Perustelut
Valmistelijat: Koponen Pekka, Petra Pantsar, Toni Pallaspuro
Järvenpään kaupunki on julkaissut ICT Hankintapalveluiden sekä hankintaa tukevan ICT konsultoinnin hankintaa koskevan kynnysarvon ylittävän hankintailmoituksen Hilma- julkaisujärjestelmässä osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi 15.01.2020 (ilmoituksen numero 2020-036079).
Tarjouspyyntöasiakirjat julkaistiin Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa, myös tarjoukset oli lähetettävä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin kautta.
Määräaikaan 23.02.2020 klo 12.00 mennessä kirjallisen tarjouksensa jättivät seuraavat tarjoajat:
- PTCServices Oy (1916929-5)
- KPMG Oy Ab (1805485-9)
- Silver Planet Oy (FI19065904)
Myöhästyneitä tarjouksia ei tullut.
Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu, että tarjousten käsittely toteutetaan seitsemässä vaiheessa:
Hankintayksikkö
1. Avaa tarjoukset
2. Tarkastaa tarjoajan soveltuvuutta koskevat vastaukset
3. Tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden
4. Vertailee tarjoukset
5. Pyytää ja tarkastaa voittajan soveltuvuutta koskevat todistukset ja selvitykset
6. Tekee hankintapäätöksen ja antaa tiedoksi kaikille tarjoajille
7. Solmii hankintasopimuksen voittajan kanssa sen jälkeen, kun hankintapäätös on lainvoimainen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.
Tarjoajan soveltuvuus
Tarjouspyynnössä oli edellytetty tarjoajan soveltuvuuden toteamiseksi, että tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteenä tarjouspyynnössä luetellut soveltuvuutta osoittavat asiakirjat ja/tai selvitykset.
Kaikkien tarjoajien todettiin täyttävän soveltuvuusvaatimukset.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
Kaikki tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi. Kaikkia tarjouksia jouduttiin täsmentämään referenssien osalta joko puuttuvien tai virheellisten tietojen johdosta. Kaikki täsmennykset saapuivat annetussa määräajassa.
Tarjousten vertailu, hankinnan ratkaisuperuste ja ratkaisu
Hankinnan ratkaisuperusteena oli tarjouspyynnössä ilmoitettu paras hinta/laatu -suhde. Ylin pistemäärä voittaa.
Silver Planet Oy:n ilmoittamia laatu-/kokemuspisteitä jouduttiin korjaamaan, sillä tarjouksessa annettu pisteytys ei vastannut referenssilomakkeen tietoja.
Tarjousvertailun lopputuloksena saatiin seuraavat kokonaispisteet:
-
KPMG Oy Ab: 75,396 pistettä
-
PTC Services Oy: 73,795 pistettä
- Silver Planet Oy: 56,981 pistettä
Kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana.
Sopimus allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on lainvoimainen ja kun tarjoajilla on esittää henkilöstöä koskevat tiedot ja tiedot täyttävät tarjouspyynnössä vaaditut kriteerit. Sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet.
Kaupunki tekee optiovuosien käytöstä erillisen päätöksen ennen voimassaolevan sopimuskauden päättymistä. Optiokautena sopimus jatkuu alkuperäisin ehdoin.
Taloudelliset vaikutukset
Hankinnan arvo sopimuskaudella 01.04.2020 – 31.03.2022 on 500 000 € ja kahdella vuoden mittaisella optiokaudella noin 450 000 €, yhteensä n. 950 000 €.
Toimivalta
Voimassa olevien rahamääräisten ratkaisuvaltarajojen mukaan sopimuksessa, jossa useampivuotisten ostojen hankintapäätöksen tekijä määräytyy hankinnan kokonaisarvon mukaan ja jossa hankinnan arvo on yli 500 000 euroa, toimivalta on kaupunginhallituksella.
/TP
Ehdotus
Esittelijä
-
Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi
Kaupunginhallitus päättää
- valita hankinnan palveluntuottajaksi vertailun lopputuloksen mukaisesti kohdassa "Tarjousten vertailu, hankinnan ratkaisuperuste ja ratkaisu" korkeimman pistemäärän saaneen toimittajan: KPMG Oy Ab
- että kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana
- että hankinnasta tehdään sopimus ajalle 01.04.2020 - 31.03.2022
- että sopimus allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on lainvoimainen ja kun valitulla palveluntuottajalla on esittää henkilöstöä koskevat tiedot ja tarjottavia palveluita koskevat tarvittavat luvat tai ilmoitukset ja ne täyttävät tarjouspyynnössä vaaditut kriteerit. Sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sopimuksen allekirjoittaneet
- valtuuttaa tietohallintojohtajan allekirjoittamaan asiaan liittyvät sopimukset
- että optiovuosien käytöstä päätetään erikseen.
Päätös
Hyväksyttiin esityksen mukaisesti.