikkaa riippuen siitä kuinka suuri puskuri mahdollisten sisäilmaoireilujen osalta tarvitaan.

Moduulin rahoitustavan osalta vaihtoehtoina on moduulin rakentaminen kaupungin omaan taseeseen tai sen rahoittaminen rahoitusyhtiön kautta. 

Jotta moduuliratkaisussa voidaan edetä, niin tarvitaan kaupunginhallituksen päätös moduuliratkaisusta ja todennäköisesti myös valtuuston päätös talouarviomuutoksista.

Liitteinä on yhteenvetoesitys moduuliratkaisusta. Liite on kustannustietoineen salassapidettävä (Julkisuuslaki 6 luku 24 §). Antti Nikkanen, Mestaritoiminta Oy esittelee sitä kokouksessa.

 

 

Ehdotus

Esittelijä

Antti Peltola, talous- ja hallintojohtaja, antti.peltola@jarvenpaa.fi

Talousjaosto merkitsee tiedoksi kaupungintalon henkilöstön tilajärjestelyihin liittyvän valmistelutilanteen tiedoksi ja linjaa, että moduulin investointipäätös voidaan tuoda kaupunginhallituksen käsittelyyn.

Käsittely

Ennen asian käsittelyä Helinä Perttu poistui kokoustilasta esteellisenä (Palvelussuhdejäävi, hallintolaki 28.1 § 4-k), eikä osallistunut asiasta käytävään keskusteluun, eikä päätöksentekoon.

 

 

 

Päätös

Talousjaosto päätti siirtää asian kaupunginhallituksen käsiteltäväksi, koska asian valmisteluun liittyy ulottuvuuksia, jotka eivät kuulu talousjaoston toimialaan.

Valmistelija

Antti Peltola, talous- ja hallintojohtaja, antti.peltola@jarvenpaa.fi

Perustelut

Konsernipalveluiden henkilöstön tilajärjestelyt ja moduulin hankinta

Konsernipalvelut

Taustaa

Talousjaosto käsitteli moduulitoimiston hankintaa 7.2.2019 § 2. Asian valmistelua on jatkettu ottaen huomioon hankinnan laajemmat tilahallintaan ja kaupungin toimintaan liittyvät ulottuvuudet.

Moduulitoimiston hankinta liittyy olennaisesti kaupungin hallinto- ja asiantuntijatyön organisoimiseen. Järvenpään kaupungin palveluverkkosuunnitelman mukaisesti (KV 10.12.2018 § 103) kaupunki valmistelee uusien toimitilojen hankkimista tai rakennuttamista. Uusiin toimitiloihin tarkoitus muuttaa vuonna 2022. Osana hanketta on nähty järkeväksi, että nykyisiin hallintokiinteistöihin ei investoida vaan kohteet ajetaan hallitusti alas vuoden 2022 loppuun mennessä. Seutulantalon osalta tämä tarkoittaa sitä, että kohde pidetään täsmäkorjauksin käytössä vuoden 2022 loppuun asti. Kaupungintalon osalta kaupunki on linjannut periaatepäätöksenä (KH 3.9.2018 § 207), että kaupungintalo puretaan kevään 2019 aikana, mikäli esteitä ei ilmene. Laajempaan kontekstiin liitettynä Järvenpään kaupungin tilaratkaisut vaikuttavat myös 1.1.2019 aloittaneen Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymän (Keusote) toimintaan ja Keusoten mahdollisuuksiin tarjota kaupunkilaisille laadukkaita palveluita.

Vaihtoehtojen tarkastelu

Tällä hetkellä kaupungin tulee ratkaista kaupungintalolla työskentelevän henkilöstön väliaikaiset tilaratkaisut (vuoden 2022 loppuun asti). Kaupungintalon sisäilmatilanne on vakava ja talosta tulee luopua mahdollisimman nopeasti. Useita tilaratkaisuja (VE0-VE3) on tutkittu ja vertailtu. Kaikissa vaihtoehdoissa kaupungintalo tyhjennetään välittömästi ja konsernipalveluiden henkilöstö siirtyy väliaikaiseen tilaratkaisuun. Tutkittuja tiloja ovat Yhteiskouluntien toimistotalo, Järvenpää-talo, ulkopuolelta vuokratut tilat ja kaupungin taseeseen taikka kaupungin yhtiöön toteutettava moduulitoimistoratkaisu.  Vertailua on suoritettu mm. henkilöstövaikutuksien, tilamitoituksen ja taloudellisten vaikutusten pohjalta. Sisäilmatilanteen osalta edellytyksenä on se, että uudessa tilaratkaisussa ei ole sisäilmaongelmia. Lisäksi tarkastelussa on huomioitu positiiviset vaikutukset Keusoten toimintaan. Analyysin perusteella esitetään valittavaksi kokonaisuutena arvioiden paras tilaratkaisu. Analyysi on liitteenä.

Esitettävä investointivaihtoehto

Kaupunki toteuttaa moduulitoimiston kaupungin omistamalle tontille JUST:in läheisyyteen tai vaihtoehtoisesti Järvenpää-talon läheisyyteen. Järvenpään kaupunki myy tai vuokraa tontin moduulitoimistokäyttöä varten. Asia on selvityksessä kaupunkikehityksessä. Moduulitoimistoon keskitetään, mikäli Keusoten kanssa päästään sopimukseen tilan käytöstä, Keusoten toimintaa. Tällä tavoin halutaan turvata laadukkaiden sosiaali- ja terveyspalveluiden säilyminen Järvenpäässä myös mahdollisen maakunta- ja sote-uudistuksen jälkeen. Tilat mitoitetaan alustavasti n. 75 henkilölle. Tämän hetken kustannusarvio on 4,1 milj. euroa ja muut investoinnit huomioiden 4,3 Me. Kohde toteutetaan asemakaavatilanteesta johtuen mahdollisesti useammassa kuin yhdessä vaiheessa. Esityksenä on, että investointi tehdään kaupungin taseeseen, mikäli siihen liittyvät talousarviomuutokset hyväksytään. Toinen vaihtoehto on, että kohteen toteuttaja on kaupungin 100 % omistamaa Kiinteistö Oy Järvenpään Terveystalo. Tällöin hanke toteutettaisiin mahdollisesti kaupungin omavelkaisella takauksella. Tarvittava lainamäärä olisi 4,5 Me, jotta yhtiö voi tehdä rakennusinvestoinnin lisäksi myös muita mahdollisia omistajan esittämiä investointeja. Omavelkainen takaus olisi enintään 80 % lainan vuotuisesta jäännöspääomasta. Investoinnin edellytyksenä on, että Keski-Uudenmaan sosiaali- ja terveyspalveluiden kuntayhtymä kanssa tehdään pitkäaikainen vuokrasopimus tilan käytöstä.       

Vaikutukset kaupungin tilaratkaisuun ja kustannuksiin

Keusoten siirtyminen moduulitoimistoon mahdollistaisi konsernipalveluiden siirtymisen kokonaisuudessaan Yhteiskouluntielle (Verotalo). Vaihtoehdon hyödyt ovat merkittävät työyhteisön toimivuuden ja henkilöstön hyvinvoinnin kannalta. Yhteiskouluntiellä ei ole havaittu sisäilmaongelmia, joten myös sisäilmaoireista kärsineet henkilöt voivat muuttaa uusiin tiloihin. Kaupunki voisi luopua useasta pienemmästä vuokratilasta ja tilaratkaisu tuottaisi kaupungille n. 220 000 euron vuotuisen säästön tilakustannuksissa verrattuna nykytilanteeseen. Järvenpää-talon toimistokäyttö olisi vain väliaikaista ja negatiiviset vaikutukset talon toiminnalle jäisivät vähäisiksi. Yhteenveto vaihtoehdoista on liitteenä.

Ehdotus

Esittelijä

Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää

  1. hyväksyä 4,3 Me moduuli-investoinnin esitetyn vaihtoehto 3 mukaisesti, päätös on ehdollinen, että kaupunginvaltuusto hyväksyy esitettävän talousarviomuutoksen
  2. päättää esittää valtuustolle, että se päättää hyväksyä liitteen mukaiset talousarviomuutokset

Käsittely

Ennen asian käsittelyä Helinä Perttu ja Eemeli Peltonen poistuivat kokoustilasta esteellisinä (hallintolain 28 §:n 1 momentin 5-kohdan mukainen yhteisöjäävi; hän tai hänen läheisensä on hallituksen, hallintoneuvoton tai niihin rinnastettavan toimielimen jäsenenä, toimitusjohtajana tai vastaavana sellaisessa yhteisössä, laitoksessa tms. joka on asianosainen tai jolle on odotettavissa päätöksestä erityistä hyötyä tai vahinkoa).

Ulla-Mari Karhu toimi pykälän ajan kokouksen puheenjohtajana.

Asiaa oli esittelemässä Antti Nikkanen Mestaritoiminnalta.

Käsittelyn kuluessa Mikko Taavitsainen ehdotti, että asia palautetaan uudelleen valmisteltavaksi. Ehdotus raukesi kannattamattomana.

Riikka Reina ehdotti Henry Bergin kannattamana asian jättämistä pöydälle.

Puheenjohtaja tiedusteli kokoukselta voidaanko asia jättää yksimielisesti pöydälle.

Päätös

Päätettiin yksimielisesti jättää asia pöydälle.

Perustelut

ON

Ehdotus

Esittelijä

  • Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää

  1. hyväksyä 4,3 Me moduuli-investoinnin esitetyn vaihtoehto 3 mukaisesti, päätös on ehdollinen, että kaupunginvaltuusto hyväksyy esitettävän talousarviomuutoksen
  2. päättää esittää valtuustolle, että se päättää hyväksyä liitteen mukaiset talousarviomuutokset.

Käsittely

Ennen asian käsittelyä Helinä Perttu ja Eemeli Peltonen poistuivat kokoustilasta esteellisinä (hallintolain 28.1 § 5 kohdan mukainen yhteisöjäävi, hän tai hänen läheisensä on hallituksen, hallintoneuvoston tai niihin rinnastettavan toimielimen jäsenenä, toimitusjohtajana tai vastaavana sellaisessa yhteisössä, laitoksessa tms. joka on asianosainen tai jolle on odotettavissa päätöksestä erityistä hyötyä tai vahinkoa). Ulla-Mari Karhu toimi pykälän ajan puheenjohtajana. 

Henkilöstöjohtaja Merja Soosalu esitteli etätyökyselyn tulokset.

Käsittelyn kuluessa Mikko Taavitsainen teki ehdotuksen, että asia palautetaan valmisteluun siten, että moduliratkaisusta ei synny investointitarpeita. Ehdotus raukesi kannattamattomana.

Päätös

Hyväksyttiin. 

Tiedoksi

KV 25.3