Kaupunginhallitus, kokous 11.3.2019

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 50 Hallintosäännön uudistaminen 1.4.2019 alkaen

JARDno-2018-3585

Perustelut

Valmistelijat

Kaupungin johtoryhmä, kaupunginjohtaja, kaupunginlakimies

Tausta

Hallintosääntöä on uudistettu edellisen kerran loppuvuodesta 2018, kun sote-palveluiden järjestämis- ja tuottamisvastuun siirtyminen aiheutti tarpeen uudelleen organisoida kaupunkiin jääviä palveluita. Suurimmat tuolloin hallintosääntöön tehdyt muutokset liittyivät silloisten lasten- ja nuorten, sivistyksen ja vapaa-ajan sekä sosiaali- ja terveyspalvelujen palvelualueiden uudelleen organisointiin ja lautakuntarakenteeseen. Muilta osin hallintosääntöön tehtiin ainoastaan teknisiä muutoksia.

Hallintosääntöön 1.4.2019 alkaen esitettävät muutokset

Konsernipalveluiden johtamisjärjestelmän muutos

Konsernipalveluihin on perustettu viestintäjohtajan ja tietohallintojohtajan virat. Talous- ja hallintojohtajan virkaa esitetään jaettavaksi erillisiin talousjohtajan ja hallintojohtajan virkoihin. Talous- ja hallintojohtaja on toiminut kaupunginjohtajan sijaisena. Näihin muutoksiin liittyen hallintosääntöön esitetään mainintojen ottamista uusista johtajista sekä talous- ja hallintojohtajaan liittyvien viittausten muuttamista koskemaan joko hallintojohtajaa, talousjohtajaa tai kaupunginjohtajan nimeämää viranhaltijaa.

Kaupunginhallituksen jaostojen esittely

Nykyisen hallintosäännön mukainen käytäntö, jonka mukaan jaostojen esittelijävastuu on hajautettu, on koettu sekavaksi, sillä esittelijä on saattanut vaihtua käsiteltävän asian perusteella kesken kokouksen. Erityisen ongelmallisena nykyinen käytäntö on koettu henkilöasiainjaostossa. Esittelijävastuuta esitetään muutettavaksi siten, että kaupunginjohtaja toimisi jatkossa jaostojen pääsääntöisenä esittelijänä ja hänen sijaisensa olisi jaostosta riippuen hallintojohtaja, talousjohtaja tai henkilöstöjohtaja.

Nykyisen hallintosäännön mukaan henkilöstöasiainjaosto käsittelee asiakkuusjohtajien valinnat. Edellä mainitusta johtuen on aiemmin päädytty ratkaisuun, jossa esittelyvastuu asiakkuusjohtajia koskevissa asioissa on ollut palvelualuejohtajilla. Palvelualuejohtajien osallistumista asiakkuusjohtajien valintaan pidetään edelleen tärkeänä ja perusteltuna, joten hallintosääntöä esitetään muutettavaksi siten, että jatkossa palvelualuejohtajat osallistuisivat asiakkuusjohtajien valintaprosessiin yhdessä kaupungin HR- palveluiden kanssa. Lisäksi esitetään, että palvelualuejohtajilla olisi läsnäolo- ja puheoikeus niissä jaoston kokouksissa, joissa jaosto käsittelee asiakkuusjohtajien valintaa.

Henkilöstöasiat

Nykyinen hallintosääntö edellyttää, että monet rutiinimaisetkin henkilöstöön liittyvät asiat käsitellään ensin henkilöstöasiainjaostossa ja jaoston käsittelyn jälkeen vielä kaupunginhallituksessa. Hallinnon sujuvoittamiseksi ehdotetaan, että hallintosääntöä muutettaisiin siten, että henkilöstöasiainjaostolla olisi jatkossa yleistoimivalta henkilöstöasioissa. Kaupunginhallituksella on kuntalain mukainen otto- oikeus alaisensa toimielimen tekemiin päätöksiin, joten tarvittaessa hallitus voi ottaa käsiteltäväkseen henkilöstöasiainjaostossa jo käsitellyn asian, mikäli se katsoo sen tarpeelliseksi. Lisäksi esitetään, että jaosto voi halutessaan siirtää asian hallituksen ratkaistavaksi, mikäli se katsoo, että siirto on asian luonteen vuoksi perusteltu.

Viestinnän ja tietohallinnon kehittäminen

Viestinnästä säädetään nykyisessä hallintosäännössä varsin lyhyesti. Tietohallinnosta, tietoturvasta ja tietosuojasta ei nykyisessä hallintosäännössä ole lainkaan säännöksiä. Niin viestinnän, tietohallinnon kuin tietoturvan ja - suojankin asemaa on muun muassa velvoittavan lainsäädännön kautta viime vuosina vahvistettu. Edellä mainitusta johtuen viestintään ja tietohallintoon liittyvien asioiden osalta esitetään, että myös hallintosääntöön lisättäisiin niitä koskevat erilliset luvut vastaavasti, kuin nykyisessä hallintosäännössä jo on henkilöstö- , talous- ja asiakirjahallinnon osalta.

Viestintä- ja tietohallintojohtajalle ehdotetaan säädettävän selkeät toimivaltuudet sekä oikeus antaa alaistaan toimintaa koskevia velvoittavia ohjeita. Edellä mainittujen johtajien tueksi ehdotetaan säädettävän työryhmistä, joiden tarkoituksena olisi huolehtia viestintää ja tietohallintoa koskevien ohjeiden ja käytänteiden valmistelusta.

Viestintää ja tietohallintoa koskevat luvut on pyritty muotoilemaan siten, että myös palvelualueilla on mahdollisuus osallistua ja vaikuttaa heitä koskevien ohjeiden ja käytänteiden valmisteluun.

Avoimuuden edistäminen ja valmistelua koskevien sääntöjen selkiyttäminen

Julkisuusperiaatteeseen sekä asiakirjojen julkisuuteen liittyen esitetään toimintatapaa, jonka mukaan kaupungin julkiset asiakirjat, henkilötietojen käsittelyyn liittyvä tietosuoja sekä salassapitosäännökset huomioiden, lähtökohtaisesti luovutetaan niitä pyytävälle siltä taholta, jolta niitä on pyydetty. Mikäli tietojen tai asiakirjojen antamisesta kieltäydytään, tulee pyytäjälle antaa kieltäytymisestä perusteltu kirjallinen päätös.

Valtuustoinfot ja toimielinten iltakoulut ovat vuosien saatossa vakiintuneet kiinteiksi ja toimiviksi viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden välisen yhteistyön osaksi. Valtuustoinfoa koskevia hallintosäännön säännöksiä esitetään täsmennettävän ja iltakouluista otettavan hallintosääntöön erilliset säännökset. Iltakoulusäännösten tarkoituksena on korostaa iltakoulun luonnetta informatiivisena keskustelutilaisuutena.

Kokouskutsuihin liittyvät määräajat

Valtuuston kokouskutsun lähettäminen nykyisen hallintosäännön mukaisesti, viimeistään kahdeksan päivää ennen kokousta, on käytännössä osoittautunut hyvin hankalaksi käytännöksi. Erityisesti sellaisissa päätöksissä, jotka vaativat ryhmien välisiä neuvotteluita, olisi eduksi, jos kaupunginhallituksella olisi mahdollisuus jättää asia tarvittaessa pöydälle ennen asian saattamista valtuuston käsittelyyn. Nykyisen hallintosäännön mukainen määräaika johtaa tilanteeseen, jossa pöydälle jätetty asia joudutaan ottamaan valtuuston käsittelyyn ylimääräisenä asiana, mikäli katsotaan, että se on perusteltua saada käsiteltyä jo seuraavassa valtuuston kokouksessa. Mikäli valtuusto ei ota asiaa käsittelyyn esityslistan ulkopuolelta, siirtyy asian valtuustokäsittely seuraavaan valtuuston kokoukseen eli käytännössä kuukaudella eteenpäin.

Asioiden käsittelyn sujuvoittamiseksi esitetään, että valtuuston kokouskutsu lähtisi jatkossa viimeistään viisi päivää ennen kokousta. Myös kaupunginhallituksen esityslistan määräaikaa esitetään lyhennettäväksi nykyisestä neljästä päivästä kolmeen päivään.

Kaupunginhallitus kokoontuu lähtökohtaisesti joka maanantai, lukuun ottamatta valtuuston kokouspäiviä. Käsiteltäviä asioita on paljon ja tilanne on johtanut siihen, että esityslistat valmistuvat nykyisen hallintosäännön asettaman määräaika-aikataulun takia hyvin myöhään kokousta edeltävänä torstaina. Esityksen tarkoituksena on pidentää viranhaltijoiden esityslistan koostamisaikaa perjantai aamupäivään saakka siten, että esityslistat julkaistaisiin perjantaisin viimeistään klo 12.00. Kaupunginhallitus voisi tarvittaessa antaa päätöksellään asiaan liittyen tarkentavia ohjeita.

Lautakuntien kokouskutsujen lähettämisen määräajan osalta esitetään, että määräaika olisi sama, kuin valtuuston osalta (5 päivää).

Käytännössä valtuutetuilla on jo nyt huomattavan pitkä aika tutustua valtuustolle päätöksentekoon eteneviin asioihin ja niitä koskeviin asiakirjoihin. Tällaisten asioiden seuraaminen jo käsittelyn alusta lähtien vaatii kuitenkin valtuutetuilta lautakuntien esityslistoihin perehtymistä oma-aloitteisesti. Jotta valtuutetuilla olisi riittävästi aikaa varautua kokouksiin sekä tutustua valtuustolle päätöksentekoon tuleviin asioihin ennakolta, esitetään, että hallintosäännöllä asetettaisiin velvollisuus kokouskalenterin julkistamiseen vuodeksi eteenpäin. Lisäksi esitetään, että valtuuston päätettäväksi etenevän asian tullessa toimielimen esityslistalle, siitä ilmoitettaisiin valtuutetuille. Käytännössä tämä tarkoittaisi, että valtuutetut saisivat jatkossakin tiedon valtuuston käsittelyyn tulevista asioista vähintään 10 päivää ennen valtuuston kokousta.

Taloudellinen toimivalta

Hallintosäännön liitteessä 1 säädetään toimielinten ja johtavien viranhaltijoiden valtuuksista hankintoihin ja muihin taloudellisiin sitoumuksiin liittyen. Nykyisen liitteen mukaiset hankintarajat 170.000 ja 85.000 euroa vastaavat puolta miljoonaa ja miljoonaa entistä Suomen markkaa. Hankintavaltuuksia esitetään tarkistettavaksi ylöspäin ja selkeytettäväksi siten, että rajoja olisi vähemmän. Lisäksi ei ole pidetty perusteltuna erotella sitä, liittyykö jokin sopimus investointeihin vai käyttötalouteen.

Toistaiseksi voimassa olevien sopimusten osalta esitetään liitteeseen lisättävän hankintalain mukainen laskentasääntö (sopimuksen arvo = 48 kk). Lisäksi esitetään, että kaupunginjohtajan toimivaltuudet olisivat vastaavan tasoiset, kuin palvelualuelautakunnilla.

Maankäyttöön liittyvät säädökset

Nykyisessä hallintosäännössä kaupunkikehityslautakunnan ja kaupunginhallituksen välinen toimivalta maankäytön osalta on osittain tulkinnanvarainen tai jopa ristiriitainen. Kaupunginhallituksella on toisaalta hallintosäännön mukaan toimivalta johtaa maankäyttöä, mutta lautakunnalla toimivalta tehdä maankäyttöä koskevia yleisiä linjauksia, jotka käytännössä sitovat myös kaupunginhallitusta.

Hallintosääntöä esitetään tältä osin selkeytettävän lisäämällä kaupunkikehityslautakunnan tehtäviin laajempien maankäyttöön liittyvien linjausten valmistelu ja toisaalta velvoittamalla kaupunkikehityslautakunta tuomaan kyseiset linjaukset kaupunginhallituksen vahvistettavaksi.

Kaupunginhallitus käsittelee lisäksi huomattavan määrän etuosto-oikeuden käyttöön liittyviä asioita, joista suurin osa on sellaisia, joissa etuosto- oikeuden käyttämiselle ei ole juridisia perusteita. Hallintosäännön valmistelun yhteydessä selvitettiin mahdollisuutta säätää etuosto-oikeuden käyttämättä jättämisestä hallintosäännössä. Koska etuosto-oikeuden käyttämistä koskeva ratkaisuvalta on kuitenkin erityislainsäädännössä osoitettu kaupunginhallituksen vastuulle, ei kaupunginvaltuusto voi hallintosäännöllä osoittaa toimivaltaa muulle taholle. Kaupunginhallitus voi kuitenkin päätöksestään ilmenevässä laajuudessa halutessaan itse siirtää sen ratkaisemisen, ettei kunta käytä etuosto- oikeuttaan, määräämänsä viranhaltijan tehtäväksi.

Kooste hallintosäännön muutoksista perusteluineen ja esitys uudeksi 1.4.2019 alkaen noudatettavaksi hallintosäännöksi ovat liitteenä.

Ehdotus

Esittelijä

  • Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää ehdottaa kaupunginvaltuustolle, että valtuusto päättää

  1. hyväksyä hallintosääntöön ehdotetut muutokset liitteen mukaisesti
  2. että hallintosääntöä sisältäen ehdotetut muutokset noudatetaan 1.4.2019 alkaen.

Käsittely

Kaupunginjohtaja esitteli muutosehdotuksia hallintosääntöön. 

Käsittelyn kuluessa esittelijä päätti muuttaa ehdotustaan. Muuttunut ehdotus kuului:

"Kaupunginhallitus päättää

  1. ehdottaa kaupunginvaltuustolle, että kaupunginvaltuusto päättää hyväksyä hallintosääntöön talous- ja hallintojohtajan viran jakamista, viestintää ja tietohallintoa, konsernipalvelut (§ 35) sekä kaupunginhallituksen alaisten jaostojen esittelijävastuuta koskevat muutokset.
  2. ehdottaa kaupunginvaltuustolle, että hallintosääntöä, edellä päätöskohdassa 1 mainituin muutoksin, noudatetaan 1.4.2019 alkaen.
  3. ,että muiden muutosehdotusten osalta hallintosääntö palautetaan valmisteluun ja tuodaan päätöksentekoon uudelleen siten, että muutokset tuodaan valtuuston käsittelyyn myöhemmin vuonna 2019."

Lisäksi esittelijä ehdotti, että § 14 muutetaan seuraavaan muotoon: "Palvelualuejohtajilla on läsnäolo ja -puheoikeus niissä henkilöstöasianjaoston kokouksissa siltä osin kuin jaosto käsittelee palvelualueen asiakkuusjohtajien rekrytointia koskevia asioita."

Päätös

Hyväksyttiin yksimielisesti esittelijän muutosehdotusten mukaisesti. 

Tiedoksi

KV 25.3, KV päätöksen jälkeen: kaupungin ja palvelualueiden johtoryhmät, Järvenpään Vesi