Perustelut
Asian tausta
Järvenpään kaupunki on valmistellut kilpailutusta kirjastoaineistojen kuljetusten järjestämisestä Hyvinkään, Järvenpään, Keravan ja Riihimäen kaupungeille sekä Hausjärven, Lopen, Nurmijärven, Mäntsälän ja Tuusulan kunnille yhteishankintana Ratamo- ja Kirkes-kirjastojen reiteille. Yhteishankintana tehtävällä kilpailutuksella tavoitellaan muun muassa kustannussäästöjä ja sopimussuhteesta seuraavaa vakioitua toimintaa.
Kirjojen lisäksi aineisto koostuu lehdistä, cd-levyistä, dvd-levyistä tai vastaavista audiovisuaalisista materiaaleista. Kirkes- ja Ratamo- sekä Lopen kirjastojen yhteistyön avulla aineistotietokannat ja kokoelmat ovat koko alueen asukkaiden yhteisessä käytössä. Näitä asiakkaiden varaamia ja palauttamia aineistoja kuljetetaan Kirkes- ja Ratamo -kirjastojen välillä.
Kilpailutusprosessi
Osapuolten kesken on neuvoteltu siitä, että Tuusulan kunta vastaisi yhteishankinnan tarjouspyynnön ja sen liitteiden valmistelusta sekä teknisestä toteutuksesta Tuusulan kunnan Cloudia-kilpailutusjärjestelmässä muiden sopimusosapuolten toimittamien tietojen ja tausta-aineistojen perusteella.
Sopimusosapuolten on tarkoitus nyt hyväksyttävällä sopimuksella valtuuttaa Tuusulan kunta tekemään hankintapäätös yhteishankinnasta kaikkien sopimusosapuolten puolesta. Jokaisen sopimusosapuolen on kuitenkin tarkoitus allekirjoittaa itsenäisesti hankintasopimus valitun palveluntuottajan kanssa.
Varsinaisen sopimuskauden on tarkoitus olla kestoltaan kaksi (2) vuotta. Sopimukseen on tarkoitus lisäksi sisällyttää mahdollisuus enintään kahden (2) vuoden optiokauteen. Tilaaja (Tuusula) päättää erikseen optiokauden käyttöönotosta. Sopimuskauden arvioitu aloitusajankohta on toukokuu 2027.
Taloudelliset vaikutukset
Tällä hetkellä aineistokuljetukset maksavat Järvenpään osalta 650 e/kk (alv. 0%). Kolmen vuoden ennakoitu arvo on näin ollen 24 000 euroa Järvenpään osalta, yhteishankinnan arvon ollessa noin 288 000 euroa. Polttoaineiden ja yleisten hinnankorotusten vaikutuksia ei ole otettu huomioon hinta-arviossa.
Päätösvallan peruste
Hankintalain (1397/2016) 21 §:n mukaan hankintayksiköt voivat sopia yksittäisen hankinnan toteuttamisesta yhdessä. Hankintaan osallistuvat hankintayksiköt vastaavat yhdessä hankintalain säännösten noudattamisesta, jos hankinta toteutetaan kokonaisuudessaan kaikkien hankintaan osallistuvien hankintayksiköiden nimissä ja niiden puolesta. Kirjastoaineistojen kuljetuskilpailutusta koskevassa asiassa on katsottu olevan kyse hankintalain 21 §:n mukaisesta asiasta.
Hallintosäännön hankintoja koskevan 156 §:n mukaan taloudellisesta toimivallasta määrätään hallintosäännön luvussa 18. Saman pykälän 2 momentin mukaan toimivalta sisältää päätöksen hankintalain (1397/2016) mukaisen hankinnan tai yhteishankintaan liittymisen lisäksi mm. toimivallan siirtämisestä toiselle hankintayksikölle sekä muun mahdollisen hankintaan liittyvän päätöksen.
Hallintosäännön 18 luvun 2. kohdan mukaan palvelualuelautakunta päättää irtaimen omaisuuden ja palveluiden hankinnasta, myynnistä, vuokrauksesta ja muusta luovutuksesta, kun kyse on kyseiselle palvelualueelle kuuluvasta asiasta (pl. ICT, tilat, osakkeet). Kirjastoaineistojen kuljetuksissa on kyse hyvinvoinnin palvelualueelle kuuluvasta asiasta. Hyvinvoinnin palvelualueen toimintasäännön mukaan toimivalta em. irtaimen omaisuuden ja palveluiden hankinnassa on palvelualuelautakunnalla 250 000 euroa ja sen ylittävin osin.
Koska kyse on yli 250 000 euron hankinnasta, yhteishankintaan liittymistä ja toimivallan siirtämistä toiselle hankintayksikölle koskevassa asiassa toimivalta on hyvinvointilautakunnalla.
PR, KS
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Kristiina Soots, palvelualuejohtaja, kristiina.soots@jarvenpaa.fi
Hyvinvointilautakunta päättää
- että Järvenpään kaupunki liittyy Tuusulan kunnan koordinoimaan kirjastoaineistojen kuljetuskilpailutukseen.
- valtuuttaa Tuusulan kunnan tekemään hankintapäätöksen hankinnasta Järvenpään kaupungin puolesta ja sitoutua päätöksen mukaisiin ehtoihin.
- todeta, että Järvenpään kaupunki tekee hankinnasta oman hankintasopimuksensa valitun palveluntuottajan kanssa.
- hyväksyä liitteenä olevan vastuunjakosopimuksen.
- valtuuttaa kirjastopalveluiden päällikön allekirjoittamaan vastuunjakosopimuksen ja tekemään siihen tarvittavat korjaukset ja täsmennykset ennen allekirjoittamista.
- valtuuttaa kirjastopalveluiden päällikön myöhemmin allekirjoittamaan palveluntuottajan kanssa tehtävän hankintasopimuksen.