Kaupunginhallitus, kokous 16.3.2020

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 64 ICT Hankintapalveluiden hankinta 

JARDno-2019-3211

Aikaisempi käsittely

Valmistelija

Pekka Koponen, kehittämispäällikkö, pekka.koponen@jarvenpaa.fi
Toni Pallaspuro, tietohallintojohtaja, toni.pallaspuro@jarvenpaa.fi

Perustelut

Järvenpään kaupungin tietohallinnon tavoitteena on toteuttaa tulevan strategiakauden 2020-2023 aikana merkittäviä kehittämistoimia. Muutosten avulla luotaisiin pohja muun muassa tietoturvalle, tiedolla johtamiselle ja digitaalisille palveluille ja toimeenpantaisiin kaupungille asetettuja strategisia tavoitteita. Tietohallinto määrittää myös kaupunginlaajuisen kehittämistoiminnan mallin, jonka tavoitteena on yhdenmukaistaa toimintaa, lisätä näkyvyyttä ja parantaa tuloksellisuutta toiminnan kehittämisessä sekä ohjata kaupunkia tekemään järkeviä hankintoja.

Tarkoituksena on, että kaupungin tietojärjestelmien ja teknisen ympäristön nykytila ja rajapinnat muihin järjestelmiin (arkkitehtuuri) kuvattaisiin perusteellisesti, jonka jälkeen aloitettaisiin tarvittavien kehitysinvestointien toteutus. Tietohallinnon investointien avulla rakennettaisiin tiedonhallinnan kivijalkaa sekä samanaikaisesti mahdollistettaisiin palvelutuotannon ja strategian kannalta tärkeiden kehityshankkeiden eteneminen.

Tietohallinnon ja hankintapalveluiden tehtävänä on muun muassa kehittää ja uudistaa nykyisiä toimintamalleja sekä koordinoida hankintoja ja projektitoimintaa. Jotta strategiakauden aikana asetettuihin tavoitteisiin päästäisiin, tietohallinto esittää ulkoisen kilpailutetun ICT-hankintakonsultoinnin käyttöä. Hankinnan ennakoitu arvo sopimuskauden aikana (4 vuotta) on n. 950 000 euroa. Kumppanilta edellytettäisiin julkisen hankintaosaamisen lisäksi tietoteknistä kyvykkyyttä parhaiden ratkaisumallien toteuttamiseksi. ICT-hankintakonsultin päätehtävänä olisi osallistua projektien esiselvityksiin hankintojen näkökulmasta, määritellä hankinnan kohde yhteistyössä Järvenpään asiantuntijoiden kanssa, viedä kilpailutukset hallitusti läpi määrittelyvaiheesta toteutukseen sekä osallistua hankintaprosessien kehittämiseen. Hankintakonsultilta edellytettäisiin ICT-hankintojen kannalta välttämätöntä erityisosaamista mm. teknologiaratkaisuista, palvelutaso- ja ylläpitomäärittelyistä, tietosuoja- ja tietoturvavaatimuksista sekä yleisistä julkishallinnon sopimusehdoista.  ICT-hankintakonsultti tuottaisi lisäksi Järvenpään kaupungille tarvittavat hankintasopimusmallit.

 

/TP

Ehdotus

Esittelijä

Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi

Talousjaosto merkitsee tiedoksi selostustekstissä kuvatun ICT-tiekartan toimeenpanosuunnitelman ja ulkopuolisen ICT-hankintakonsultin kilpailuttamisen ja esittää asian hyväksymistä kaupungin hallituksessa. 

 

Käsittely

Kehittämispäällikkö Pekka Koponen esitteli asiaa kokouksessa.

Päätös

Hyväksyttiin.

Valmistelija

Pekka Koponen, kehittämispäällikkö, pekka.koponen@jarvenpaa.fi

Perustelut

Valmistelijat: Pekka Koponen ja Toni Pallaspuro

Järvenpään kaupungin tietohallinnon tavoitteena on toteuttaa tulevan strategiakauden 2020-2023 aikana merkittäviä kehittämistoimia. Muutosten avulla luotaisiin pohja muun muassa tietoturvalle, tiedolla johtamiselle ja digitaalisille palveluille ja toimeenpantaisiin kaupungille asetettuja strategisia tavoitteita. Tietohallinto määrittää myös kaupunginlaajuisen kehittämistoiminnan mallin, jonka tavoitteena on yhdenmukaistaa toimintaa, lisätä näkyvyyttä ja parantaa tuloksellisuutta toiminnan kehittämisessä sekä ohjata kaupunkia tekemään järkeviä hankintoja.

Tarkoituksena on, että kaupungin tietojärjestelmien ja teknisen ympäristön nykytila ja rajapinnat muihin järjestelmiin (arkkitehtuuri) kuvattaisiin perusteellisesti, jonka jälkeen aloitettaisiin tarvittavien kehitysinvestointien toteutus. Tietohallinnon investointien avulla rakennettaisiin tiedonhallinnan kivijalkaa sekä samanaikaisesti mahdollistettaisiin palvelutuotannon ja strategian kannalta tärkeiden kehityshankkeiden eteneminen.

Tietohallinnon ja hankintapalveluiden tehtävänä on muun muassa kehittää ja uudistaa nykyisiä toimintamalleja sekä koordinoida hankintoja ja projektitoimintaa. Jotta strategiakauden aikana asetettuihin tavoitteisiin päästäisiin, tietohallinto esittää ulkoisen kilpailutetun ICT-hankintakonsultoinnin käyttöä. Hankinnan ennakoitu arvo sopimuskauden aikana (4 vuotta) on n. 950 000 euroa. Kumppanilta edellytettäisiin julkisen hankintaosaamisen lisäksi tietoteknistä kyvykkyyttä parhaiden ratkaisumallien toteuttamiseksi. ICT-hankintakonsultin päätehtävänä olisi osallistua projektien esiselvityksiin hankintojen näkökulmasta, määritellä hankinnan kohde yhteistyössä Järvenpään asiantuntijoiden kanssa, viedä kilpailutukset hallitusti läpi määrittelyvaiheesta toteutukseen sekä osallistua hankintaprosessien kehittämiseen. Hankintakonsultilta edellytettäisiin ICT-hankintojen kannalta välttämätöntä erityisosaamista mm. teknologiaratkaisuista, palvelutaso- ja ylläpitomäärittelyistä, tietosuoja- ja tietoturvavaatimuksista sekä yleisistä julkishallinnon sopimusehdoista.  ICT-hankintakonsultti tuottaisi lisäksi Järvenpään kaupungille tarvittavat hankintasopimusmallit.

 

/TP

Ehdotus

Esittelijä

Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää hyväksyä esitetyn ICT-tiekartan ja ICT-hankintakonsultin kilpailutuksen.

 

Käsittely 

Tietohallintojohtaja selosti asiaa.

Esittelijä veti ehdotuksensa pois esittelystä. 

 

Päätös

Asia poistettiin esittelystä.

Valmistelija

Pekka Koponen, kehittämispäällikkö, pekka.koponen@jarvenpaa.fi

Perustelut

Valmistelijat: Pekka Koponen ja Toni Pallaspuro

Järvenpään kaupungin tietohallinnon tavoitteena on toteuttaa tulevan strategiakauden 2020-2023 aikana merkittäviä kehittämistoimia. Muutosten avulla luotaisiin pohja muun muassa tietoturvalle, tiedolla johtamiselle ja digitaalisille palveluille ja toimeenpantaisiin kaupungille asetettuja strategisia tavoitteita. Tietohallinto määrittää myös kaupunginlaajuisen kehittämistoiminnan mallin, jonka tavoitteena on yhdenmukaistaa toimintaa, lisätä näkyvyyttä ja parantaa tuloksellisuutta toiminnan kehittämisessä sekä ohjata kaupunkia tekemään järkeviä hankintoja.

Tarkoituksena on, että kaupungin tietojärjestelmien ja teknisen ympäristön nykytila ja rajapinnat muihin järjestelmiin (arkkitehtuuri) kuvattaisiin perusteellisesti, jonka jälkeen aloitettaisiin tarvittavien kehitysinvestointien toteutus. Tietohallinnon investointien avulla rakennettaisiin tiedonhallinnan kivijalkaa sekä samanaikaisesti mahdollistettaisiin palvelutuotannon ja strategian kannalta tärkeiden kehityshankkeiden eteneminen.

Tietohallinnon ja hankintapalveluiden tehtävänä on muun muassa kehittää ja uudistaa nykyisiä toimintamalleja sekä koordinoida hankintoja ja projektitoimintaa. Jotta strategiakauden aikana asetettuihin tavoitteisiin päästäisiin, tietohallinto esittää ulkoisen kilpailutetun ICT-hankintakonsultoinnin käyttöä. Hankinnan ennakoitu arvo sopimuskauden aikana (4 vuotta) on n. 950 000 euroa. Kumppanilta edellytettäisiin julkisen hankintaosaamisen lisäksi tietoteknistä kyvykkyyttä parhaiden ratkaisumallien toteuttamiseksi. ICT-hankintakonsultin päätehtävänä olisi osallistua projektien esiselvityksiin hankintojen näkökulmasta, määritellä hankinnan kohde yhteistyössä Järvenpään asiantuntijoiden kanssa, viedä kilpailutukset hallitusti läpi määrittelyvaiheesta toteutukseen sekä osallistua hankintaprosessien kehittämiseen. Hankintakonsultilta edellytettäisiin ICT-hankintojen kannalta välttämätöntä erityisosaamista mm. teknologiaratkaisuista, palvelutaso- ja ylläpitomäärittelyistä, tietosuoja- ja tietoturvavaatimuksista sekä yleisistä julkishallinnon sopimusehdoista.  ICT-hankintakonsultti tuottaisi lisäksi Järvenpään kaupungille tarvittavat hankintasopimusmallit.

Ehdotus

Esittelijä

Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää hyväksyä esitetyn ICT-tiekartan ja ICT-hankintakonsultin kilpailutuksen.

 

Käsittely

Tämä asia käsiteltiin heti asiakohdan § 2 jälkeen.

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

Valmistelija

  • Petra Pantsar, hankintapäällikkö, petra.pantsar@jarvenpaa.fi

Perustelut

Valmistelijat: Koponen Pekka, Petra Pantsar, Toni Pallaspuro

Järvenpään kaupunki on julkaissut ICT Hankintapalveluiden sekä hankintaa tukevan ICT konsultoinnin hankintaa koskevan kynnysarvon ylittävän hankintailmoituksen Hilma- julkaisujärjestelmässä osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi 15.01.2020 (ilmoituksen numero 2020-036079).

Tarjouspyyntöasiakirjat julkaistiin Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa, myös tarjoukset oli lähetettävä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin kautta.

Määräaikaan 23.02.2020 klo 12.00 mennessä kirjallisen tarjouksensa jättivät seuraavat tarjoajat:

  • PTCServices Oy (1916929-5)
  • KPMG Oy Ab (1805485-9)
  • Silver Planet Oy (FI19065904)

Myöhästyneitä tarjouksia ei tullut.

Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu, että tarjousten käsittely toteutetaan seitsemässä vaiheessa:

Hankintayksikkö

1. Avaa tarjoukset

2. Tarkastaa tarjoajan soveltuvuutta koskevat vastaukset

3. Tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden

4. Vertailee tarjoukset

5. Pyytää ja tarkastaa voittajan soveltuvuutta koskevat todistukset ja selvitykset

6. Tekee hankintapäätöksen ja antaa tiedoksi kaikille tarjoajille

7. Solmii hankintasopimuksen voittajan kanssa sen jälkeen, kun hankintapäätös on lainvoimainen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

 

Tarjoajan soveltuvuus

Tarjouspyynnössä oli edellytetty tarjoajan soveltuvuuden toteamiseksi, että tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteenä tarjouspyynnössä luetellut soveltuvuutta osoittavat asiakirjat ja/tai selvitykset.

Kaikkien tarjoajien todettiin täyttävän soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Kaikki tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi. Kaikkia tarjouksia jouduttiin täsmentämään referenssien osalta joko puuttuvien tai virheellisten tietojen johdosta. Kaikki täsmennykset saapuivat annetussa määräajassa.

Tarjousten vertailu, hankinnan ratkaisuperuste ja ratkaisu

Hankinnan ratkaisuperusteena oli tarjouspyynnössä ilmoitettu paras hinta/laatu -suhde. Ylin pistemäärä voittaa.

Silver Planet Oy:n ilmoittamia laatu-/kokemuspisteitä jouduttiin korjaamaan, sillä tarjouksessa annettu pisteytys ei vastannut referenssilomakkeen tietoja.

Tarjousvertailun lopputuloksena saatiin seuraavat kokonaispisteet:

  1. KPMG Oy Ab: 75,396 pistettä

  2. PTC Services Oy: 73,795 pistettä

  3. Silver Planet Oy: 56,981 pistettä

 

Kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana.

Sopimus allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on lainvoimainen ja kun tarjoajilla on esittää henkilöstöä koskevat tiedot ja tiedot täyttävät tarjouspyynnössä vaaditut kriteerit. Sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet.

Kaupunki tekee optiovuosien käytöstä erillisen päätöksen ennen voimassaolevan sopimuskauden päättymistä. Optiokautena sopimus jatkuu alkuperäisin ehdoin.

 

Taloudelliset vaikutukset

Hankinnan arvo sopimuskaudella 01.04.2020 – 31.03.2022 on 500 000 € ja kahdella vuoden mittaisella optiokaudella noin 450 000 €, yhteensä n. 950 000 €.

 

Toimivalta

Voimassa olevien rahamääräisten ratkaisuvaltarajojen mukaan sopimuksessa, jossa useampivuotisten ostojen hankintapäätöksen tekijä määräytyy hankinnan kokonaisarvon mukaan ja jossa hankinnan arvo on yli 500 000 euroa, toimivalta on kaupunginhallituksella.

 

/TP

Ehdotus

Esittelijä

  • Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää

  1. valita hankinnan palveluntuottajaksi vertailun lopputuloksen mukaisesti kohdassa "Tarjousten vertailu, hankinnan ratkaisuperuste ja ratkaisu" korkeimman pistemäärän saaneen toimittajan: KPMG Oy Ab
  2. että kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana
  3. että hankinnasta tehdään sopimus ajalle 01.04.2020 - 31.03.2022
  4. että sopimus allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on lainvoimainen ja kun valitulla palveluntuottajalla on esittää henkilöstöä koskevat tiedot ja tarjottavia palveluita koskevat tarvittavat luvat tai ilmoitukset ja ne täyttävät tarjouspyynnössä vaaditut kriteerit. Sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sopimuksen allekirjoittaneet
  5. valtuuttaa tietohallintojohtajan allekirjoittamaan asiaan liittyvät sopimukset
  6. että optiovuosien käytöstä päätetään erikseen.

Päätös

Hyväksyttiin esityksen mukaisesti.

Tiedoksi

Tietohallinto, Hankintapalvelut, Kirjaamo, Tarjoajat