Kuvaus
Järvenpään kaupunki on vastuukunta 1.1.2025 toimintansa aloittavalla Keski-Uudenmaan työllisyysalueella. Keski-Uudenmaan työllisyysalueen muodostavat seuraavat kunnat: Järvenpää (vastuukunta), Mäntsälä, Nurmijärvi, Hyvinkää, Tuusula ja Pornainen. Työllisyysalueen valmistelun tueksi on hankittu konsultointipalveluita vuonna 2023, jonka myötä on huomattu, että valmisteluaikana konsulttipalveluiden tarve ylittää kansallisen kynnysarvon ja palvelut ollaan päätetty kilpailuttaa.
Sopimukselle valitaan 3 eniten pisteitä saanutta toimittajaa, joilta palvelut tilataan vapaavalintaisesti, mikäli tilauksen arvo on alle kansallisen kynnysarvon (60 000 €). Mikäli tilattava palvelu on kynnysarvon ylittävä, kilpailutetaan se kevennetyllä menettelyllä sopimustoimittajien kesken. Kumppanin valinta on perusteltava myös kynnysarvon alittavissa hankinnoissa. Sopimuskausi kestää sopimuksien allekirjoituksesta valmisteluprojektin päättymiseen eli noin 1,5 vuotta.
Hankintamenettely
Hankinta toteutettiin avointa hankintamenettelyä käyttäen.
Hankinnasta julkaistiin 26.9.2023 kansallisen kynnysarvon ylittävä hankintailmoitus Hilma- julkaisujärjestelmässä osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi (ilmoituksen numero 2023-137333).
Tarjouspyyntöasiakirjat julkaistiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa, myös tarjoukset oli lähetettävä Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalin kautta.
Tarjouspyyntö on liitteenä.
Määräaikaan 22.10.2023 klo 23:59 mennessä kirjallisen tarjouksensa jättivät seuraavat tarjoajat:
- MDI Public, FCG Finnish Consulting Group Oy (1940671-3)
- Mikko Kesä Oy (FI22424875)
- Tamora Oy (FI23143960)
- Vento Pernu työllisyys Oy (FI32708919)
Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu, että tarjousten käsittely toteutetaan viidessä vaiheessa:
1. Tarjousten avaaminen
2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen
3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
4. Tarjousten vertailu
5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen
6. Hankintasopimuksen solmiminen.
Tarjoajan soveltuvuus
Tarjouspyynnössä oli edellytetty tarjoajan soveltuvuuden toteamiseksi kaksi seikkaa:
1. Kaupparekisteriin merkitseminen
2. Tarjoaja on osallistunut vähintään viiden (5) eri työllisyysalueen valmisteluun vuonna 2023.
Soveltuvuuskriteerien tarkastuksessa huomattiin, että yhdellä tarjoajalla, Tamora Oy (FI23143960), ei ollut vaadittavaa kokemusta viiden eri työllisyysalueen valmistelusta: referenssien vastaanottajat eivät olleet työllisyysalueita, joten se on suljettava ulos kilpailusta. Näin ollen jäljelle jäi kolme (3) soveltuvaa tarjoajaa.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuus
Kaikkien kolmen (3) soveltuvuuskriteerit täyttäneen tarjoajan tarjoukset hyväksyttiin tarjouspyynnön mukaisiksi.
Tarjousten vertailu, hankinnan ratkaisuperuste ja ratkaisu
Hankinnan ratkaisuperusteena oli tarjouspyynnössä paras hinta-laatu-suhde. Koska tarjouspyynnössä oli ilmoitettu, että sopimukselle tullaan ottamaan kolme tarjoajaa ja vertailuun päässeitä tarjouksia on kolme, ei vertailua ole tarpeen suorittaa, vaan sopimus tullaan solmimaan kaikkien kolmen tarjoajan kanssa.
Taloudelliset vaikutukset
Palvelu-uudistuksen valmistelun ohjausryhmä on budjetoinut konsultointiin käytettäväksi maksimissaan 60 000 euroa vuonna 2024. Hankinnan todellinen arvo sopimuskaudella määräytyy kuitenkin konsulttipalveluiden tarpeen mukaan, koska sopimuksella ei ole määräostovelvoitetta. Koko sopimuskaudella voidaan ostaa konsulttipalveluita korkeintaan 150 000 euron edestä.