JARDno-2024-112
Kaupunginhallituksen toimintaohje (KH 14.6.2021 § 172) Konsernipalveluiden taloudellisen toimivallan delegointi (KJ 18.4.2019 § 10)
Tarjousprosessi
Hankinnan kohteena on Järvenpään kaupungin vakuutusmeklaripalvelut, joka pitää sisällään vakuutussopimusten jatkuvan ylläpidon ja hallinnoinnin, perehdyttämisen kulloinkin voimassa olevaan vakuutusturvaan, neuvonnan ja avustamisen vahinkovakuutustilanteissa sekä vakuutusten kilpailuttamisen. Kilpailutettavan palvelun piiriin kuuluvat Järvenpään kaupungin palvelualueet ja Järvenpään Vesi. Vuoden 2025 alusta Järvenpään kaupunki toimii myös TE-palveluiden järjestämisen Keski-Uudenmaan työllisyysalueen vastuukuntana. Järvenpään tytäryhtiöt voivat halutessaan siirtyä käyttämään kilpailutettua palvelua sopimuksen aikana.
Järvenpään kaupunki on kilpailuttanut vakuutusmeklaripalvelun hankinnan sopimuskaudelle 1.5.2024 - 30.04.2026. Tätä sopimusta voidaan jatkaa erillisellä tilaajan päätöksellä kahden (2) vuoden optiokaudella 1.5.2026-30.4.2028. Hankinnan kohteen sisältö on kuvattu tarjouspyyntöasiakirjoissa. Hankinnassa ei sitouduta mihinkään tiettyyn kokonaisvolyymiin ostojen määrän tai arvon osalta, vaan hankinnat tehdään sopimuskaudella kaupungin tarpeita vastaavasti.
Hankinnassa on noudatettu Järvenpään kaupungin voimassa olevaa pienhankintaohjetta. Kilpailutus tehtiin avoimella menettelyllä. Hankinnasta julkaistiin hankintailmoitus Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa 12.2.2024. Tarjouspyyntöön tai sen sisältöön liittyvät lisäkysymykset tuli esittää 16.2.2024 klo 16:00 mennessä. Lisätietokysymyksiä tuli kuusi kappaletta.
Määräaikaan 1.3.2024 klo 12:00 mennessä kirjallisen tarjouksensa jättivät seuraavat tarjoajat: 1. Rewenda Oy 2. Novum Oy
Myöhästyneitä tarjouksia ei tullut.
Tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuustarkistus tehtiin sekä tarjouspyynnön muotoseikkojen että tarjouspyynnössä edellytettyjen vaatimusten täyttymisen osalta. Tarjoukset hyväksyttiin tarjouspyynnön mukaisiksi
Tarjousten vertailu
Vertailuperusteena käytetään vakuutusmeklaripalvelun ja vakuutusten kilpailuttamisen yhteenlaskettua tarjoushintaa. Hankinnan ratkaisuperusteeksi on tarjouspyynnössä ilmoitettu halvin hinta. Tarjousten vertailu on päätöksen liitteenä.
Hintavertailun lopputuloksen mukaisesti palveluntuottajaksi valitaan Rewenda Oy.
Päätän, että
1. Järvenpään kaupungin vakuutusmeklaripalveluiden tuottajaksi valitaan Rewenda Oy
2. kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana vaan hankkii niitä tarpeen mukaan
3. hankinnasta tehdään sopimus ajalle 1.5.2024 - 30.4.2026. Tätä sopimusta voidaan jatkaa erikseen päätettävällä kahden (2) vuoden mittaisella optiolla (1.5.2026 - 30.4.2028)
4. sopimus allekirjoitetaan vasta, kun tämä päätös on saanut lainvoiman
5. sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sopimuksen allekirjoittaneet.